高职院校档案、图书一体化管理可行性研究

　　21世纪伊始，我国的高等教育改革进程加快，高职院校如雨后春笋般涌现。目前，高等职业教育已经占据了我国高等教育的半壁江山，为我国高等教育做出了不可忽视的贡献。随着科学技术迅速的发展更新，开启了新的信息时代，人们对信息的需求方式和内容也发生了巨大变革，传统的图书馆储藏信息的方式以及对信息资源查找的方式俨然满足不了现代社会以及人们发展需求。人们越来越希望信息的汲取可以不受时间、空间乃至地点和借阅等条件限制，由于具有信息内容丰富，形式多样的特点，可以极大的节省人们查找信息资源的时间，方便人们随时随地都可以查询到需要的信息，被人们所期待。这是传统的图书馆所不及的，更是单纯档案部门的工作无法实现的。所以，尽快将信息资源有效整合，是快速实现信息共享的有效手段。作为高职院校获取信息最主要渠道的图书管理和档案管理部门，也要适应社会发展要求，走一体化管理之路，实现信息资源的有效整合，这对于加强高职院校校园文化建设，进一步提高高职院校的教育管理水平，拓展其生存发展空间，提升市场竞争力都具有一定重要意义。

　　一、档案、图书一体化管理具有相关的理论依据

　　国家教委和国家档案局于1985年6月联合印发了《关于发展和改革档案学教育的几点意见》，意见中不仅提出了“档案、图书、情报一体化”的问题，同时也提出了档案、图书、情报的发展规划。学界和业界皆对图书、档案一体化从理论上进行了诸多讨论和分析，在实践中，各国也确实取得了一定的成果。

　　1、图书、档案具有同源、同根性

　　远古结绳记事，可以看作是最早的档案萌芽。后来中华先民把这些档案加以汇辑，传播到外界，流传于后世，是原始档案功能升级，从而形成最早的图书[1]。随着信息技术与互联网技术深入发展，使得这两个学科呈现出一种融合的趋势。

　　2、图书、档案具有相同的本质属性

　　图书和档案都是记录和传达某种信息的一种形式或者介质。信息是二者的共有本质，是相互联系的桥梁，是共同的起点和基础。图书档案都是社会信息资源的组成部分，都承担着被存储、传递和利用的职能。它们都来源于实践，又可脱离产生它的实践活动而被存储和传递；都有现实的实用性；都是实现现代化的物质基础和先决条件[2]。

　　3、图书、档案具有相同的职能和发展方向，管理手段高度相似

　　图书、档案工作的核心问题都是信息及其载体的搜集、选择、整序、存储、传播及利用。管理手段主要是分类、编目、归档、主题、索引等，在过去都是手工操作，现今大都是自动化管理。广泛采用现代化技术是图书、档案管理的共同发展方向，它可以使信息传递网络化，从而达到高速、高层次、高效的使用目的。

　　4、贝塔朗菲定律指出：整体系统的属性功能大于各孤立子系统的总和

　　我们把这一定律应用到图书、档案一体化的研究中，就可以得出将图书和档案合起来的整体功能一定大于图书、档案各自作为一个独立的系统的功能。因此，图书、档案一体化的本质就是整体内各个子系统在物质、能量、信息的合理流通中，向着“合”的方向发展，促进系统属性和功能的增加[3]。

　　二、档案、图书一体化管理的优势

　　1、能够全面满足在校师生的信息需求

　　随着信息时代的到来，计算机网络的进步和发展，通过互联网查询所需要的信息已经成为很多人的选择，到档案馆或者图书馆查询信息要耗费大量的时间和精力已经无法满足现代人快节奏的生活、学习和工作需要，对于原始档案信息、系统理论方面的知识以及参考资料的查询非常不便。然而，从宏观角度来说，图书和档案管理工作从本质上说都具有专业性和服务性的特点，都具有为国家经济、政治、文化、教育、科技发展提供理论依据和信息保障的职能。从微观的角度来说，图书和档案信息都具有为不同读者和用户提供信息服务的职能，信息在利用的过程中才能发挥其价值，读者对信息的需求会反过来促进图书和档案发展的一体化。

　　2、能进一步实现资源共享，有效节约成本

　　数据库的建立是一项长期的、系统的，需要耗费大量的人力、物力、财力的工程[4]，为充分发挥高校图书和档案的价值，将图书和档案纳入高校的数据库是重要举措。第一，将两者有机结合建立数据库能够实现信息资源与文献资料的共享、方便管理，为高校的科研工作更好的服务；第二，网络技术与信息资源的整合有利于建立一个完善的检索体系和检索平台，将图书信息、档案信息电子化，用户可以不受时间、地点的限制，随时使用网络链接所需要的信息资源，另外，数据库的建立有利于信息资源的实时更新，为早日实现图书档案的一体化提供条件；第三，以计算机网络为载体，积极使用网络通讯技术、数据库技术、信息处理技术以及多媒体技术，将图书、档案有机联系，加快图书信息与档案信息的电子化和专题化建设，加强信息网络服务，尽可能的满足学生、学校以及社会的发展和科研需要。

