浅析如何加强工程档案管理

　　中图分类号：C931.6 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-08-00-01

　　工程档案在进行城市规划设计、建设以及管理维护过程中发挥了重要的作用，其中记载的文字、图像以及声像是工程建设的载体，是比较宝贵的信息资源和知识宝库，属于潜在的生产力，为城市规划和建设以及发展起到了非常重要的基础作用。首先，工程档案可以为城市建设提供必要的经验，真实记录其中的生产活动，为提高工程建设水平提供借鉴和帮助。同时工程档案包含工程建设的各种因素，能够为以后工程建设提供帮助和建设。近些年来，随着城市化水平不断提高，城市发展速度越来越快，为了有效缓解城市在发展过程中人多地少的矛盾，地下建筑和隐蔽工程比较多，对这些工程管理和维护以及扩建就要需要大量的工程资料，才能有效避免盲目性，最大限度地减少浪费。下面就如何做好工程档案管理展开论述。

　　一、要不断完善工程档案管理制度

　　在进行实际的档案管理过程中，要明确管理的载体、主体、任务以及要素，要严格依照法律法规进行管理，要建立相应的档案预验收和执法制度，严格控制备案和报送过程，保证工程档案的内在和外在质量。因此，管理人员要熟悉掌握有关工程档案管理的法律和规定，提高自身素质和综合管理水平，同时在实际管理过程中不断完善各种制度，明确各种程序，提高管理质量和效率；同时还要进行必要的监督，避免出现重大失误的情况或者管理事故。

　　二、要实现管理的规范化和现代化

　　为了提高工程档案的管理水平，提高管理人员自身的道德素质，根据工程档案管理的现状，明确工程建设单位、设计单位、施工单位以及建立单位资料管理人员的职责，保证整个工程资料搜集的完整和规范，保证与整个工程施工过程步调一致，同时工程资料和档案在维护各个参建单位合法权益过程中发挥着重要的作用，是非常重要的依据。

　　三、要加强对工程竣工资料的验收

　　在进行工程竣工验收过程中，建设单位和资料管理人员要严格按照建筑工程档案管理的要求进行资料的搜集和整理；同时对工程建设过程中的文件和资料进行严格全面的审核和检查，及时发现和解决现实中存在的问题，不断查漏补缺，保证竣工材料的搜集有效及时，做好最后工程的验收工作和档案资料验收工作，保证二者同步，避免出现不协调的情况。

　　四、要加强对工程资料管理人员的培训

　　近些年来，随着我国建筑工程迅速发展，工程资料在管理过程中出现许多新的特点和变化，给管理人员提出了更高的挑战和要求，要提高工程资料管理人员的工作意识、质量以及水平。同时在实际管理过程中，要认识到资料管理的重要性，采用先进的科学技术和系统进行管理，引进先进的管理方法和手段，提高自我管理意识，能够真正领会和掌握相关法律、法规的规定，增强责任心，保证工程档案的质量。

　　五、做好工程建设资料编制工作

　　在很大程度上工程的技术资料可以反映施工质量，因此，施工资料管理人员要根据实际情况，严格按照施工进度进行资料的搜集和整理，尤其做好工程技术资料的搜集整理，做好跟踪的搜集工作以及各种质量评定的原始记录，保证整个内容的连贯性和连续性，在工程竣工以后，要避免出现缺少资料的情况，明确各项资料管理人员的职责和责任，避免出现遗漏或者错误的情况，这就要求资料管理人员要对资料进行详细的手机，进行分部和分项工程资料的分类整理，同时还要加强监督，对出现的漏项或者错误情况，要及时进行补充和纠正。

　　六、要利用各种手段开发工程资料的信息资源，做好工程资料信息统计工作

　　因此，资料管理人员要实现信息资料管理的微机化管理，对资料管理的时间、地点进行严谨的管理，保证在使用过程中能够及时调出，避免出现人力物力财力的浪费，最大限度的降低管理人员的工作强度，实现工程档案管理的标准化、微机化以及信息化，大力建立电子文件类的资料。同时还要做好各方面的协调工作，提高管理工作的效率；按照标准和资料的性质进行科学合理的分类编号。另外，要做好材料的传递和变更记录。在实际的管理使用过程中，进行频繁的变更，就会对材料和档案的完整性产生一定程度的影响，因此，要对做好相应的记录，避免出现丢失或者损坏的情况。

　　综上所述，在进行工程档案管理过程中，要制定有效完整的制度，根据实际管理过程中存在的问题采用先进的管理技术和手段，不断总结经验教训，保证工程档案的完整性和有效性，从而为以后工程建设提供必要的借鉴和帮助。

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