浅谈档案信息化建设的几点思考

　　自从国家档案局在2000年全国档案工作会议上首次提出档案信息化的概念后，档案信息化建设在全国各级各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。那么，究竟何谓档案信息化？如何理解档案信息化的重要意义，档案信息化具体包含哪些内容？档案信息化建设应怎样进行？笔者在此加以简要阐述。

　　一、档案信息化建设的重要意义

　　（一）档案信息化是大势所趋

　　二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。十六大报告中明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。”中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的步伐。国家档案局于2002年11月印发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划标准、分级建设、安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系，安全保障体系和人才队伍建设。依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心。依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站[1]。档案部门一定要转变观念，必须把信息化作为档案基础业务建设的重点内容来抓。随着科学技术的发展和计算机管理的普遍使用。各级领导要充分认识档案信息化的紧迫性，否则不仅会使自身档案管理水平滞后，而且也会在档案指导、监督等方面出现技术“空白”，从而由“内行”变成“外行”，由常规型的档案专家变成“科盲”、“机盲”。因此，各级领导必须自上而下高度重视档案信息化工作，认真研究解决信息化所需经费、手段和人才技术等问题。

　　（二）档案信息化可以拓宽档案工作服务范围

　　档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，而开发利用的效果则取决于开发的时效和利用的广泛程度。同传统手段相比，现代化手段储存的各种信息，更便于开发和利用，也就能产生更广泛的社会效益。例如银行的档案管理实现了系统内计算机联网，各种信息资源在所有的科室都可以开发利用。领导也可以通过微机调阅各种信息，指挥下属开展工作，体现出现代化管理的优势。实现档案信息化，可以冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，使档案的保管、利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，从而实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供更广泛的服务。

　　（三）档案信息化可以大大增加信息承载量

　　现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的承载量，其存储密度比常规实体档案高上许多。一张光盘可以存储35万张打印纸上的文字或十万页图形信息。一个保存30万卷档案的中等规模省级档案馆，其纸质档案排列长度可达4-5公里。若将其录入计算机，用CD-R刻录保存仅需400片，用DVD的密度刻录保存，仅需60片，可以装在一个公文包里。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，而电子文件却可以在一份文档里同时刻录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。总之，利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快，具有直观性、选择性、易操作性。

　　二、档案信息化的内涵及其主要任务

　　所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换言之，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这一主要形式为社会提供服务为重心的转变过程。具体有四点要求：实现档案信息的数字化和网络化；实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；实现档案资源信息共享；必将带来档案管理模式的革命。

　　档案信息化的主要内容和任务是：

　　（一）基础设施建设

　　主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。其核心是计算机网络。只有建成先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连结的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。

　　（二）档案信息资源建设

　　主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、缩微胶片影像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。

　　（三）标准规范建设

　　这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

　　（四）应用系统建设

　　这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们应依靠上级档案行政管理部门和有关科研院所的技术开发先进的档案管理软件。

　　（五）人才队伍建设

　　这是档案信息化的成功之本，要高度重视档案管理人员的素质特别是计算机素质，要加强对计算机网络技术等方面的培训。

　　三、档案信息化建设的主要程序

　　（一）建立档案数据库 　　第一步，档案目录数据库（案卷目录级/卷内文件级）的建设；第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

　　（二）建立档案馆局域网

　　逐步启动文件级目录机读检索系统和原文件信息管理系统。

　　（三）建立档案局（馆）信息网站

　　在互联网上向政府和社会提供档案信息查询服务。

　　（四）加强电子文件的收集和积累

　　实行电子文件与纸质文件的归档双轨制，将电子文件拷贝两套，异地异质保存。

　　（五）加大档案管理软件推广力度

　　由于产生各种电子文件的软硬件平台的不同，给电子文件集成到档案数据库造成了困难。因此，要印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段、名称、类型、长度等作出规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

　　四、档案信息化建设应注意的问题

　　档案信息化建设要注意以下三个问题：

　　（一）要以实用为第一原则

　　信息技术并非越先进越好，符合实际需要才是最重要的。不必追求硬件设备的配置高档次，软件系统设计面面俱到。如果这样，可能付出高昂的代价。如果盲目跟进追求最前卫、最先进的设施，可能导致原有设备尚未充分发挥作用就被新设备所淘汰的局面，从而造成较大经济损失。我们应本着够用即可，实用即好的原则，以合适的投入，完成合适的工作。在软件设计方面，我们也不宜追求面面俱到、一步到位、尽善尽美。一方面，我们的业务环节和工作流程并非那么完善，另一方面，信息技术有它的特殊要求，不可能原封不动地照搬传统工作方式。因此，软件设计，应该抓主要业务环节，尽快投入使用，在使用中不断完善。

　　（二）要以内容为核心

　　档案信息化建设实际上分为两大部分：信息技术和信息内容。信息技术又可以分为四个部分：网络系统、数据库系统、标准化系统和安全系统。信息内容则分为信息规模（信息量）和信息服务产品两部分。信息化的关键不在于信息技术，而在于信息内容，内容决定一切。因为信息技术市场目前比较成熟。信息内容则不然，市场解决不了，只能靠自己解决。信息化建设每个阶段都有其重点工作，例如初始阶段就必须有一些软硬件投入，工作才能开展起来。但从全过程来看，伴随始终的主要是信息内容。档案工作的性质在于信息量大，其活力在于规模化的信息量，只有如此，才能向更广大的领域提供服务。所以信息化建设应以信息内容为核心，把主要精力用于开发信息资源上，尽快使其形成规模。

　　（三）要分层次进行

　　由于不同地区不同档案馆（室）情况不尽相同，基础各异，因此不要一刀切，要因地制宜。根据具体情况分层次进行。第一层次由省档案馆和经济条件好的市县组成，率先完成阶段性任务，在全省或当地起带头和示范作用；第二层次由经济条件中等水平的市县组成，可按第一层次模式，结合当地实际，确定信息化建设每个阶段的任务，力争尽快进入第一层次；第三层次，由比较落后的市县组成，主要解决条件问题，达到基本要求。

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/146729.html