高职院校学生档案管理创新工作探略

　　[中图分类号]：G271 [文献标识码]：A

　　[文章编号]：1002-2139(2013)-2--01

　　一、总括

　　档案管理是管理中的一项重要内容，档案管理不仅仅体现在一个良好的制度方面，更是要求在复杂的形势下，尤其在经济、社会快速变化的情况下，需要我们把握好档案管理工作的时代性特点，不断的发现档案管理工作中的不足与失误，并紧跟社会发展的步伐，不断创新。提高学生档案管理工作水平，为高职院校的长远发展提供更优质的服务。随着高校扩招政策的推行,办学规模逐年扩大，在校学生人数不断增加，给高职院校的学生档案管理工作带来很多问题和挑战，在新形势新要求下，传统的手工管理模式已经体现出诸多弊端，这需要我们应用现代化的信息技术手段进行学生档案的数字化管理。

　　二、高职院校学生档案管理存在的问题

　　（一）学生档案管理体制不完善

　　高职院校通常上只设立档案室，没有按有关政策成立档案馆。档案工作的层次很难随学校的发展而提高，由于人员配置问题，档案管理人员基本限制在对档案收集、整理、归档、利用等工作中；学生档案数量多、收集分散，学生档案管理人员多认为将学籍材料归档移交便完成任务，因此高职院校学生档案管理经常处于被忽视的状态。由于高职院校逐年扩招，学生人数不断增加，大量的档案材料如果不规范入档，必然导致学生档案不完整，无法全面反映学生在校表现。

　　(二)学生档案管理程序漏洞多

　　由于学生档案的形成涉及面广，内容多数量大，部门之间协调困难，高职院校在学生档案管理模式上多采用分散管理，学校学生部门有学生档案室，但经常由于档案管理人员专业知识欠缺，而导致学生档案归档不规范，学生学籍归档移交过程中会出现班级混乱，丢档等现象，影像材料的收集和归档质量，容易出现档案收集不齐全，档案移交不及时，随意归档。虽然加大了在人力物力上的投资，但在不同程度上出现统一性欠缺，效率低下等问题。

　　（三）学生档案管理信息化存在不足

　　现代化管理是以管理的集合为特征的，任何一项管理制度几乎都以独自发挥效应。而档案管理信息化建设的落后导致了档案管理整体效率的降低，大部分档案管理单位到现在还是有手工录入、手工查档、手工登记，这导致档案管理工作量的增加，也降低了档案管理的整体效率。档案管理被认为是一项不能创造效益的工作，这种偏见导致档案管理工作没有足够的经费来支撑，档案管理工作人员也较少经过培训，很少有工作人员能了解和利用信息管理，更加导致了档案信息化程度的低下。要实现学生档案管理信息化，一般需要学校根据自身情况自行开发或者购买使用管理平台，学生人数多，流动性大，因此学生档案信息化工作量巨大，学生各项档案很难融合成完整电子版学生档案。而档案信息管理人才欠缺，因此学生档案无法实现全面信息化，即便有些院校的学生学籍档案信息化，但日常学习思想表现、社会实践以及活动等仍无法全面信息化。信息化档案仍不能很好地应用于高职院校学生档案管理的过程中，大多数院校的学生毕业前仍要用纸质打印放入档案移交用人单位，信息化真正意义无法落到实际应用当中。

　　三、改进高职院校学生档案管理工作的方法

　　针对高职院校学生档案管理中存在的种种问题，以及高职院校管理要适应信息化时代的需要，当前高职院校档案管理工作应更新观念，科学管理，充分利用现代信息技术手段，做好以下几方面工作。

　　（一）改善相应的档案管理制度体系

　　制度是运行的保障，要做好高职院校学生档案工作，首先要强化档案管理意识，提高档案管理工作的地位，应建立高职院校档案管理小组，各部门设立相应的兼职档案员，使全校档案管理形成网络，形成领导负责、组织落实、分工明确、责任到人的档案管理体系，把档案管理工作落到实处。应把档案现代化管理工作纳入学校工作计划和议事日程中，重视学生档案管理，为学校档案部门提供良好的工作条件。

　　（二）加强学生档案档案信息化建设

　　改变收集、整理、进库、取卷等繁琐低效的学生档案管理模式，将丰富的档案信息予以数字化，及时有效地将学生各项信息转变为高效的网络化服务，高职院校档案管理工作对管理科技化、信息化的水平越来越高。从现有发达国家档案管理的情况看，他们普遍的建立起了完善的档案数据库，借助科技信息优势，形成了强大的高职院校档案信息检索能力。

　　（三）加快高职院校档案管理工作信息化进程

　　高职院校要多方面筹措资金，加强高职院校的档案相关硬件和数据库建设，加速学生档案的数字化、网络化和检索自动化建设。高职院校应根据本校档案工作性质和特点，抓住当前高职教育大发展的有利时机，有重点、有步骤地进行档案信息化建设。当前，许多高职院校都建设了方便快捷的校园0A网络系统，既可以利用网络快速、及时、准确地收集和整理学校各部门之间的文件、档案等信息，甚至还可以实现档案资料查询和检索自动化。这样的系统更有利于提高学生档案的管理。

　　高职院校学生档案管理是一项长久而细致的工作，学生档案管理工作应结合实际管理经验和技术，更新理念，优化管理模式，不断提高学生档案管理水平，更好地服务于教育事业。

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