从管理心理学角度探究高职院校的档案管理与利用

　　一、管理心理学的内涵

　　所谓管理心理学，指的就是对组织管理过程中人们的潜在心理特征与行为规律进行分析和研究的一门新兴学科，它既是管理学的一个重要分支，同时也是心理学的一大重要分支，从起源上来看，管理心理学是在工业心理学与科学管理运动的推动下逐渐出现的，其产生的最关键动因是“霍桑实验”，到上世纪六十年代左右，管理心理学开始成为一门专门的、独立的学科门类。管理心理学主要站在心理学的视角，对组织中个体的心理现象及其活动规律等进行研究，其着重强调“人”这一因素在管理过程中的作用。现阶段，管理心理学的研究内容主要涉及到以下两个方面：第一是对跨文化管理理论、团队建设、组织发展、管理决策等多方面的问题进行研究。第二是站在个体差异的视角对人员培训、选拨、评价以及薪资分配等进行深入分析和研究。管理心理学中提出的相关理论与方法，对高职院校档案管理来说具有非常大的参考价值。

　　二、当前高职院校档案管理过程中存在的主要问题

　　（1）档案管理人员的综合素质偏低。现阶段，大多数高职院校在档案管理方面都存在管理人员综合素质偏低的问题，许多管理人员都没有认识到档案管理这项工作的重要意义，管理意识非常薄弱，不具备开展档案管理工作的积极性和主动性，大部分管理人员都是在被动的状态下开展档案管理工作，这就导致档案管理工作成效?y以得到有效提升。具体来说，档案管理人员综合素质偏低主要表现在以下几个方面：第一，缺乏档案管理的专业知识。高职院校档案管理工作岗位的人员大都不具备专业知识背景，在实际开展工作的时候主观性、随意性较大，在遇到专业问题的时候往往束手无策。第二，业务技能不高。高职院校的档案管理本身就是一项专业性、系统性的工作，工作量较大，且要求管理人员必须在规定的时间内完成档案归类与整理等工作，而要达到这一目的的必备前提就是具备较高的业务素质与技能，但是当前大部分档案管理人员的业务技能都不是很高，缺乏实践经验，在具体操作过程中非常不熟练，这些都是阻碍高职院校档案管理水平提升的绊脚石。

　　（2）档案管理的信息化水平不高。当前大部分高职院校在档案管理方面的信息化建设水平都比较落后，仍然停留在传统纸质档案管理阶段，尽管这一管理模式也能将学校的重要文件信息保存下来，但是由于近些年高职院校的不断扩招以及建设规模的显著扩大，档案信息数量的增幅非常之大，这些大量的档案信息如果只是采用纸质档案来进行管理的话，必定会占用大量的空间，而且在查询档案的时候也极为不便。相反，如果引入信息化管理系统，不仅能节省纸质档案管理存储的空间，同时还能提高档案管理效率与质量。由此可见，加强对高职院校档案管理信息化建设是非常必要的。

　　（3）管理者缺乏档案管理意识。我国许多高职院校都认为档案管理工作并不是很重要，在开展此项工作时的态度也比较敷衍，有的甚至直接略过了此项工作，致使相关人员在需要用到档案信息的时候根本无从查阅，这对学校的长远发展来说是非常不利的。高职院校在看待档案管理这项工作的时候往往存在一个误区，那就是认为档案管理工作就是对各种文件信息进行简单整理，档案管理人员只要将档案信息汇总保管起来就行了，正是由于存在这样的错误思想，导致档案信息在管理过程中缺乏完善的管理机制与先进设备，经常出现档案资料信息丢失、缺漏等问题。

　　三、管理心理学角度下高职院校档案管理与利用的对策

　　（1）适当拓展档案管理工作人员的职业空间，提高其职业地位。根据管理心理学中的“双因素理论”，要实现个体工作积极性与主动性的最大限度激发，最为重要的就是使其产生“满足感”，因此，要确保高职院校档案管理工作的高效化开展，就必须使管理工作人员得到“满足”，适当拓展档案管理人员的职业上升空间，使其职业地位得到提升。具体来说，应当从下列几个方面着手：首先，应当注重对档案管理人员业务能力的培养。可定期组织管理人员参与内部业务培训活动，或者组织其到各单位进行交流学习，积极吸取和借鉴相关单位档案管理的有益经验，与此同时，还应当出台支持其进行学历深造的优惠政策，从而让他们的工作满足感得到进一步提升。其次，应当在档案管理人员职称评定上给予适当的优惠政策，可在职称评定数量、评审条件等方面适当向其倾斜，不断拓宽其专业技术职务的上升空间，使其通过职称的获得不断增强工作成就感。最后，应当构建完善的档案管理工作激励机制，实施工作绩效考核制度，对表现优秀的管理人员给予一定的物质或精神奖励，满足其希望通过劳动获得精神与物质回报的需求，从而增强其工作主动性与积极性。

　　（2）提高对档案管理工作的重视度，制定明确的档案管理与利用目标。管理心理学认为，一个组织中共同目标的确定对所有个体行为都具有导向作用，有助于激发出个体为目标不断奋斗的动力和潜能。因此，高职院校在开展档案管理工作之前，必须制定明确的档案管理与利用目标，学校领导应将档案管理工作摆在重要位置，设置专门的档案管理机构，并健全档案管理工作机制，配备数量足够的管理人员，加快建立档案管理信息化系统，为档案管理工作的顺利高效开展提供有利条件。

　　（3）满足档案利用者的各种心理需求，不断提高档案利用服务质量。首先，应当构建科学而完善的档案服务体系，采用人性化档案利用服务模式，把档案的利用和日常工作习惯有效联系起来，并配置完善的档案利用硬件系统，使利用者能在不同时间和空间进行档案信息的快速查询和获取，满足其追求快捷、方便的心理需求。其次，应当把握好档案利用者的心理特点，通过改善档案利用条件、打造利用服务跟踪反馈平台等措施来不断提升档案利用服务的整体质量。

　　综上所述，管理心理学对高职院校档案管理与利用工作的开展来说具有非常重要的意义。根据当前我国高职院校在档案管理过程中存在的管理意识缺乏、信息化程度不高等问题，应当在今后的档案管理工作实践中不断提高对档案管理工作的重视度，制定明确的档案管理目标，并更多地考虑档案利用者的内心需求，使档案利用服务质量得到进一步提升。

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