　　3、能够进一步加强校园文化建设

　　无论是图书还是档案都是校园文化建设不可缺少的一部分，都在校园文化建设中发挥着十分重要的作用，图书馆馆藏丰富了可以为广大师生提供一个良好的学术氛围，与档案结合起来，借助科研等档案资料举办各种科技知识讲座、科技成果奖、评选师生优秀论文等，使广大师生由被动的接受知识为主动的运用知识，从图书、档案中获取新知识，新思路，创造新才能，进而汲取新的知识，从而激发师生创新的热情。档案的编研与图书馆建设的一体化更是积累和传播校园文化的重要途径，校史档案的人文建设，能够挖掘学校的人文精华，增加文化特色，更大限度地把图书馆与档案馆建设成校园文化建设的基地，使高校校园文化通过这二者得以更完好的保存与传承，有助于高校从中总结办学规律、办学经验，最终推进了校园文化建设。 　　三、档案、图书一体化管理制约因素

　　1、缺乏坚实而正确的理论指导

　　在我国，设置有档案专业的高校一共33所，但图书、档案学专业在院系归属上不是很统一，不够明确呈现多样化的特点：有的如武汉大学、吉林大学、中山大学等设在管理学院，有的如南开大学、黑龙江大学设在信息学院，有的如辽宁大学、上海大学、南昌大学等设在人文学院，还有的如山东大学、辽宁大学、湖北大学等设置在历史学院等等。这说明这些专业目前还依然处于一种依附状态，一直未能形成统一独立的专业定位，其发展和走向也未能形成学明确的思路，这样的结果往往就导致其理论水平也处于一种滞后状态。学科建设现状无法为一体化提供坚实的理论基础和正确的理论指导。

　　2、宏观管理力度不够

　　“宏观管理的一体化”是一种战略管理的过程，是图书、档案两个独立的系统改变封闭、孤立的各自为政的状态，加强横向联系和纵向扩展，重新组成一个统一协作网络的过程。目前，这两个系统从各个角度来说还处于互不相干的孤立状态，缺乏横向交流联络。图书馆系统基本上归属于文化部和教育部管理，档案系统则由国家档案局指导与协调。因此，成立全国性的以及各省市、各行业的图、档协调机构和统一的规章制度是一体化的重要核心问题[5]。

　　四、推进高职院校档案、图书一体化管理的措施

　　1、改变传统思维，统一思想认识

　　首先，解决观念上的种种偏见，在思想上明确图书、档案一体化是科学发展规律所决定的，是经济社会发展的必然，是图书、档案生存与发展所面临的一件迫切的任务。在信息化、数字化网络环境下，研究图书馆、档案学二者协调发展及相互融合、相互影响的理论与方法，探索图书馆、档案一体化的有效途径，是信息时代的现实需要，是创新管理机制的必要手段。

　　2、加强宏观管理，统一制度标准

　　从全局出发，加强统一的规划和管理，制定统一的规范对工作中的各种行为加以控制和约束，改变两个独立的工作系统封闭、孤立的状态，理顺专业系统和各方面关系，加强二者横向联系，尽快实行图书、档案实体管理的相互交叉管理[6]。只有制定了统一的、权威的机构和相应系列的规章制度，实现了管理制度上的一体化，才能使两个独立但本质上又相同的工作系统在统筹安排、全面规划下互相沟通、互相协调、互相配合、互相补充、协调发展。

　　3、研究二者共性，统一相应技术标准

　　图书、档案一体化建设的前提是基础工作的规范化和标准化。没有统一的技术标准，一体化管理就无从谈起。目前，作为两个独立的工作系统，它们的标准化工作均取得了令人瞩目的成绩。今后的任务是要以一体化为目标，重新审视已制定的各项标准，结合图书、档案工作的工作特点，寻找两者具有互换性和交融性的结合点，制定出凸显共性、适用更广的技术标准，以推动一体化的进程。

　　4、多渠道、全方位加强队伍建设，提高工作人员的综合素质，培养通用型人才

　　图书、档案一体化需要一支具有既掌握图书管理、档案管理经验和规律又熟悉网络技术、精通信息管理技术的新型知识结构的通用型人才队伍[7]。他们要有较高的知识层次和先进技术水平，具有一定的组织协调能力和科学研究能力、熟练掌握图书、档案管理技能、专业理论知识、有资源共享意识，为一体化工作提供坚强的后盾支持，图书馆学、档案学各有自己特定的研究领域、研究方向和研究对象。通用型人才的培养，有赖于专业教育。

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