浅谈如何做好煤矿建设项目档案管理工作

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）04-0040-01

　　煤炭，作为一种十分重要的能源和原料，对我国经济的发展有有着巨大的作用。最近十几年以来，我国的煤炭业发展十分迅猛，煤炭产量连续飙升，全国各地煤矿如雨后春笋般涌现，处处可见。随之增加的煤矿事故也引起了整个社会的广泛关注。因此，保证煤矿建设项目的质量和安全已是迫在眉睫，此外，作为整个项目建设中较为重要的一项工作――项目档案的管理，其如何进展的更好更高效自然也成为了迫切需要解决的问题。

　　一、煤矿建设项目档案管理工作的重要性

　　煤炭资源在我国具有十分重要的地位，是我国的能源产业的支柱。因而，煤矿建设项目是我国能源建设项目中的重要工程项目，而项目档案是整个项目工程的重要组成部分，它是整个工程真实的出生以及成长证明，是整个工程项目的基础，对项目安全和运作有着保障和管理的作用。煤矿建设做好项目档案，就能极大的减少煤矿事故的发生，降低伤亡人数，因此，做好煤矿建设项目档案的管理工作显得尤为重要起来。

　　二、目前煤矿建设项目档案管理工作上的一些问题

　　1.工作管理方面

　　1.1档案工作不及时，与项目建设同步性差

　　在项目建设的过程中，文件的归档应该根据项目的进程来一步步进行。但是在实际的项目开展过程中，这一项工作并没有得到很好的落实，有很多的工作人员在进行归档工作时，都是在相应的项目建设过去很久之后错过了最佳收集工作信息的时机，甚至会造成遗漏的现象发生。

　　1.2档案管理工作分工不明确，制度不健全

　　在档案管理工作的过程中，存在很多的问题，导致工作进行不顺利。在法律法规和制度方面，很多项目组都没有一个健全完善的管理制度来保障档案工作的有序高效进行，导致整个档案工作进行的非常低效；在工作分配方面，一些工程的档案管理工作的分工非常的不明确，诸多工作人员对自己的职责不清楚，在工作时你推我让，消极怠工，严重影响工作效率。

　　2.档案质量方面

　　2.1档案相关文件残缺，零散

　　工作人员在整理文件进行归档时，普遍存在的问题是文件残缺不全，系统性太差，给整理者带来了极大的麻烦，有的甚至根本无法进行系统的规整。工作人员面对这些系统性差且不齐全的文件也别无他法，文件太多，无法一个个追根溯源的进行补充，也就只能马马虎虎的进行规整，从而降低了整个项目档案的质量。

　　2.2归档文件所需手续欠缺

　　在项目实施过程中，没有及时的对文件进行审核和规整，归档工作严重退后。因此，在归档时，会发现很多的文件由于当初没有严格的审核，所以没有及时的发现手续的欠缺，一些图纸破烂残缺、不符合规范和要求，部分图纸上所需的印章和签名也没有，缺乏一些必要的手续，从而导致文件的不规范性。

　　2.3弄虚作假和隐瞒事实真相

　　我们国家的煤炭主要的开采方式是矿井挖掘，而且，我国的煤炭绝大部分受地质灾害的影响非常严重，比如瓦斯、水和火等因素。因此，虽然随着社会的发展，现代化条件越来越好，但是煤矿事故仍发生的很多，造成的伤亡数目也很大。对于此类重大事故的发生，在归档时，为了减小影响和项目组自身的利益着想，很多项目组和工作人员都选择“大事化小”，有的甚至直接忽略事故，在归档时一字不提。

