信息化视角下的广电档案管理

　　随着广电事业的进一步发展，广电事业的重要性愈加显现。作为广电事业的重要组成部分，广电系统档案也要适应广电事业的发展需要，与时俱进，采用现代化的信息技术，实现管理质的飞跃。

　　1 广电档案管理的重要性

　　毋庸讳言，广电档案作为广电系统一个不可少的组成部分，对于广电事业的发展有着举足轻重的作用。需要说明的是，随时计算机和互联网技术的迅速普及和广泛利用，广电系统迈入了一个快速发展的轨道。可以说，传统意义上的广电系统档案管理方式，效率低、保密性差，这对于随时产生大量的文件和数据的档案部门，对于档案需要随时查找、更新和维护带来了不少的困难，远远不能满足广电事业发展的需求。作为计算机和互联网技术应用的一部分，使用计算机和互联网技术对广电档案信息进行管理，具有着传统管理所无法比拟的优点----检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。

　　众所周知，广电系统不同于其他行业，档案产生量大，形式多样化，不仅包括普通的文本文件，还包括大量的图表、声像等多媒体文件，载体存在寿命低、操作复杂。在此情形下，这就需要广电系统档案部门要采用现代化的信息技术，实现存储技术与检索手段的多样化，实现有效保存和充分利用，最大限度发挥档案信息的传承与查阅功能。

　　2 档案管理方式变革的必要性

　　现代信息技术的普及和运用，为广电系统档案部门摒弃原有的管理方式、实现信息技术提供了可行性：

　　1、原有方式效率低下 传统管理模式依赖管理人员的经验，大量档案信息零散，系统化程度低；手工操作导致档案整理、归档中产生一定差错，修正困难，造成档案管理低效率。

　　2、易损毁、遗失 需要说明的是，传统档案多以纸质形式存在，而纸质文本存在缺陷，对保存温度、温度、空间大小要求高，一旦环境发生变化如自然灾害或者人为疏忽，有可能造成原始材料的损毁或遗失，损失无法挽回。

　　3、利用率不高 基于人工管理的传统档案管理即使是借助于计算机管理，也只是基于单机管理模式。用户即使想要查询使用信息，也必须通过档案管理人员手工查阅，需要动用大量的人力、物力，效率极低，档案的循环利用低显而易见。

　　3 信息化视角下的广电档案管理

　　基于以上所述，广电系统档案部门要充分认识信息技术在档案管理中的重要性，采用现代信息技术，实现网络智能化管理模式，提升档案循环使用价值，助力广电事业快速发展。

　　1、管理理念变化 实现广电系统档案信息管理的变革，不单单是管理手段、内容的信息革命，更重要的在于是档案管理人员的管理理念的变革。传统管理观念认为，档案只是作为一种记录手段，很难发挥其应有的效益功能，不少档案产生部门对档案中的内容知之甚少，甚至是一无所知，因此，档案对档案所涉及部门人员的发展和促进作用也就发挥有限。网络时代，可以让广电系统各个部门自已参与档案的管理，档案管理人员充当守门人的角色，既减轻了管理人员的工作量，也有效的发挥了其他部门的参与积极性，使得他们在管理自己档案的过程中，不断的进行反思，不断的提高自己；而广电系统档案管理人员在实施守门人角色时，也担负着非常重要的职责，要对档案信息的真实性进行把关、建立档案的索引机制，因此，需要档案管理人员精通档案管理专业知识，熟悉计算机、数字信息技术。

　　2、管理内容变革 原有的档案管理方式下的档案管理内容形式单一，对真实性验证存在一定困难，甚至可能存在造假行为，管理人员必须具备相当的责任心与专业能力，能够鉴别与剔除虚假信息；信息技术的运用，使档案管理采用数字化处理，数字存储技术，由纸质媒体为主向多媒体方向发展，促进了档案信息管理内容的丰富与完善，使档案内容更加能够全面的反映与展示被管理人员的信息，使得档案信息不光是被管理人工作过程的记录，也成为他们事业发展的有效的添加剂，使他们在阅读信息时不断促进自身的反思，更加全面的发展。

　　3、应用方式变革 原有的档案管理下的档案应用率低，这主要是由人工管理的特点决定的。人工管理下的档案查阅，用户需要直接接触有关的原始文件，一旦原始文件被恶意篡改，其损失无法挽回，为了保证档案文件的原始性，档案部门只能对档案信息的查阅进行严格的限制，使得普通用户无法接触，档案的经济效益和社会价值大打折扣。 应用计算机信息技术管理后，由于档案信息中存在的只是原始信息的数字化形式，对于计算机数据可通过多种方式进行保护，确保了信息的完整性、原始性与真实性；而信息技术可以根据各类不同人群设置不同的查询权限，使得用户只能在自己规定的权限内查阅到相关档案信息，从而保护了档案信息的机密性。

　　4、获取方式变革 运用计算机信息技术进行数字化处理，使得档案信息的获取方式发生了变化，由纸质信息向各种媒体信息发展。纸质信息可以通过扫描、拍照等形式进行数字化处理；接收档案时可以要求档案提供者直接提供电子版信息，并与原始的纸质版信息进行比对，确保真实性；为防止电子信息被恶意篡改，通过诸如数字水印、数字加密等方式?Χ嗝教逍畔⒔?行数据加密。

　　广电事业的发展对广电档案管理提出了更高要求，档案管理部门要积极适应新形势，与时俱进，采用现代化的信息技术，提升信息管理理念，革新档案管理内容，变革管理形势，真正实现管理质的飞跃。

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