高校评估背景下加强教学档案管理的研究

　　高校的教学档案管理是高校办学的重要管理手段，是高校评估的基础和依据，特别是教学档案完整、系统地反映教学管理，教学活动的全貌，是高校教育改革和学校发展的真实记录，是作为教学评估的重要信息依据，其教学评估的结果与学校教学档案是否齐全、真实有着密切的关系。本文就高校教学评估如何加强档案建设进行探讨。

　　一、高校评估背景促进教学档案管理发展

　　教学评估是促进教育质量提高的重要手段。需要评价的指标很多，但这些指标要通过日常的院（系）级教学材料来检查。充实和完善的教学档案信息资源是学校顺利通过教学评估的必要条件，是学校教学评估的基础和依据，也是保证学校教学工作水平评估顺利通过的重要基础。教育部高度重视高校教学工作，为提高教学质量采取一系列办法和措施，加速了教学改革步伐，使高等教育得到突飞猛进的发展。对高校进行教学工作水平评估，对于高校深化教学改革、加强教学建设起着重要促进作用，而教学档案是衡量学校教学质量和教学管理水平的重要标志，是学校教学重要保障。并且从以下几个方面对教学档案管理方式方法有了提升。[1]

　　1.高校教学评估增强了全员档案意识。

　　高校教学水平、评估指标体系和评估指标标准的要求中可以看出，高校评估是一项全方位的工作，从学校办学方针、目标、层次、专业建设到教师各项教学安排，教学计划、学生的学习活动、课外活动等。因此，从学校自上至下的领导，在各种迎评会议上都强调教学档案的重要性，从动员会到一级一级的任务分解，都会具体安排教学活动中产生的教学档案如何收集，整理。几乎全校的教职员工都会切身经历教学活动资料的形成、收集和整理的过程。教学评估涉及范围广，影响大，在全员开展迎评工作的同时，也实现了全员档案意识教育的总动员，全校上下对档案工作产生了前所未有的重视，档案意识得到了全方位的渗透。[2]

　　2.教学评估中教学档案的价值得到充分体现。

　　教学档案信息是教学活动的产物，是反映学校教学水平、教学改革与实践的重要信息。高校的教学评估指标体系中共有7个一级指标、19个二级指标和44个主要观察点，每个指标和观察点都需要大量的佐证材料，而这些材料大多是由学校的教学档案或教学档案进行加工的文字材料组成的。迎接教学评估准备阶段，全校各个职能部门和二级学院利用教学档案的频率空前频繁，对高校档案部门归档材料可以说是“扫雷”式的查阅，每位查阅者对自己部门评估项目有关的档案信息材料，通过目录、计算机等检索工具认真仔细逐一查阅，教学档案在高校教学评估中大范围、大数量地被利用，被重视，信息其价值得到充分体现。

　　3.教学评估激活了全校的档案工作。

　　《普通高等学校档案管理办法》中明确指出“学校档案工作是办好学校的重要基础之一。各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划”。随着高等教育的发展，高校档案工作也被排上议事日程，但还是不能与教学、科研等工作相比，但在教学评估中，高校教学档案备受重视。

　　二、评估过程中教学档案管理存在的问题

　　1.教学档案管理制度不健全。

　　从目前评估过程中高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要。（2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。

　　2.档案信息开发不足，档案管理效率不高。

　　目前，许多高校评估检查中体验出教学档案管理信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。[3]

　　三、针对高校评估过对加强教学档案管理的建议

　　1，建立起二级档案管理机制。各二级学院要确定分管教学档案建设的领导，确定专兼职档案管理员，成立二级学院档案室，投入一定的经费，由专兼职档案员负责学院教学档案归档，把二级学院形成的教学档案分成两块，一块按学校档案室（馆）要求移交归档，另一部分按教学评估要求存放二级学院档案室，并编目管理。二级学院要把教学档案管理列入学院议事日程，列入专兼职档案员的岗位职责，以改变下次教学评估时紧张应付的现状，解决评估材料准备工作周期长、难度大的矛盾，以便从容应付。

　　2，高校的档案部门要承担业务指导和监督的职责。要配备足够的人员，有精力负责二级学院教学档案建设工作系统化、专业化的指导，制订二级学院档案管理的制度，定期进行检查、考核，引导二级学院档案管理向制度化、规范化方向发展。

　　3.使用专职档案管理人员。各职能部门要确定有责任心，热爱档案工作人员担任专职档案员，高校档案部门要组织二级学院专职档案员学习档案业务知识，掌握现代化管理档案的技术，有重点举办各种类型的短训班，并组织参观档案工作好的兄弟院校，尽可能稳定二级学院专档案员队伍，使其不断积累经验，努力提高他们的档案意识和档案业务素质，为做好二级学院教学档案建设工作打下基础。

　　4.建立档案工作监督指导和考核机制。学校要建立部门立卷归档的考核制度，制订考核的具体细则，高校档案部门平时要按要求进行监督指导，定期进行检查或抽查，每年考核评比一次，档案工作的考核结果与学校年终的部门和岗位考核挂钩，进一步规范二级学院和职能部门的档案管理。

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