浅谈电子信息档案管理的风险控制方法

　　计算机是人们生活中一项必不可缺工具，计算机技术功能的多样性，给单位的办公带来极大地创新变革，单位办公自动化，工作变得更加方便快捷。在信息化时代，电子信息档案是最先进的档案存在形式，这对单位在高科技方面的创新发展具有重要意义。按照目前的现实环境来说，电子信息档案既有优点，也有缺点。与传统纸质档案相比，更具有风险性，在没有积极的防范风险措施的情况下，很容易丢失数据。因此，单位必须注意保证信息文件中的信息的安全性，使规避风险的积极措施，为了使信息更安全。

　　1避免风险的措施

　　提早预防，预防风险是躲避风险的最有用的方法，亦然最经济的方式，就电子档案而言，应该以它本身的已有的缺点为依据来实施控制管理，保证内部信息的安全性，主要措施有：

　　1.1积极引进最新技术

　　在计算机使用的过程中，要结合多种防范措施进行保护。创新技术的应用在一定程度上增加信息的安全性，所以，要引进新的技术，使风险规避达到最优化。设置密码是最广泛使用的方法。在操作系统的电子信息文件的密码设置，培养计算机人才的监督控制的一些技术，避免了信息资源的外部因素的干扰。

　　1.2制定制度

　　管理制度在保障信息的安全性中是不可缺少的部分，单位要及时主动制定严格的针对性制度进行防范，同时也可以根据实际情况制定制度。

　　1.3及时消除风险

　　为了确保信息文件的数据安全，消除潜在的风险是非常重要的，在电脑的维修周期，单位尤其要注意随时可能出现的风险，并采取积极措施。由于计算机技术的的复杂性，只要及时且做到全面对待问题，那就能够把问题解决掉。例如，对于计算机的病毒，以及时应对潜在的风险，并采取措施是非常必要的。

　　1.4及时进行预防和保护

　　一种消除电子信息的风险因素的重要措施，它能有效的避免外部因素的破坏信息数据，保证信息的安全。

　　2控制风险的措施

　　一旦电子信息档案遭到外界影响，要想把危险降到最低程度，就要求管理人员最大程度地把危险掌控在严格的一定的范围内。目前不少单位在制订实践应变计划、恢复计划、电子讯息档案，从新安置等方法来减小风险，减小电子信息档案及相关资产价值自身或风险亏损。补救措施的方法有事先措施、过后措施。事先措施指的是在亏损产生前为减少损亏程度使用的方案，危害过后措施指的是损失发生后减少威害实行的方法。值得注意的是，如果有危险的电子文件管理，无论在什么样的情况下，单位应主动及时的处理。

　　3分散风险的措施

　　在电子信息档案管理中，转移策略也是一种经常使用的规避风险的措施，转移策略实质上就是一种分散风险的方式，也就是把风险转到其他的地方，一般来说，可以从多个方面对风险转移的方法实施修改，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等。经过此种方式的处理之后，我们就可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。除此之外，还可以和网络供应商互相协调，让供应商的安全服务与电子信息档案的使用需要相匹配。另外，还要强调的是，外包同样也存在着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果也是很严重的。所以，为了预防人为因素给企业造成损失，那么，那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

　　4评估风险的措施

　　如果真的出现不可规避的风险时，单位最重要的就是要及时采取积极措施进行处理，并积极与其他措施相结合，尽最大努力把风险可能带来的影响控制在最小的范围。为使计划更加科学、有效的预防措施的目的，风险评估，风险的及时响应，对电子档案信息的综合分析，实施，和可能的后果的危险因素探讨。基本内容需要实施的评价是：危险概率，后果是很危险的，危险的成本分析，什么是适当的预防和控制方法。此外，管理者必须树立风险意识，防范各种风险，积极建立一套完善的规划体系。有一点要注意的是，如果一个已被确定的弱点来控制机制，这可以解释单位在工作中没有足够的重视安全。风险防范的最大的缺点是，许多管理者误认为电子档案信息没有危险，在档案信息管理中不考虑使用安全管理方案，给电子信息档案带来了很多的不方便的地方。文件管理的监督和控制，必须在管理的各个环节中的工作，这是档案管理工作中极为重要的一部分。在进行评价中，为了保障档案讯息的安全性，档案管理人员就必须要十分警悟，对存在的危害可以及时发现，并极大限度地把它抹杀在发展状态，对于已经发生的风险要积极采取处理措施，最大限度的减少风险带来的损害。

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