文书档案现代化管理探究

　　引言

　　档案是贮存和传播知识的一种形式，记载着人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论，是历史知识的宝库，同时又是一种重要的信息资源，是今人了解过去、后人了解今天，总结经验、探求规律、服务现实的重要凭证。随着文书档案现代化管理的日新月异，提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，提高文书档案的科学化管理，切实增强做好档案工作的责任感、使命感、紧迫感，更好地发挥以档资政、以档育人的重要功能。在新的形势下，就如何加强文书档案现代化管理提出个人浅见，就教同行。

　　1.文书档案现代化管理的优势

　　文书档案现代化管理有利于方便快捷检索档案，提高档案利用率。计算机信息系统的各种数据，具有多种检索功能，关键在于管理人员在建立数据库初期要选择或开发适用的软件系统，将原始数据认真录入、归纳及分类，使用时就可以达到方便快捷检索的目的。

　　1.1信息数字化

　　档案信息数字化管理后，可以一次投入，多次产出。档案业务工作包括档案的统计、鉴定、借调、催还等参与资料编研工作，需要档案管理人员定期、不定期地进行档案基本情况统计、档案借阅归还统计、超期档案催还工作。实现档案现代化管理后，通过一次编辑输入工作，可以随时随地进行各种数据的统计，打印各种报表，让档案管理人员从繁杂的日常事务中解脱出来，真正实现了档案业务办公自动化。

　　现代化信息技术档案管理已经与档案信息的需求者之间建立了相互沟通的关系，通过网络向他们直接提供信息服务，档案管理人员利用现代化信息技术对信息进行整理和检索，其工作效率与信息存储能力是人工操作无法比拟的，而这些信息的存储量大，保存时间长，增加了信息的准确度，实现了不同组织机构之间的信息共享与服务。

　　1.2文档一体化

　　随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，就是把过去文件处理和档案管理独立分散状态，统一成一个有机整体进行管理。文档一体化管理模式使得文书处理工作成为文档管理工作中的前端任务，文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此，文档一体化真正实施将对文书档案科学化管理带来创新发展，将使文书档案管理进入更加科学，有序的管理阶段。

　　2.文书档案现代化管理建议

　　文书档案现代化管理，是以现代管理科学为指导，应用现代管理方法和手段，采用先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，使档案管理实现系统化、定量化、信息化、智力化，以最大限度地延长档案寿命，为社会进步和经济发展服务。

　　2.1更新文书档案的管理观念

　　档案管理观念现代化是当今档案管理工作的灵魂。没有档案管理观念现代化，是不能解决现有档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案现代化管理的意识。只有实现了思想观念的转变，才能适应当前改革开放的形势和新技术革命发展的需要，为社会提供档案信息。

　　2.2强化文书档案现代化管理的有效方法

　　加强各级领导和工作人员的档案管理现代化的认识。利用现代化档案管理的信息技术突破传统档案管理方式的局限性，实现对文书档案的有效管理。完善文书档案管理的基础工作，档案基础业务质量的高度直接影响着档案管理的现代化进程。在推行档案管理的现代化过程中，要有步骤、有计划、有方法地尽全力实现对档案现代化管理，减少物资与人力或者物力以及财力方面的浪费，全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。

　　2.3完善档案管理人员综合素质

　　加强档案人员专业知识学习。时代在进步，科学在发展，档案人员不能仅局限于原有的知识范畴内，要开扩视野，多读书、多学习，必须不断更新知识，不断提高专业水平，才能适应信息化的需要。

　　加强档案人员计算机网络管理的培养。档案人员能够熟练掌握计算机网络管理的人才较少，要有计划、有组织、有步骤、多层次、多渠道地组织人员进行培训。当今信息时代科学技术发展飞快，知识不断更新，要不断学习新知识，了解新科技，探讨新理论，研究新方法，不断充实自己，为利用者提供最优质的服务。

　　3.结语

　　文书档案管理是一项专业性较强的工作，在现代化信息技术的辅助下，已经达到了先进的管理水平，信息技术管理人员要不断加强自身的建设，增强业务知识，努力提高档案人员的业务技能，实行对文书档案的信息化的有效管理，实现文书档案对人民群众的有效应用，实施文书档案科学化、规范化、现代化管理的有效措施，积极适应不断更新的现代化信息技术，这样才能实现对文书档案现代化管理的意义。

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