企业管理中的决策信息管理法研究

　　企业之所以能够不断发展，缘于持续有效的创新。创新是建立在承前启后和继往开来的基础之上，只有对过去正确的总结和继承，才能更好地把握创新的方向。这就要求我们对企业信息管理中，那些被实践检验是正确的经营、管理、决策的相关信息进行记录和管理，以求有助于今后的企业创新，有助于企业的可持续发展。面对企业中许多信息是难以记录和描述的个人经验、思想、禀赋，我们研究了基于图灵机原理 “绕开难点”“先做容易”管理法，不去记录那些难以记录的思考过程(绕开难点)，只记录决策过程中凝结着决策者智慧的各类文档结果(先做容易)，恰到好处地解决了这一难题。

　　0引言

　　企业中的决策信息，是企业的一种信息资源。因为，信息资源管理仅仅关注表达知识的记录型信息的管理，即涉及到对显性知识的管理，却无法对人类知识的主体——隐性知识进行管理，实际上企业管理者在进行决策时最终起作用的是自身知识，即隐性知识。

　　隐性知识(难以格式化)则是那些行之有效且逻辑结构不是很完整，前因后果有些是仅凭个人心脑感悟的经验、前人口传心授、耳提面命的结果，这些过程的信息往往是管理的难点，而企业的发展非常需要这些来源于企业实践且效果明显的管理经验。而正是这些作用大、数量多的隐性知识是很难管理的，①不容易存到计算机，这些知识本身是不规范的、逻辑结构不很完整的，因为每个人悟性、天赋、经历的不同，处理事情的方式、效果也是不同的，这个不同却是非常不容易描述出来存到计算机里面;②这些知识不容易获得，由于是个人收获、体会、经验，除非知识所有者本人愿意，别人很难知道和了解，更谈不到拿来存入计算机里面用于交流了，对于后一种情况可以通过企业制定一些激励政策来鼓励人们把他们的知识和经验贡献给企业，而前一种情况就是制约隐性知识管理、增加企业效率的瓶颈了。

　　1企业决策信息管理法

　　前面曾引用著名管理学家西蒙所说：“管理的前提是决策”作为企业决策是企业管理中的重中之重的理论依据，而企业决策又是企业知识管理中属于隐性知识的范畴，因为，企业决策起主要和决定性作用的是决策者的个人素质、经验、天赋等非格式化知识。作为决策行为又是知识管理中不易格式化的隐性知识，一方面决策时企业管理中非常重要的管理行为，所以必须将其进行计算机管理以求有利于企业管理，另一方面，决策又是非常难以进行计算机管理的管理行为，至今尚未有成熟的解决办法。

　　下面要介绍的就是针对这一矛盾所给出的一个切实可行的管理方法。这是一个“绕开难点”“先做容易”的管理决策和决策过程的实现办法。

　　所谓：“绕开难点”，就是抛开决策者个人的经验、阅历、知识、天赋这些难以描述或者目前还不能描述存入计算机的隐性知识内容，不进行管理。

　　所谓：“先做容易”是把决策者在决策行为发生过程中所使用的原始资料、各种方法、数据、理论以及决策者对这些原始资料根据个人观点、经验等因素进行的筛选、修改后的资料等信息进行收集并管理起来，这些原始资料和决策者实施决策的过程中的对原始资料进行的筛选等操作形成的中间过程、最后的决策结果形成的静态资料一起所反映的就是决策者的经验、智慧、天赋。就是凝结着决策者智慧、天赋的、动态的决策过程。这些动态资料是当前的信息管理技术可以作到的，所反映的就是决策者智慧、天赋、果断、经验。

　　1.1 几个新定义

　　为了详尽地汇报这个方法，需要首先定义几个新的概念：“决策现场”“决策环境”“中间过程”“决策结果”“应用环境”“智慧子集”。

　　定义1：决策现场

　　决策现场：就是决策者决策时所需要的原始数据。(在上报的论文摘要中是“发生现场”，因为当时认为“发生现场”就可以表述定义所说的定义内容了，现在感觉用“决策现场”更能贴切地反映定义1的内涵)

　　例如，一个负责信息系统的总工程师需要决策明年计算机硬件的购买计划是否批准。他(她)所面对计划部门呈送的购买计划、市场硬件行情、企业所能够拨付的资金数目等等，这些都是这个决策的决策发生现场。

　　定义2：决策环境

　　决策环境：决策者在决策过程中所使用的工具、方法、理论、参考资料(在上报的论文摘要中是环境，因为当时认为“环境”就可以表述定义所说的定义内容了，现在感觉用“决策环境”更能贴切地反映定义2的内涵)。

　　在上面的例子中，就是总工程师在决策过程中使用的资金折现算法、硬件市场行情趋势分析方法等有助于少花钱的方法。

　　定义3：中间过程

　　决策者，利用自己的经验、智慧，使用决策环境中的工具，对决策现场中的各种数据进行筛选、修改后所形成的结果，这个结果可能就是决策结果，也可能是因为某个工具、某种方法还需要推敲和验证，致使决策结果不能完成所产生的中间结果。

