Word查找与替换功能的高级应用

摘　要：在word文档编辑中，利用查找与替换功能，可以对文档内容做批量的替换，这是查找与替换功能的基础操作。本文在此基础上给出该功能的几种高级应用，使得word文档编辑达到事半功倍的效果。

关键词：查找 替换 设置格式 通配符
对于一篇输入完毕的文档，或从网上下载的内容，由于各种原因，难免需要修改文中的一些名称或叫法，这是查找与替换功能的基本操作。除此而外，查找和替换还有非常强大的功能，可以帮助我们减少许多烦琐的工作，本文将从五个方面阐述查找和替换功能带来的便利。
　　1、 快速设置字符格式
　　设置字符格式时，常规的操作是首先选定字符，然后利用格式工具栏或格式菜单中的字体进行设定。如果在一篇很长的文档中，要求把全文出现的某个词设置成某种格式，显然，按常规的操作，不但费时费力，还有可能遗漏几处，即使用格式刷也是一样繁杂。这时查找与替换功能就显得尤为重要了，利用它能迅速完成这样的格式设置。
　　把全文出现的某个词设置成某种格式，按字符类型可分两种情况，一种是被设置的对象是中文字符，另一种是被设置的对象是西文字符。
　　1.1  设置中文字符格式
　　如果在一篇很长的文档中，要求把全文出现的“沙漠”一词，设置为蓝色，加粗，加红色双波浪下划线，操作步骤如下：
　　（1）单击【编辑】菜单或按CTRL+F或CTRL+H打开【查找和替换】对话框。
　　（2）在 “查找内容”框中输入“沙漠”，在“替换为”框中也输入“沙漠”，或者只单击一下“替换为”输入框，不用输入内容。
　　（3）确定鼠标在“替换为”输入框，然后单击【高级】按钮，展开高级选项，单击左下角的【格式】按钮，单击“字体”打开【替换字体】窗口。
　　（4）在【替换字体】窗口中，按题目要求设置字体格式，设置完毕单击【确定】按钮返回，设置的格式就在“替换为”输入框的下面显示。如果设置错误，单击【不限定格式】按钮清除上次设置结果，再重复（3）继续设置。
　　（5）最后单击【全部替换】按钮，完成全文所有“沙漠”一词的格式设置。
　　1.2 设置西文字符格式
　　如果在一篇长的文档中，要求把全文出现的所有英文或数字，设置为Times New Roman字体，红色并加粗，操作步骤如下：
　　（1）打开【查找和替换】对话框。
　　（2）在“查找内容”框中，如果设置英文格式输入“^$”， 如果设置数字格式输入“^#”，然后在“替换为”框中单击一下。
　　(注：也可以在输入“查找内容”时，单击【特殊字符】按钮，在打开的下级菜单中单击“任意字母”或“任意数字”，输入框中会自动出现^$或^#。)
　　（3）、（4）操作与1.1相同，同样设置完毕，设置的格式就在“替换为”输入框的下面显示。
　　（5）最后单击【全部替换】按钮，完成全文所有英文或数学的格式设置。
　　2、替换的同时设置字符格式
　　如果要求把全文的某个词既替换内容，又设置格式，如把全文的“电脑”替换为“计算机”并设置格式为隶书、加粗、阴影、红色。其操作步骤如下。
　　（1）单击【编辑】菜单或按CTRL+F或CTRL+H打开【查找和替换】对话框。
　　（2）在 “查找内容”框中输入“电脑”，在“替换为”框中输入“计算机”。
　　（3）、（4）操作与1.1相同，同样设置完毕，设置的格式就在“替换为”输入框的下面显示。
　　（5）最后单击【全部替换】按钮，全文所有的“电脑”被替换为“计算机”的同时并完成了对它的格式设置。
　　3、快速插入图片
　　有些文档录入时，多处需要插入公司的logo或某个标志图片，图片一张张插入显然很费事，用查找与替换功能就能快速完成，操作步骤如下。
　　首先输入文档时，在需要插入图片的地方输入“公司标志”字样。录入完成后，把公司的logo或某个标志图片插在一个合适的位置，调整好大小和版式，版式要设置为“嵌入型”，按Ctrl+C复制该设置好的图片，然后打开【查找和替换】窗口。在“查找内容”框里输入“公司标志”，在“替换为”框里输入“^c”， 最后单击【全部替换】按钮，就可以实现快速插入公司logo或某个标志图片的效果。
　　?(注：也可以在输入“替换为”内容时，单击【特殊字符】按钮，在打开的下级菜单中单击“剪贴板内容”，在输入框会自动出现“^c”字样，这是对应“剪贴板内容”的快捷键。)
　　当然，此过程是可逆的。如果要把全文所有图片替换为某个文字信息，只需要在查找框里输入“^g”，也可以单击【特殊字符】按钮插入“图形” “^g”会自动出现，在替换为框里输入替换的文字内容即可，要求要替换的图片版式也是嵌入型。
　　4、快速删除手动换行符
　　在文档编辑过程中，有时我们会从网上复制一些相关的资料，插入自己的文档。可是，网上复制过来的内容有许多手动换行符“↓”，手工一个个删除很麻烦，用查找与替换功能操作就很简便，操作如下。
　　打开【查找和替换】窗口。填写“查找内容”时，用鼠标单击【特殊字符】按钮，在打开的下级菜单中单击 “手动换行符”， “查找内容” 框内就出现“^l”。填写“替换为”时，同样单击【特殊字符】按钮，在打开的下级菜单中单击“段落标记”， “替换为”框内就出现“^p”。最后单击“全部替换”按钮，就可以删除文档中所有的手动换行符了。
　　5、使用通配符
　　常用的通配符有两个，即“？”和“*”。通配符“？”代表任意一个字符，“*”代表任意一个字符串。在查找与替换功能中，正确使用通配符，同样能迅速完成许多格式的设置。比如在一篇文档中有多个项目名称是用书名号《》（或双引号“”）标注出来的，现在要求将项目名称统一设置为黑体、红色、加粗、加阴影，操作如下。
　　打开【查找和替换】窗口，在“查找内容”框里输入“《*》”（或者“*”），单击选定“使用通配符”前面的复选框，框内打“?”表示选定，然后单击“替换为”输入框，单击【格式】按钮，按要求设置字体格式请确定，设置完毕要求设置的格式就显示在替换为输入框的下面。最后单击“全部替换”按钮，完成全文所有项目名称的格式设置。
　　如果要替换的对象只是用《》或“”引起来的一个字符，如《1》或“A”,查找时就必须用通配符？来表示了，查找内容就要写成《?》或“?”，而且?输入时一定要用西文字符，其他操作步骤与上面相同。
　　从以上几种应用可以看出，查找与替换功能不只是简单的替换，熟练掌握它，能大大提高文档的编辑排版速度。
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