　　3.工作人员方面

　　3.1档案工作专职人员的缺乏

　　项目档案管理工作是一项具体细致的工作，需要工作人员具有较强的专业知识，对项目档案管理规范做到非常了解，运用自如，并对一些文件的质量标准、收集范围、归档内容和标准等基础的知识做到一定的了解。但是目前的项目工程档案管理部门里，这样的专业工作人员简直凤毛麟角，大部分的职员都是只了解一些皮毛，然后再跟着前辈学一些工作的技巧和经验，随后便可以正式开始档案管理的工作了。这样缺乏专业素质的人员，显然是不能够将文件整理、归档、和相关标准的考核这些工作做的面面俱到的

　　3.2档案工作人员的稳定性差

　　档案管理工作人员对档案文件的质量有着决定性的作用，随着项目档案管理在整个煤矿建设过程中的作用的不断增大，档案管理人员的稳定性也越来越受到极大的重视。减少档案管理工作人员的队伍的变动性，是巩固和提高整个项目档案管理水平和质量的关键一步，只有稳定了档案管理工作人员的队伍，才能有组织有效的不断提高档案管理工作人员的专业知识和素质，进而整体项目档案水平得到提高。然而，在实际的档案管理工作中，工作人员的流动性很大，人员换动非常频繁，还有很多是兼职的，这就给工作人员的再教育和整体专业素质的提高带来了很大的困难，容易出现刚培训好一批专职人员，还没工作多久便走掉不干了，极大了了浪费了培训资金。整个人员的专业素质还是得不到有效的提高，从而影响到整个档案管理工作的良好进行。

　　3.现代化方面

　　我国现代化进程越来越快，这就要求社会的方方面面都要跟上现代化的步伐。最近几年来，煤矿业的也越来越趋向于现代化发展，在整个项目工程的经营管理和生产安全等环节上，现代化信息化的水平已达到了一个很高的水平。然后，与之不协调的是，具有重要地位的档案部门现代化水平却很低，信息化程度不高，脱离了整个项目工程的现代化节奏。 　　三、相关的解决措施

　　为了解决我国煤矿建设项目档案管理工作上存在的问题，进一步提高煤矿工作的安全性，可以从以下几个方面来考虑：

　　1.加强档案工作的管理和监督

　　项目档案是整个煤矿建设项目的资产和信息的重要组成元素，是煤矿建设过程中其他一切工作和活动的基础。所以一定要加强对档案工作的管理和监督。要建立健全完善的项目制度并予以严格的执行，以此来对统一有序的管理项目档案的工作。项目档案的管理工作，应该采用先进科学的管理方法和技术，利用各方面的资源，参考多方意见，在严格按照档案工作管理规范的基础上大胆创新，不断寻求更高效的管理方式，为项目的良好运行作保障。

　　2.加大力度审核档案、文件，提高其质量

　　在进行档案工作时，相关工作人员应该严格按照合同或协议上的规定来进行文件信息的收集和整理，认真负责好每一个环节，保证归档文件的质量和真实准确性。此外，相关监理部门应该加大审核的力度，确保审核过的文件是完整准确真实的，在签署相关文件时，一定要谨慎并由负责人亲自签写，做到认真负责。

　　3.培训更多的项目档案工作专职人员

　　针对项目档案专职人员缺乏的这一问题，国家相关政府部门应该大力支持地方各政府举办煤矿建设项目档案工作人员培训班，通过系统针对性的培训，全面提高工作人员的业务操作能力，为煤矿业的发展创造有能力的人才。在挑选培训人员时，要尽量选择稳定性强的员工，对他们进行针对性培训和再教育，增强他们对档案管理规范的操作技能的的了解和运用，为项目档案管理工作培养出一批骨干。

　　四、总结

　　煤矿建设是一个非常特殊的项目工程，资源情况比较复杂，不确定因素很多，施工条件艰难，管理起来比较麻烦，所以安全质量方面一直存在问题，容易出事故。此情况下，项目档案管理工作就显得尤为重要，项目档案作为日后工程项目的重要参考和依据，在进行管理时一定严格按照法律法规办事，增强档案工作的信息化和标准化，提高整个档案管理工作的水平。

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