　　定义4：决策结果

　　就是决策者利用自己的智慧、经验，对决策现场进行决策的最终结果。

　　定义5：应用环境

　　决策结果的应用所涉及的管理单元决策结果的应用效果评估。

　　定义6：智慧子集

　　决策现场和中间过程乃至决策结果之间的不同点，构成决策过程的智慧子集，这个子集所反映的是决策者的经验和智慧。

　　为什么把定义6称之为智慧子集，是因为前面5个定义都可以用集合Set的形式地加以描述，而定义6种的元素都是前面几个定义集合中的元素且不会大于其他定义的集合元素数，按照集合论的观点，比其他集合元素数目小的集合就是其他集合的子集。

　　1.2 决策信息管理形式描述

　　由于这几个定义都可以用集合的形式加以描述，所以，仅用定义1的集合描述进行说明。

　　“决策现场”用Ujcxc={u1，u2，u3，u4，u5，…，ui｝，来表示。

　　i=该集合中最大元素个数。

　　Ujcxc集合中的元素所表示的就是组成决策现场的各种报告、数据、报表，每一个ui就是表示一个报告或者其他。这里需要特别说明的是，每一个元素ui也可以是一个集合，这个集合的元素就是构成这个报告或者报表的逻辑结构的各个要素。例如，一个报告本身，可以是决策现场这个集合的一个元素，和其他的元素一起组成决策现场集合，而这个报告本身一个分为几个部分，也许会用小标题来表示，那么，这些小标题就是这个报告的逻辑结构，组成这个报告的那些小标题就是报告的元素，是决策现场集合中的一个元素，而作为决策现场集合中的元素的这个报告本身的那些小标题，作为组成报告的逻辑结构，就成为这个元素自己的集合中的元素。这个决策现场集合中的元素：报告，报告中的小标题，就是它自己的报告集合的元素了。

　　这个元素的集合就用ui={v1，v2，v3，…，vk｝，k=报告集合的元素个数，vk可以是报告的小标题，也可以是报告中的关键部分或者关键文字，也可以把报告中的每个文字、图表都作为报告集合中的元素。如果管理者在决策过程中筛选和修改操作是以小标题为单位进行，报告集合的元素就是小标题，要是管理者的筛选和修改操作是以字为单位，报告集合的元素就是以字为单位。实际上，我们现在的计算机运行速度是完全可以支持对报告的以字为单位进行比较操作的。这样，当管理者在其决策过程中修改报告后，计算机就可以完成对没有修改前的报告和修改后的报告的对比操作，以求确定管理者的修改痕迹，就是修改前、后的报告的变化本身就凝结着管理者在决策过程中的智慧(虽然没有这个智慧本身的描述)，把修改前后的报告进行存储，就等于把管理者的决策智慧保存在计算机里面，这个智慧就是有关该决策的知识。这就完成了对企业决策知识的管理。

　　既然报告集合的对比过程凝聚管理者在这个报告上的决策智慧，那么，对Ujcxc集合和中间过程的对比操作，也同样会聚着管理者对决策的经验和天赋的结晶。

　　需要特别说明的是，一个决策过程，因决策的管理者的不同，可能没有中间过程，只有决策现场和决策结果，也就是说，中间过程和决策结果这两个集合是一样的，这是完全正常的决策知识管理的现象。另一种可能的现象就是可以有几个中间结果，因为管理者对决策现场的筛选和修改的次数多导致的，这在我们介绍的方法里面也是正常的现象。

　　还有就是有关智慧子集，它可以保留管理者在进行决策时，从决策现场与中间过程之间、中间过程与中间过程之间、中间过程与决策结果之间因为管理者的决策行为而导致的不同的U集合的元素ui 和u集合中的元素vk，i和k都是U集合和u集合的元素的编码，可以遍历U集合和u集合的每一个元素，也可以是U集合和u集合的任意一个元素。

　　到此为止，我们介绍了“企业决策信息的管理方法”的通俗定义和形式化的定义。因为思考时间的缘故，一定存在许多疏漏，希望通过向各位专家的学习，进一步完善这个不成熟的方法。

　　2结论

　　刚刚介绍的这种方法可以为办公自动化系统增加新的管理功能，通过对管理决策过程的“决策现场”和“决策环境”、“中间过程”、“决策结果”、 “智慧子集”、“应用环境”这些静态数据的存储，反映管理者的决策行为这个难以描述的动态过程，用以指导与其相类似的决策过程。极大地提高管理效率(特别适合于各级经营、技术等方面的决策过程的管理)。回答为什么可以极大地提高管理效率这个问题的根据就是管理界的一句名言：“企业管理最大的失误就是决策失误”，

　　这种方法还可以为数据库建设提供一个新的管理空间和新用途，就是我们把我们某个级别的领导的管理决策过程进行决策知识的管理，以求有助于今后管理决策的效率提高。

　　作者： 于顺安 来源：中国管理信息化 2014年14期