浅析企业科技档案的规范化管理与利用

　　在科技和经济发展迅速的当代，我们已飞速进入知识经济和信息时代，信息已成为比有形资产更为重要的战略资源。企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分，企业档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。[1]其中又以科技档案管理对企业档案管理的作用尤为突出。科技档案是科学技术成果的载体，是直接记述和反映科技活动的历史记录，是一种科技资源或科技储备类型的知识形态的生产力。科技档案的管理是专业性和技术性都很强的工作，对指导科研及生产建设工作起着非常重要的作用。本文的研究希望能够对铝厂的档案管理特别是科技档案管理给予一定的理论借鉴意义。

　　一、概念解析

　　1.科技档案的概念。科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像带等科技文件材料,是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。[2]

　　2.科技档案与文书档案的区别。区分科技档案与文书档案，是管理科技档案的基础，是发挥科技档案主体作用的重要条件。科技档案与文书档案都是人们社会实践活动的历史记录，都是人类知识储备的一种形式。科技档案是从人们认识自然和改造自然的活动领域产生的，记述反映的是人们进行自然科学研究和生产建设的活动。[3]文书档案是从人们认识社会和管理社会的活动领域中产生的，记述和反映的是人们管理社会的活动，包括行政管理和企业管理等。

　　二、科技档案的利用对企业发展的重要性

　　进入信息社会以来，信息尤其是科技信息的生产、收集、整理、利用、开发能力，已成为一个经济实体、一个国家强盛的标志。企业科技档案是企业信息力的重要组成部分。我们对企业科技档案的利用主要体现在以下几个方面：(1)有效利用企业科技档案，可节省人力成本，促进全社会生产力的提高。科技档案作为一种潜在的生产力，只能通过利用才可发挥作用。当科技档案被利用起来后，能够产生难以估量和替代的作用。因此，以战略眼光来看待科技档案，最大限度地发挥科技档案的作用，就能变潜在生产力为直接生产力。(2)从战术的角度利用企业科技档案，可增加科技档案存量，形成科技档案价值的开发利用的良性循环。科技档案的价值可以通过对其开发利用对其进行保值、增值，一方面提高全社会的生产力和劳动效率，另一方面，也体现在为新的科技档案的产生和科技档案存量的总体增长，因此开发利用科技档案价值的过程也就是一个使科技档案存量增长的过程。[4]

　　三、科技档案管理有效服务于企业的对策分析

　　1.严格按照国家和行业发布的各种规定、条例为指南，有效规范科技档案的管理。国家和行业发布的《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案管理规范》等法规性文件，为科技档案工作依法治档提供了法律依据。在企业档案工作中要贯彻落实国家关于科技档案工作的法规标准，使涉及科技档案部门和个人都按照法规标准管理或从事档案工作。[5]（1）要提高对企业科技档案工作的认识。企业档案工作者应善于与领导沟通，使之了解国家关于科技档案的法规标准，了解科技档案对企业发展的重要性，取得领导的理解和重视与支持，争取到在本单位行使依法管理科技档案的职权，企业档案工作者才能行之有效地依法做好科技档案工作。（2）要建立完善的企业科技档案管理制度。企业在实际工作中要依法治档，就要把国家和行业有关科技档案工作的法规，结合企业的实际，把科技文件的形成、收集整理归档、开发利用各工作环节纳入有关人员的岗位经济责任制，形成既具有指导意义又有约束力的科技档案工作程序文件，使相关部门有法可依。

　　2.建立健全企业科技档案的领导机构和管理制度。各单位的科技档案工作要执行统一领导、分级管理的原则，根据本单位的实际情况，建立健全档案的综合管理机构、专管机构或档案资料信息中心。科技档案工作是各项科技管理工作的重要组成部分，要加强对科技档案工作的领导，要把科技档案工作纳入本单位的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。

　　3.科技档案管理工作服务于企业是其最终目的。科技档案的利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准，科技档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案工作的各项基础管理的同时，应把主要精力放在科技档案的服务利用上。（1）积极主动参与企业的生产经营和管理。把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。（2）应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理，应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存入计算机，利用计算机信息管理网络传播科技档案信息，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。（3）开展科技档案信息的编研。随着计算机在科技档案管理中的应用，档案管理人员应学会专题史料编制等，提高科技档案管理效率；同时还应根据生产经营、科技开发等需要，深层次地开发利用档案信息资源，为领导决策、各部门日常工作提供决策依据和参考资料。总之，建立健全企业科技档案，促进科学技术成果传播、应用最大化，顺应时代发展是企业在新时期的必然选择。