深化高速公路档案管理工作相关思考

　　1 高速公路档案特征及作用概述

　　高速公路项目本身就是一项十分复杂的工程，在筹建之初便涉及了档案信息收集及整理工作。各类项目评估报告、施工合同、施工协议、设计图纸、会计财务报表等均是档案信息的重要来源。这些原始资料反映了高速公路项目各阶段建设的实际情况，也是高速公路工程项目施工管理的重要依据。同时，高速公路档案也是公路投入使用后产权管理、维护、扩建的重要信息依据，它对于高速公路全生命周期运营具有重要的意义。与其他类型档案相比，高速公路档案具有其典型特征[1]：（1）复杂性。通常情况下，高速公路工程项目建设周期较长，各阶段均会产生繁杂的档案资料。这些资料来源于不同部门、不同阶段，这也就决定了高速公路档案的复杂性。（2）专业性。高速公路工程档案贯穿于工程项目建设全过程当中，由于高速公路工程本身就具备了高度专业性，这也使得相关档案具备了专业性特征。（3）系统性。不同类型的高速公路档案之间均存在一定联系，只有保持这些档案信息的衔接性，才能体现出高速公路档案的完整性，也才能够将高速公路档案的价值充分发挥出来。（4）多样性。高速公路档案形式多样，既包括传统的纸质、实体资料，又包括电子、声像资料，其内容及载体都具有明显的多样化特征。

　　2 目前高速公路档案管理存在的问题分析

　　在我国高速公路发展步伐不断加快的情况下，高速公路档案管理工作也愈来愈受到重视，整体水准较以往有了大幅度提升，但在部分环节上还存在一定的问题，主要表现为以下几个方面：（1）归档不够及时。高速公路从立项到施工，再到竣工，整个过程中会涉及大量信息，这使得高速公路档案不仅信息量大、类别多，而且载体多样，给归档工作带来了一定挑战。在项目施工过程中，由于施工任务较重、工作量较大，各单位相关工作都会围绕项目施工开展，相关档案管理会受到一定程度忽视，可能会造成原始档案资料收集、增收、归档等受到影响[2]。同时，高速公路工程项目建设涉及单位众多，档案管理人员只能保证部分具有重要价值的文件资料及时归档，无法保证所有资料都按时归档。由于高速公路档案资料连贯性较强，一旦某个环节出现了问题，可能会对整个环节产生影响，会让档案管理效果大打折扣。（2）相关管理制度存在缺失。高速公路工程各参建单位均具备一套档案资料管理制度，但制度并不统一，无法形成标准化的档案管理。一方面，档案文件、技术通知等管理规定不够统一，且编号不系统，规格不统一，这进一步增加了档案资料整编难度。另一方面，在竣工资料编制上要求不够清晰，缺乏针对性的措施来控制竣工文件质量[3]。再加上资料保管、资料移交相关制度存在缺失，可能会造成档案资料管理不连贯，甚至可能出现资料丢失的情况。（3）档案管理人员专业素养水平有待提升。部分档案工作人员在档案资料处理时，未能够进行规范化操作，经常会出现资料遗漏的情况。同时，未能对相关档案资料进行分类别管理，导致档案编整较为紊乱。还有一些档案工作人员将部分档案信息据为个人或部门所有，影响了档案的完整性。

　　3 完善高速公路档案工作的有效举措

　　3.1 加强相关人才队伍建设

　　高速公路档案工作离不开相关人才的支持。一方面，档案工作人员要做到自律、自强，以积极的态度来面对岗位工作，通过不断努力，从工作当中获得成就感。由于高速公路档案管理较为繁琐，这就要求相关人员要严格按照规范流程来处理档案资料，按时按质完成任务。一旦发现问题，要及时纠正，以保证档案工作各个环节的顺畅性。同时，档案工作人员要善于总结经验，不断学习，努力提升业务水准，获得一套适合自己的工作方法，进一步提升工作效率。另一方面，相关单位要加强档案人才培训。单位内部要针对档案工作人员的实际情况，制定出一套完整、健全的培训方案[4]。通过加强现代管理理论及方法培养、计算机信息技术培养等，协助档案工作人员提升业务水平。同时，要将培训、考核、绩效、奖惩等关联起来，起到督促作用，激发档案工作人员的积极性。除了技能培养外，还要加强档案人员职业道德培养，使其服务意识不断增强，将责任意识贯彻到日常工作当中。

　　3.2 加强档案整编工作

　　档案整编工作是高速公路档案管理的基础工作。为了构建一个标准化的档案整编流程，在项目建设初期，可结合《档案法》、《公路工程竣工验收方法》、《高速公路建设项目案卷质量标准》及项目实际特点制定相关的档案编制办法[5]。办法当中要明确规定组档方式、案卷编制、装订、编目、保管等要求，并要求档案工作人员严格按照档案编制办法来开展档案编制工作，以保证档案编制质量，促使相关工作规范化进行。

　　3.3 完善相关管理制度

　　一方面，要完善档案文件材料的形成、整理、归档、查阅及保密等制度，并明确档案管理人员责任。以权责制度为导向，将具体任务与负责人充分关联起来。督促相关工作开展，尽可能避免档案文件材料遗漏、缺失、错误，让高速公路档案管理有据可循。另一方面，建立接收档案统计台帐、档案借阅登记薄等，做到台帐清晰规范。同时，要加大制度执行力度，让档案管理工作各环节都能实现统一化、规范化。

　　3.4 保证档案资料的真实性与完整性

　　对于高速公路档案而言，真实性是其生命线，也是档案管理的重点内容。在高速公路项目建设过程中，要保证工程质量达到要求，就必须具备完整、真实的档案资料作为支持。一方面，要做好施工原始记录，保证施工原始记录的时间跨度与分项工程具体时间保持一致。在项目招投标期间，就应该提出系统性的档案管理要求；在工程质量检查过程中，也要对档案形成积累情况进行检查；在工程验收阶段，要注重验收档案的整理与收集，以保证档案资料的完整性。在项目合同当中，要明确各方单位档案管理要求及职责，明确档案质量及权属，从法律的角度来落实归档工作，进一步提升档案管理质量。

　　4 结语

　　高速公路档案管理工作是高速公路工程项目建设过程中的重要环节。参建单位要充分重视高速公路档案建设，通过完善制度、加强整编、优化培训等措施，进一步提升档案管理成效，保证档案资料的真实性与完整性，为项目建设提供可靠的信息资料依据。

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