浅议高校人事档案信息化

　　中图分类号：G640 文献标识码：A

　　On the Information Technology of College Personnel Files

　　SHI Linlin

　　（Harbin University of Commerce， Harbin， Heilongjiang 150080）

　　Abstract College Personnel files are in the transition phase from traditional management to information management， university personnel files of information technology is imperative at this stage， it is necessary to understand the information management tools， the process of building problems and take appropriate countermeasures.

　　Key words college； personnel records； information

　　1 什么是干部人事档案信息化

　　1.1 什么是干部人事档案

　　何谓干部人事档案？如果用通俗的语言来解释，干部人事档案实质上是对一个人成长经历的真实记录。干部人事档案反映了个人在学历、晋升、工作内容、工资水平等方面的真实情况，可以说档案信息的缺失就是个人成长经历的缺失，因此档案的重要性也就不言而喻了。

　　1.2 什么是信息化

　　那什么又是信息化呢？信息化是社会生产力发展的必然结果，它是以计算机为主要生产工具、网络传播为载体的一种智能化趋势。

　　1.3 什么是干部人事档案信息化

　　干部人事档案信息化，就是通过计算机、数据库和网络手段，将纸质文档转换为电子文档，并对档案信息进行分类、加工，在一定的保密技术处理下方便查阅高校教职员工各类信息，为重大决策提供依据，同时有利于档案利用率的提高。

　　2 干部人事档案信息化的必要性

　　（1）干部人事档案信息化的建设与传统管理模式相比，最大的好处就是便于利用。档案管理人员可以在一个网络平台中，通过筛选、分类查找，快速的查阅到对自己有用的信息，避免了逐一翻阅档案，节省查阅时间，提高工作效率。（2）减少对纸质档案翻阅造成损耗。传统档案的利用手段，需逐页、逐人查找相关内容，在翻阅的过程中很容易对纸质档案造成破坏。而采用信息化的管理手段，通过利用电子文档，可以轻易避免以上问题，为长久保存纸质档案提供了有利的条件和保障。（3）避免纸质档案带来尘螨的污染。档案一经形成则需要长期存放，长时间地放置这些档案会滋生尘螨、细菌等，长期在这样的环境中工作，不利于档案保管员的身体健康。通过计算机来查阅、检索，减少接触纸质档案的机会，就能在一定程度上解决这一问题。

　　3 干部人事档案信息化管理手段

　　（1）建设方便实用的干部人事档案管理软件。干部人事档案信息化的实现主要依赖于档案管理软件。通过该软件可以将纸质档案中人员的所有信息通过录入、扫描等手段转化成相应的文本、图片甚至是声音、影像等，建立干部人事档案信息库，使干部人事档案数字化、信息化。同时，通过干部人事档案管理软件，对档案实施动态管理，及时更新档案数据，可以清楚地反映干部成长的经历。（2）通过建立局域网络，实现信息共享。通过建立局域网，允许指定的人员进入干部人事档案管理软件，经过不同级别的授权可以查阅不同的人或不同内容的档案信息，这样可以保证相关人员随时调阅所需资料，从而提高工作效率。另外通过局域网，可以将不同部门需存档的材料实现网络共享，保证了档案信息的时效性和准确性，不易丢失档案信息。（3）通过购买扫描仪、打印机等辅助设备，最终完成档案信息化建设。利用扫描仪可以快速将纸质档案转化成图片输入到档案管理系统中，提高了档案管理人员的工作效率，减少其工作量，同时也可以避免由于人工输入有可能造成的失误。打印机则是一种输出设备，人们在查找到所需要的资料后，可以随时打印出来，由档案管理人员证实信息无误签字盖章之后，可作证明之用。

　　4 高校干部人事档案信息化存在的问题

　　（1）重视程度不够。干部人事档案的管理由来已久，档案和一个人的联系程度可以说是密不可分，但是由于档案管理工作的保密性和安全性的特殊要求，使得档案工作一直默默无闻，导致单位内领导重视程度不够，社会上人们对于档案工作重视程度也不够，甚至有些档案管理人员在这种社会氛围的影响下对于自身工作也不够重视。由此带来的直接影响就是在资金上对于档案工作不能大力支持，而社会上也没有人愿意投入精力研发一款方便快捷实用的档案信息管理软件。比如目前笔者所在高校使用的档案信息管理软件其分类检索、统计、查找功能十分落后，为工作的开展带来诸多不便。（2）安全与保密工作应引起重视。我国保密法将档案工作定位为涉密工作，可见其安全性与保密性为工作的重中之重。然而信息化除了带来了便捷的工作方式以外还潜藏着“泄密”的高风险性。由于信息化使得档案内容可以网络共享，同时允许除档案管理人员以外的某一类人员能够进入档案管理信息系统查询，“泄密”的风险则会成倍增加。（3）信息共享不完全。能够形成干部人事档案资料的部门是多样化的。例如：个人行政职务的变动是由组织部形成相应材料；个人学历的提升是由各个学校形成相应材料；个人工作经历的变化，各类优秀奖励又是由人事部门和宣传部门形成相应材料等等。而由于档案保管意识和制度上的不足，各部门不能及时将材料移交档案馆，档案管理人员又不能及时发现人员信息资料发生变化，极易导致档案材料的缺失。（4）档案管理员信息化程度不高。信息化的要求是最近刚刚兴起，因此某些档案管理人员缺乏计算机和网络基础知识，在操作上不甚熟悉，会本能地抵触档案信息化的要求，从而延缓档案信息化进程。

　　5 对策

　　（1）加强档案宣传，树立正确的档案意识。为提高社会对档案工作的重视程度，应定期宣传档案的重要性，普及档案知识和档案利用方式。通过宣传使人们认识到干部人事档案与每个人的关系都十分密切，提高全社会对其的重视程度，才能对档案工作的开展予以全面的支持，加速档案信息化进程。（2）通过网络技术防范档案泄密。网络存在着其特殊的不安全性，这需要我们定期对网络进行建设，保证实施一个动态的防范过程。首先建立一个局域网，装有档案信息管理软件的计算机要做到专机专用，不登陆任何外网地址；其次购买安全软件，防止黑客对网络进行攻击，造成个人信息的泄漏；最后强化保密观念，对档案管理人员和其他人员进行保密宣传和警示教育，做好防范泄密工作的最后一道防线。（3）制定完善的规章制度，实现信息共享，防止档案内容缺失。高校应建立长期、完善的规章制度，将能够形成档案材料的部门，包括人事部、组织部、宣传部、纪委监察部、研究生学院等纳入到制度规定中，制定档案转递流程图，建立定期催缴机制。（4）定期对档案管理人员进行培训。为加强档案管理人员的业务知识，需要定期对档案管理人员进行培训。要将最新的档案管理知识和计算机、网络系统知识等信息及时传达给档案管理人员，使其熟悉档案人事管理的方针政策，及时更新其知识结构，使其管理技能不断提高。

　　本文为黑龙江省自然科学基金项目（编号：F201217），黑龙江省教育厅课题（项目编号12531175）研究成果之一

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