浅议电子档案网络化应用

摘　要：在现今社会，计算机技术发展日新月异，网络的作用也日益凸显。在这种背景下，电子档案的网络化利用就越来越成为一种必然的趋势，其便捷性与危险性也同时受到更广泛的关注。在日常工作中，必须采取科学的档案管理方法，才能保证工作的高效、有序进行。

关键词：电子档案；网络化应用；存在问题；应对策略
　　1.电子档案的网络化利用存在其必要性
　　1.1电子档案的共享性更高
　　传统环境下，纸质文件受阅读条件以及数量所限，往往不能满足多人大批量阅读的要求，给利用带来不便。在网络环境下，档案使用人员可以随时进入电子档案管理系统，异地调用所需档案内容，利用联网计算机，可以多人同时查阅同一份文件，不受时间、地点的限制，随意阅读，而且数据传输方便、快捷，涉及范围和阅读人群都相应扩大，也就打破了传统档案对利用者所在地域以及人数的限制，大大提高了档案利用效率，加快了工作节奏。
　　1.2网络环境下，电子档案重复利用性更高
　　在传统环境中，随着翻阅次数增加，纸质文件会出现载体老化、损坏、字迹模糊等情况，尤其是当时发行的大量文件都是珍贵的孤本，保存风险很高，不利于大规模地使用，这就必然导致档案资源的流失。电子档案则不然，经过重复多次调阅而依然可以保证质量，并且可以通过复制增加备份，方便使用者通过网络随时下载、打印，档案原件不会受到损失，特别是对于使用者众多，利用量大的文件来说，毁损率会大大降低。
　　1.3使用者在查阅电子档案过程中的互动性更高
　　在网络环境下，档案使用者可以随自身需要随时对计算机发出新的指令，要求其提供相关信息，以更高效的人机互动调动档案资源，满足使用者的各种需求。和一般档案管理人员相比，计算机无疑有更高的计算能力和更大的信息储量，调用电子档案的速度也更快，而且通过在各个档案库之间建立链接，使档案管理系统形成一个巨大的资料库，利用计算机的高速运转，就可以快速深入其中，减少查阅时间，提高信息利用效率。
　　1.4档案管理部门可以对电子档案进行有效监控
　　档案管理人员利用网络的高效性与即时性，可以随时得知档案状况与使用人员情况，不需要按个清理、掌握，能够及时发现异常，避免信息延误，从而快速解决档案使用过程中出现的问题，保持整个电子档案系统的正常运行。同时，还可以利用网络信息反馈机制，收集档案使用人员的意见、建议，对有价值的加以采纳，使自身工作日臻完善。
　　1.5与传统档案相比，电子档案编撰更便捷
　　电子档案的成形是依托数字及网络环境，把通过网络收集到的信息进行采集、处理，最后归档，这样就省去了过去建立纸质档案时必须进行的汇编、录入、查询、翻阅等纸上操作过程，大大节省了时间，把档案管理工作人员从繁重的手工操作中解脱出来，从而有更多时间用于其他方面的工作。另外，利用网络与其他部门或单位进行资源共享，与用户之间进行便利的沟通，再加上电子档案的易修改、易更新的特质，就可以使其实现编撰常态化，缩短更新时间，使电子档案有更强的时效性。
　　2. 电子档案网络化利用的实现途径
　　2.1建立完善的电子档案数据库
　　首先要实现档案资源数字化，把所有的文字、图片资料都转换成数字形式，同时可以加入动画、声音等传统纸质档案所不能承载的内容；其次，要建立多媒体档案数据库，将电子档案的特征和内容在数据库结构中给出明确定义，便于信息录入以及检索、使用；最后，还要建立电子档案数据库局域网，然后在更大范围内建立更大规模的局域网，并逐步实现联网，调动一切馆藏资源，方便用户网上浏览查阅。另外，还可以由不同地点的工作人员共同承担某一项工作，加强协作，降低劳动强度，提高效率，缩短时耗。
　　2.2建立专门的电子档案馆网页
　　有了完善的电子档案数据库，各档案馆就应当制作自己的专有网页，并且注意提高网页的设计水平，利用超链接在各单位网站上设立出口，这样就能大大方便用户，只要进入各单位网站，找到电子档案馆的图标，就能点击进入其页面，快速进行检索、浏览，与目前一些电子档案馆没有完善的专有网页相比，查找方向更明确，检索目标更清晰，速度也更快。而通过网站进行实时管理，也方便了档案工作人员对电子档案进行更直观的动态观察。
