简述档案管理与办公自动化的融合

摘　要：办公自动化是计算机网络技术与现代化办公相结合的产物，它随着计算机网络技术的产生而产生，并随之不断发展，已经被广泛应用到社会生活的各个领域，尤其是比较繁琐档案管理工作，无论是在工作效率，还是管理水平都有大幅度的提高，因此，探讨如何将档案管理与办公自动化相融合，对于我国档案管理事业的发展有着非常深远的意义。本文分析了加强档案管理自动化的意义，并从六个方面就如何加强档案管理自动化提出了若干建议。

关键词：计算机技术；档案管理；办公自动化
     随着计算机网络技术的快速发展，社会生活的各个领域都已经离不开计算机技术的参与，计算机已经成为维持社会生活正常运行而无可替代的重要工具。尤其是在办公领域，因计算机技术的加入，而变得异常高效、节能，说计算机技术为企事业单位的日常办公带来一场巨大的革命一点也不为过，同时这也为办公自动化引入档案管理领域打下了坚实的基础。档案管理的日常工作，其繁琐程度以及高劳动强度是为大家所知的，因此，档案管理领域引入办公自动化技术，对于企事业单位必然会产生促进作用。
1.加强档案管理自动化的意义
　　每一份档案对于企事业单位的发展都有着特殊的意义，不但要对其进行妥善保存，而且还要长时间保存。但是过去以纸张为载体的档案管理，经常面临着水、火、虫等灾害的威胁，单位经常投入大量的经费来加强这方面的管理，同时也因档案规模大，无法对其逐一进行备份，每年都会有部分档案因上述问题而导致损坏，给单位的发展带来了很大困扰。而且部分档案需要经常、反复的进行查阅，这就无法避免的对原件造成了磨损，同时也有被遗失的风险。部分单位已经选择利用扫描录入的方式对档案进行电子化处理，但是对于电子档案的保护、管理、查阅也存在着很多问题，需要我们进一步探讨。就目前档案管理办公自动化的现状来看，存在着标准化滞后，管理软件繁多，没有进行统一化管理，这些问题都影响了档案管理整体水平的提高。现阶段迫切解决的问题并不是硬件设施建设的问题，而是如何使硬件设备正常发挥出功能的问题。网络化、信息化，已经成为社会各界所广泛关注的问题，它也是人类社会发展的主要趋势，档案管理必须要顺应这一发展趋势，利用好各种优势，做好自身建设。
2.将档案管理与办公自动化相融合的措施
2.1做好宣传工作，提高领导重视程度
　　一项工作的能否顺利展开与前期的宣传工作，以及单位领导干部的重视程度有非常重大的关系，所以，档案管理人员必须要积极主动的做好档案管理的宣传与汇报工作，以便得到上级领导的支持与重视。档案管理人员，可以在征得上级领导的同意条件下，通过专题讲座、培训教育以及发放传单等方式向广大单位员工宣传《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等法律政策，目的是使单位从上到下都能够对档案管理信息化有一个必要的认识，以争取到领导、员工对档案管理工作有一个充分的认识和理解，为档案管理工作实现规范化、标准化、信息化打下基础。
2.2统一规范，加强标准化建设
　　想要做好档案管理办公自动化的标准化建设，可以从以下几个方面进行考虑：首先，加强档案管理体制建设。据笔者了解，现阶段我国很多单位的档案管理与文件管理是分开进行的，分别隶属于两个管理部门，这就使得档案管理部门无法对文件的前期进行有效的控制。所以，我们必须要从管理体制方面入手，对管理体制加以规范。单位可以考虑在内部对档案管理与文件管理实行统一领导，协调管理，促进两者同步发展。使档案管理部门能够对文件的前期处理进行有效的控制，将文件的前期处理与控制纳入档案管理部门的职责范围之内，这样就能够使为文件顺利归档打下基础。其次，规范档案管理流程标准。对文件前期处理、著录要求、电子文档格式以及归档流程进行标准化处理。最后，对技术操作进行标准化。档案信息管理系统在设计的过程中，必须要考虑到兼容性、实用性以及高效性，对技术参数、技术标准进行规范化设置，比如数据的安全标准、接口标准以及非同一类型的数据实施转化的标准等等，只有对整个系统进行标准化处理，才能够提高工作效率，降低错误发生的机率。
2.3完善对电子档案的监督管理职能
　　单位在选择档案系统管理软件的过程中，必须要选择已经通过档案管理相关机构认证，可以广泛使用的系统软件。单位内部在安装管理系统与办公自动化系统时，必须要有上级档案管理部门参与验收工作。在对电子文档进行存储时，必须一式三份，一份用于日常借阅，一份用于封存，一份另外保存备用。也就是说，从系统软件购买到安装使用整个过程都必须进行严格的监督，以防止为日后的使用埋下隐患。
2.4加强硬件设施、软件设施的基础建设
　　在硬件设施建设方面，保证各部门之间硬件设施的兼容性与匹配性，保证计算机在安全环境下运行，同时确保信息在传送过程中的稳定性与安全性。在软件设施建设方面，要及时对安全漏洞进行修补，更新杀毒软件，防火墙、防毒软件必须二十四小时开放，以防止计算机病毒、黑客对系统的入侵与攻击，以保证信息资源的安全性以及信息传输的高效性。
2.5对系统的内网与外网进行有效隔离
　　在单位办公自动化系统的内网与外网之间设置一道物理隔离层，是办公自动化系统安全性、有效性的前提。第一个保护层是路由器，路由器要将所有的IP地址进行屏蔽，再有选择的对部分地址接入到办公自动化网络系统中。第二个保护层是防火墙。绝对大部分的防火墙都有认证机制的，防火墙包括以五个基本功能，即：对进、出网络系统的数据、信息实施过滤；对进、出网络系统的访问进行有效管理；封堵禁止操作的业务；对通过防火墙的信息内容进行有效记录；对攻击网络系统的行为进行检测与提醒。
2.6加强档案管理人员的素质建设
　　任何一个体系的执行，最终都会落实到人员身上，档案管理也不例外，想要做好档案管理工作，就必须要提高档案管理人员的素质，这是实现档案管理与办公自动化更好融合的一个重要前提。档案管理人员除了要具有坚定的政治立场，纯熟的档案管理知识，同时还要具有熟练的计算机操作技能，不断努力学习，更新自己的知识架构，与时俱进，为实现档案管理事业的发展，发挥出自己应有的作用。随着计算机网络技术的快速发展，网络事故时有发展，电脑病毒日益泛滥，黑客的入侵技术 也在不断更新，这些都会对要案信息管理构成威胁。这就要求广大档案管理人员必须熟练掌握信息安全技术，努力提高自己的综合素质，为档案管理工作以及单位事业的发展贡献出自己的力量。
3.总结：
　　综上所述，经济与科技的快速发展，使传统的档案管理模式已经无法适应人们对档案管理的需求，办公自动化的出现有其必然性，它必将会在提高档案管理工作效率，以及工作质量方面发挥出巨大作用，我们可以从做好宣传工作，提高领导重视程度；统一规范，加强标准化建设；完善对电子档案的监督管理职能；加强硬件设施、软件设施的基础建设；对系统的内网与外网进行有效隔离；加强档案管理人员的素质建设等方面入手。
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