浅析会计档案管理

　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）13-0150-01

　　一、会计档案的作用

　　（1）为单位的财务工作及经营管理提供决策依据

　　经济工作必须按照经济规律办事，力求以最小的劳动耗费获取最大的经济效益。财务软件中的会计档案中所记载的各种事项和数据，均是本单位执行国家预算或经营活动的原始记录。通过利用会计档案，可以分析、对比历年来各项资金的来源和运用情况，以及财务、成本计划执行情况，查明获得成绩和出现失误的原因，为各单位内部财务工作及经营管理提供决策依据。

　　（2）为保护国家财产、查处经济案件提供有力证据

　　会计档案，尤其会计凭证，既是登记账簿的依据，又是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。它保留了许多历史标记，如经济事项中经办人员、财会人员、单位负责人等相关人员的签字、印章等，均为真凭实证，是揭露和查处经济犯罪活动的有力证据。各类账簿可以随时反映各单位的资产的增减变化情况和实有数额，查明财产的保管和使用情况，从而有效地保护国家财产安全。

　　（3）为研究会计历史和经济发展提供研究资料

　　会计档案是各单位在特定的经济活动中形成的，反映了一定时期内国家的财政、经济、政策及会计核算的原则、方法和程序，记载着各种经济业务的数据和事实，具有重要的查考、利用价值，为研究会计历史和经济发展提供了丰富的原始资料。

　　二、会计档案管理中存在的问题

　　（1）对档案的重视程度不够。长期以来，一部分人员轻视档案工作，对会计档案工作的认识都存在一些误区，认为会计档案工作就是只要不丢失，不泄密，能查档就行了。忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

　　（2）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的会计档案知识培训，对会计档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，对档案的重要性、管档要求、档案收集意识淡薄。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

　　（3）会计档案管理不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者会计凭证有的项目填写不全。也不合乎会计档案管理要求。有的单位要求会计人员自行保管会计档案，不能统一按规定摆放。

　　（4）会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理缺乏科学性，没有统一的管理销毁标准，各种制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有随意性。

　　三、改进和加强会计档案管理

　　（1）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

　　由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管3年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

　　（2）规范会计档案立卷

　　会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。原始凭证粘贴时张与张之间要均匀、整齐，对于超过帐皮大中型原始凭证等应折叠摆放；银行存款对账单、应行存款余额调节表应附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订。必须使用专门的装订封皮来封粘装订线，并加盖装订的相关会计人员的印章，同时要把封皮上所要填写的内容对应填好。一切就绪后，要入档，注意必须是根据月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中。

　　移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。实行会计电算化单位存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

　　（3）建立健全会计档案的安全和保密措施

　　有些单位已经建立起综合档案室，相应的财会部门就应该按综合档案室的要求办理相关手续，并将制定好的档案移交综合档案室保管。而有些单位还没有建立综合档案室，制定好的会计档案则要在财务部门暂时保存，并要由专门的人员去进行妥善保管，还要做好防磁、防潮、防尘、防盗、防火、防霉烂、防虫蛀和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，做好在两个不同建筑物内。如果会计人员已经离职，在离职前要将会计档案交到本单位的综合档案室或财会部门进行保管，坚决不能自己存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。

　　（4）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理

　　在会计档案保管时限，各单位要严格遵守《会计档案管理办法》的规定来执行，如果期限满了要进行销毁。销毁时，要经由单位的会计档案管理部门首先提出销毁的意见，再由相关的财务部门进行鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。如果是机关、团体和事业单位需要上报本单位领导，经批准后才可销毁；企业经企业单位领导审查，再由上级主管部门批准后销毁。如果其中还有没有结清的债权债务的原始凭证，要另行留出，然后通过会计档案保管部门保管，直到账务结清为止。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。单位如果按规定对会计档案进行销毁时，要由会计档案保管部门和财会部门进行共同监督。监督的人员要认真核对清点会计档案，然后再销毁。销毁后，还要在销毁清册上签名盖章，同时将销毁的情况如实报告给单位的领导。

　　（5）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

　　会计档案首先要经过会计人员的整理，所以其就是第一责任人。会计档案的质量的高低要取决于会计人员水平的该地，如果会计人员熟知、熟练会计档案的整理，就可以提高案卷的质量。所以，要定期定点的对相关的会计人员进行培训教育，尤其上岗前的及培训更为重要。培训的内容要从最基础的开始，让他们尽快熟练会计档案管理的基本知识与操作技能。

　　（6）完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续

　　实行会计委派制的地区和部门，要根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。

　　（7）提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

　　会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不仅仅是由系统本身来决定，还取决于使用操作人员的自身素养。因此，各单位要积极开展会计知识的培训学习，并支持、组织相关人员学习，从而来提升他们会计电算化知识以及相关专业知识，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。加强会计人员素质，加强档案管理意识，及时归还手中完善好的档案。

　　三、结语：

　　总之，目前各单位财务管理中急需将强改进的就是会计档案管理的工作，各单位要加快改进、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为单位服好务。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

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