浅析高校综合档案管理的现代化建设

　　1 高校档案工作现代化的目标

　　1.1高校档案工作的标准化和管理的现代化

　　高校档案管理的工作内容主要包括档案内容具体业务范围的规范化，档案工作设备和技术的标准化，以及档案专业术语的标准化，这些均是档案工作的基础内容，不仅方便单位档案管理者之间的学术交流，更能够提高办公效率。所谓现代化管理主要指的是思想观念的现代化和管理方法的科学化。强烈的服务意识是工作能够顺利开展的前提条件，唯有主动为广大师生提供服务和资料，才可以提高档案的使用效率，才能更好地为学校的发展尽到应有的责任。同时，加强对科学合理管理方法的建立，全面提高档案的技术管理工作和管理水平。

　　1.2档案技术与设备的现代化

　　切实引进国内外先进的设备和管理方法，利用计算机网络技术对现有的档案进行存储、保管和利用。运用计算机对档案实行登记和管理，全面实现档案管理工作的自动化、信息化和网络化。运用快速扫描技术、计算机输出缩微技术和光盘存储技术等对档案实行高密储存。

　　1.3档案工作管理人员的专业性

　　档案工作人员需具备一定的职业素养和较高的专业知识，对本职工作有着较高的信仰，能够积极参与到学校组织的各项培训工作中去，主动学习相关的管理技术和管理方法，不断提高自身的专业技能，以便更好地应对日益发展的信息技术，从而更好地为学校的发展提供服务。

　　2 实现高效档案工作现代化的措施

　　2.1增强档案管理意识

　　传统观念里，人们认为对档案实现现代化管理就是不断引进先进的科学技术和设备，以及国内外值得借鉴的经验，殊不知科学的管理方法才是实现现代化管理的重要途径。档案管理人员必须充分认识科学管理的重要性，只有这样才能够确保信息的完整有效，才能够提高工作效率，从而降低人员的消耗，节省人财物力。同时，不断加强学术界间的交流，制定科学合理的规范性规章制度，用科学的方法对其进行管理。

　　2.2解放思想，强化服务意识

　　明确档案资料在国家事业单位中的重要地位，改变传统观念中对档案管理的肤浅认识。各大院校档案部门需解放思想，不断开拓新的服务领域，改变传统管理模式中重管轻用的观念，积极主动地为外界提供档案资料，提高资料的使用价值，从而更好地为学校的发展提供服务。同时，注重对档案资料管理工作的规划，包括近期和长期规划，降低因目标不清导致的人力、财力和物力的浪费，保证每一环节实现利益最大化。

　　2.3加强档案的收集整理工作

　　实现档案信息化建设的首要工作任务就是实现档案的网络化建设，各大高校为更好地实现资源共享，为社会和学习创造经济效益，可直接在自己学校的网站上进行接口建立和信息网页建立，将校内非保密性文件和资料放在网站上供学生和社会有志之士使用，从而大大提高档案资料的利用价值。其次，实现档案的数字化建设。档案数字化建设主要从两方面着手，一是档案进馆前的数字化建设，二是对现有档案的数字化建设。前者主要是对接收的各种形式的纸质或电子档的档案进行统一接收管理，并根据档案部门的相关规定对所收集的资料进行分门别类的整理、编排、归档和保密工作，实现管理的规范化。同时，对于网上直接接收的档案可放在网站上供学生查阅，并做好校内文档的管理工作，从而实现文档一体化建设。后者主要是通过手工录入或缩微胶片的转换将档案部门现有的资源进行整合，并根据要求对其进行分级管理，同时做好纸质档案的数字化处理信息。再者，做好业务管理工作。业务管理工作的完善有利用保证档案资料的完整性和有效性，任何人不得以任何名义将工作范围内获取的文件资料据为己有，各相关部门需对此引起高度重视，加强对档案资料的建设管理，定期将整理好的档案递送至档案部门，对于档案的管理工作需实行集中统一管理。

　　2.4注重专业人才的培养工作

　　随着信息化技术的不断发展，档案管理的技术和设备也越来越先进，这就需要加强对相关工作人员综合素质的培养，努力建造一支具有高素质技能的管理队伍。同时，需树立以人为本的思想观念，充分发挥人力资源的作用，不断对档案部门内部人员进行结构调整，积极调用较为年轻的人才对档案队伍进行扩充，从而实现资源的优化配置，不断推动档案工作向更好的明天发展。高校档案管理工作和教育体制变革密切相关联，只有档案部门不断地完善自身的管理体制、信息化技术和基础设施，才能更好地服务于教育体制的改革。

　　3 总结

　　总之，对高校档案实行现代化管理已是时代发展的必然趋势，是高校档案管理逐步实现科学性、规范性管理的客观要求。因此，尽管实现现代化管理是一项任重而道远的项目，但各大高校仍需积极采取措施应对。同时，国家相关部门也应运用经济手段、法律手段和相关行政手段对其进行宏观调控，加快高校档案实现现代化管理的步伐。

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