　　2.3利用因特网建立完善的在线服务体系
　　档案部门可以依托计算机的高效率开展各种形式的咨询工作，如设立专题，支持模糊查询或提供一定条件下的人工服务等，实现与用户的实时交流，了解用户需求，帮助其对要检索的电子档案有更明确的认识。电子档案数据库为用户提供网状结构信息服务，再结合完善的在线服务，就能实现用户多角度、全方位地深入其中，获得丰富的信息。
　　2.4利用网络实现电子档案的快速收集
　　传统档案馆由于地点、环境、历史、政治等多方面因素，一般处于互相隔离的状态，缺乏合作，限制了信息交流与档案资料共享，各种材料很难收集完整，收集成本也很高，束缚了档案的随时更新。开展电子档案的自动上传工作，档案收集部门可以随时向档案馆上传资料，不用派专人送交材料，方便、快捷，同时打破了档案存储和利用的地区界限，方便了各档案馆之间进行交流，获得最新资料的同时，也扩大了信息来源。
　　2.5不能放弃传统档案馆的建设
　　电子档案馆是数字化的虚拟档案馆，它存有海量信息，资源丰富而全面，使用起来方便、快捷，但是它仍然是以传统档案馆为基础建立起来的，离不开后者的支持。因为虚拟档案馆是一种信息环境，有其不稳定性，易出现数据损坏的情况，可能会导致珍贵档案资料的丢失，因此，传统档案馆应当努力建设好馆藏，并使之成为建立完备的电子档案数据库的保证。此外，虚拟档案馆的出现也方便了传统档案馆的建设，通过虚拟档案馆的数据整合功能，避免信息的重复，优化资源结构；传统档案馆也可以借此突出馆藏重点，形成本馆特色，组成传统档案馆与虚拟数据库的立体结构，互为补充，达到最全面的资源利用。
　　3. 电子档案的网络化利用存在的问题
　　3.1很多因素会缩短电子档案的使用寿命
　　电子档案载体与纸质档案相比，寿命相差很多，材料的变质，温度、湿度的变化，周围环境中磁场的影响和机械震动、磨损，灰尘以及阳光的侵害，还有人为操作的误伤等，都会破坏存储介质，缩 短电子档案载体的物理寿命，甚至造成电子档案的缺失。另外，技术和设备的更新换代可能造成电子档案内容无法识别、读取。电子档案不同于传统的纸质档案，必须通过特定程序解码，使之转化成为文字、图像、声音等才能被人理解，因此，它不能脱离读取设备、电子环境而单独存在，一旦新的计算机系统对原有系统无法兼容，就可能出现保存完好的电子档案无法读取的状况，给电子档案带来更严重的损害。
　　3.2电子档案本身存在的问题
　　电子档案的性质及利用方式存在一定漏洞，可能会导致其失去有效的管理，从有用信息变成无用的垃圾，减缓系统运行速度，造成网络拥堵，妨碍用户正常使用。更为严重的是一些保密电子档案可能因为操作问题而出现违规复制或丢失，从而导致失去监管，流入互联网当中造成严重的泄密事故，成为一个个网络“暗礁”或是信息“定时炸弹”。
　　3.3网络自身存在安全隐患
　　计算机网络是一个开放的系统，属于公共空间，任何人都可以进入其中，但是很多应用系统都缺乏安全有效的防护手段，风险度极高。即使有防护措施，互联网中随处存在的病毒和“黑客”都有可能给电子档案系统造成破坏，一旦计算机被电脑病毒感染或被“黑客”恶意攻击，就有可能造成数据无法读取或档案信息丢失，导致系统无法正常运转，甚至彻底崩溃，就会给电子档案带来不可逆转的损毁，后果不堪设想。
　　3.4档案管理工作与网络工作相脱节
　　网络建设过程一般没有专业档案管理人员参加，这就可能导致两个问题：第一是应用程序设计不合理，不符合档案管理工作要求；第二是档案工作人员对网络知识了解不够，存在技术漏洞，对电子档案在网络系统中的管理操作不到位。以上两个问题会同时存在，严重影响电子档案网络共享的便利与安全，因此必须受到足够的重视。
　　3.5档案管理工作人员存在的问题
