谈人事档案电子化的分析

摘　要：随着计算机的普及，很多单位把这一新兴技术引入到人事档案管理。但由于种种原因，目前电子化管理只限于案卷的总体管理，其它方面有待进一步提高。本文就人事档案管理的必要性，与电子管理过程中出现的问题以及如何改变这一问题提出了自己的思考与看法。

关键词：人事档案；管理；电子化分析

　　一、我国人事档案电子管理的背景
　　人事档案存储电子化是不可回避的发展趋势 与发达国家相比，我国将新兴计算机技术引入人事档案管理领域起步晚，应用程度较为滞后，目前主要用于案案卷的总体管理。随着计算机技术的发展和普及，档案存储电子化已成为必然趋势。
　　传统人事档案工作主要强调原始记录纸张的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遗失，损毁就难以弥补，失去重要的历史凭证。人事档案计算机管理系统，将人事档案原件保存，建立起电子案卷，查阅档案主要通过计算机完成，我们认为，这一系统的优势不仅仅在于能通过网络实现远程查档、减少档案工作人员的工作量和纸质案卷的磨损毁坏。更在于实现了人事档案的信息备份。
　　二、开展计算机应用工作的必要性
　　2.1 新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来，信息技术的发展突飞猛进，成熟的信息及电子技术普及到了各行各业，这也大加快了各项工作信息化的进程，而新时期人事工作更诮走在前面，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。
　　2.2 提高人事档案管理水平的需要。极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。
　　三、人事档案管理在当前计算机应用工作中存在的问题
　　3.1 重复操作，数据难以共享。随着计算机应用工作的开展，应用软件的开发和推广工作也得到了加强，各部门都逐步建立起相关的数据库，把人事工作中的主要信息管理起来，为人事工作提供了先进的技术处理手段，但往往由于各条线没有采用统一规范化的应用软件，就造成了重复操作，数据却不能共享。
　　3.2 现有的设备没有得到充分利用造成资源浪费。随着科技的发展，各级人事部门都购进了相当数量的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息应用水平却相对较低，而且大多数单位的计算机系统基本上是单位状态使用，使现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享，计算机效能没有得到充分发挥。
　　3.3 系统提供的信息不能完全满足人事工作的需要，影响决策。目前，我们的数据库建设还不完善，可供使用的信息量相对较少，应用软件不能很好地提供出所需的各类统计分析资料，无法满足实际工作的需要，而且在操作上专业性增强，使软件的利用率大大降低。不能及时为领导提供信息和决策依据。
　　3.4 工作人员计算机操作水平相对较低，影响了软件作用的发挥。由于计算机软硬件技术发展日新月异，而我们的计算机操作人员大部是原来专门从事档案工作的人员，计算机专业水平相对较低，如果不进行培训和学习就难以提高计算机的应用水平，难以适应工作的需要，也势必影响计算机作用的发挥。
　　四、人事档案管理与人事信息管理同步化，是实现人事档案计算机管理的合理模式 人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。
　　各种人事信息系统应用面较广，利用率也较高。但不少单位采集信息时不严谨，或由本人直接提供有关内容，或使用一些未经校对的现成表格资料，随意性大。另外人事信息常采取定期采集维护方式，学历变化等信息的管理往往相对滞后，以上因素都会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。
　　五．强化制度化建设使人事信息管理更加规范
　　因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。
　　六．提高档案管理人员技术水平
　　由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，在远程查档刚刚起步的今天，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。
　　七． 计算机技术在档案管理工作中的推广程度应视实际情况而定
　　对于总体信息量小的单位，易于推广，但计算机管理的优越性体现却不明显，操作起来繁琐，利用率并不高。功能比较全面的档案管理系统主要适用于管理档案数量多，内容多的单位，其优势将更为明显。
　　一些管理软件运行环境要求高，要进行适当的投入。同时，档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备，并由专人管理。各单位可根据自己的实际视情而选用合适的信息化管理模式。