　　与科技、设备的日新月异相比，档案管理人员知识更新的速度往往比较迟缓，对最新技术不够了解，加上部分人员缺乏创新意识，对系统掌握程度偏低，不能满足用户更加深入了解信息的要求，也就达不到电子档案管理系统的预期效果，降低了利用率；同时因为对电子档案可能出现危险的警惕性不够，操作随便，不加保护，容易出现管理漏洞，造成重要信息的人为损失或泄漏。因此，档案工作新知识、新技术与旧的观念与管理方法的矛盾必须解决。
　　4. 应对危险与损害的策略探讨
　　4.1以法律与法规为保障
　　电子档案管理部门必须认真贯彻相关法律法规，依据本地、本部门的实际情况，制定出科学、系统、规范、切实可行的规章制度。要求全面把握电子档案信息的基本特点，针对其从形成、收集到检索利用的整个过程中可能出现的问题，采取相应对策，形成规范性操作并不断进行完善，保证网络资源的合理利用与信息的正常交流。这些规章制度结合档案管理法律法规，形成保护电子档案系统正常运行的立体屏障。
　　4.2延长电子档案的使用寿命
　　归档的电子文件应当进行科学的分类整理，并进行拷贝，存储至载体上，尽量做到一式三份，一份用于永久保存，一份进行异地保存（以防备灾难性事件给电子档案造成毁损），一份用于日常使用。选用载体一定要注意质量及耐久性，还要注意保存环境的温湿度，要防磁，防磨损，更要防止灰尘、阳光的侵害，以免载体出现物理性损伤，从而延长电子档案寿命。此外，还要注意电子档案内容的可读性。在对电子档案进行归档时，要转换成能够适应各种系统的通用格式。随着技术的进步，当新的程序不能同旧有电子档案保持技术上的一致时，要开发专门的转换软件，对电子档案进行数据迁移，保证二者的兼容性，避免出现原有电子档案不能读取的问题。
　　4.3对使用过的电子档案及复制文件加强管理
　　电子档案可以重复使用，多次进行复制，因此会产生很多复制文件，但是这些文件在使用过后很少会再引起注意，如果得不到有效管理，就会流入网络空间，变成堵塞信息通道的数据垃圾，影响系统使用。因此，用户在复制电子档案时，要将其复制在规定路径之下，由系统在确认使用完毕之后及时进行删除，防止其变成垃圾信息。对于保密电子档案，必须更加严格管理，非必要情况不经上级批准不予以复制，使用过后将复制件全数收回并予以销毁，以免造成泄密事故。
　　4.4一定要注意防毒防“黑”
　　首先，电子档案管理系统软件应当及时升级更新，迅速填补漏洞，增加新的功能，保证整个系统的安全与完善；其次，要使用优秀的杀毒软件，并开启实时监控功能，对系统文件进行检测，避免计算机在进行正常运转时受到电脑病毒的侵害；最后，要采用一定措施，防止“黑客”的攻击，常用的手段有安装防火墙，加密，身份验证，防写，档案备份等，这些方法有利于保护系统安全，可以有效防范对电子档案的非法访问和随意删改。
　　4.5加强档案人员培训，提高网络管理水平
　　目前，在电子档案管理过程中常会出现档案管理部门与网络开发部门脱节的现象。为了避免出现这一问题，就必须采取可行的措施，积极借用信息安全技术人才，同时对档案人员进行计算机及网络技术方面的培训，促进双方人员的合作，使电子档案系统便于档案人员的操作管理，也为构建档案信息安全保障体系而提供坚实的人才后盾。
　　4.6重视安全教育
　　很多时候，电子档案安全问题是由管理人员警惕性较低和组织管理松懈造成的。对档案信息系统可能遇到的危险认识不够，常常导致电子档案的人为损失。因此，必须采取科学的管理方法，加强档案管理人员的安全教育。其中包括：信息安全教育、保密教育、法律及规章制度教育等，使档案管理人员消除观念上的误区，深刻认识到电子档案安全的重要性，从思想上树立“安全第一”的意识，确保行动上没有疏漏，保证电子档案管理工作的顺利进行。　
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　　[4]皮远喜.浅谈电子档案信息安全管理[J].中小学实验与装备，2010，（2） 本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/jsjlw/jisuanjiyingyong/242976.html