知识服务及其在档案管理中的实现

　　知识服务是知识管理的核心内容，其也是档案管理中应用的一项新技术，可以提高档案管理人员的技术水平，可以促进现代化档案馆的建设。在信息时代下，档案管理人员必须加强对新知识的学习，还要对管理的理念进行创新，要满足现代社会对档案管理工作的要求。将知识服务理念应用在档案管理工作中，可以提高档案管理人员的服务意识，下面笔者对知识服务在档案管理中的实现进行简单的介绍。

　　一、知识服务的概念

　　知识管理是一项具有创新性的管理方法，其是社会不断发展的产物，在应用的过程中，需要先在组织内部建立有效的管理机制，可以挖掘员工潜力，通过对员工的培训，可以使其掌握新的知识，从而提高工作的效率。知识服务是知识管理的重要内容，其强调对知识的创新，可以提高企业的竞争力，可以培养出更多具有创新意识的高素质人才。在信息大爆炸的时代背景下，员工必须做好知识的补给，要不断的学习新知识，还要提高创造力。知识服务可以实现人与信息的结合，可以对传统的管理理念进行创新，有助于提高企业管理的水平。知识服务需要建立相关服务体系，要实现信息的共享，还要做好知识的宣传工作，使员工积累更多知识，企业可以建立知识库，将信息资料集中在一起。在知识管理的模式下，要提供信息增值服务，要围绕知识管理提高服务的水平。

　　二、知识服务在档案管理中的实现

　　知识服务对档案管理水平的提升有着促进作用，在当前信息时代下，档案馆的管理者需要做好培训工作，还提高服务管理水平，还要提高档案文件的利用价值，管理人员需要做好文件价值的鉴定工作，还要加强对档案的整理与分类，做好检索设置工作，这样才能节约档案查找的时间。在很多现代化的档案馆中，都采用的是后管理模式，这对电子文件的管理有着极大的适用性，可以发挥出档案机构的职能。加强知识服务，可以提高社会的档案意识，可以保证档案收集的全面性，还可以增加档案利用的价值。强化人们的知识服务意识，可以促进档案事业更好的发展，下面笔者对知识服务在档案管理中的实现进行简单的介绍。

　　1、档案知识服务理念的确立

　　知识服务首先是一种理念，一种认识和组织服务的观念。与传统信息服务相比较，知识服务的目标不再是基于文献物理获取和传递的服务，而是以信息知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户的问题和环境融入用户解决问题的过程中，并能提供能够有效支持的信息增值服务。因此，档案管理与服务的目标应以此为主，而不仅仅是基于馆藏占有、劳务服务等来体现档案管理的价值。这样一种理念的确立，会使档案工作者重新审视自己的立身之本。

　　2、档案信息服务机制的创新

　　档案在信息化和市场经济的大环境下，必然以满足社会需求为宗旨。社会对档案显性知识和隐性知识的双重需求，使得档案信息服务的机制应在新环境下有新的发展，其中，档案信息咨询机构、文件中心和档案事务所等商业化服务机构的产生与发展即是应运而生的产物，它丰富了档案信息服务机制的内容，更好地发挥了档案信息与知识的作用，这是档案管理机制与体制在市场经济环境下的改革与创新。特别是档案咨询业的发展，已经由一般信息的处理过渡到利用可以辨别信息并做出取舍的能力来帮助社会组织以及个人的层次，这是档案信息服务更深层次的变革。

　　3、档案知识服务模式的新发展

　　首先，档案知识服务将是基于专业化和个人化的服务，而不是“批发性”的服务，它需要档案工作人员针对具体用户的具体需要和过程提供服务，这种服务要求纵向上全程跟踪。其次，应注重网络环境下的信息服务方式的转变，网络服务的特点体现在内容上实行增值服务，包括编制档案网络资源导引工具，能为用户提供专业分类导引和对传统的档案信息服务产品增加新的附加值，即“从提供相关信息到提供答案”的重要转变，这需要档案人员具备利用“信息解决方案”来满足用户需求的能力。它要求我们不仅掌握有关的信息技术，更要研究用户的信息需求，学习应用信息解决问题的方法，针对查询问题的具体要求和特点来解决实际问题。这正是知识服务的要求，是档案信息服务新的发展方向。

　　4、融入新的事业合作圈

　　知识管理的重要特点就是在协作系统中求得管理增值与创新，因为知识只有在整合、流动与应用中才可能增值，它需要打破更多的门户和专业壁垒，需要前所未有的协作精神，才能共享彼此的知识，这一点在电子文件管理中尤为突出。因此，档案工作此时将不再是档案部门独家经营和档案人员独善其身的行为了，而必须融入新的合作圈：

　　①档案部门将离不开信息技术专家的指导和帮助。档案管理系统的开发、维护、使用甚至增值都离不开信息技术人员，只有将档案人员的功能需求和技术人员的开发有机结合起来，才能达到系统的良性运转；

　　②档案部门将更需要与法律专家、安全专家的合作，事实上电子文件管理过程中的一些诸如知识产权问题、证据问题以及隐私权问题等等都远非档案部门一家所能担当；

　　③与网络信息服务商（ISP）的合作，将是档案信息知识服务的又一生长点。目前我国ISP有100多家，大部分从事的是接入服务和提供检索功能，多数站点没有自己的较大型的数据库，更不能提供深层次的信息服务，因而发展后劲不足；

　　④档案部门与其它信息源的合作与融合。在网络时代，利用者关心的将是如何迅速准确的获取信息，而不是信息的来源，信息共享是根本趋势，也是知识共享的基础和前提。可以预料，不仅档案馆室之间需要信息资源的协调共享，而且档案馆、图书馆和其他信息资源中心为避免信息资源管理中的重复和浪费，也会连为一体，组成一种基于通信网络之上的国家信息系统。

　　三、结语

　　本文对知识服务的概念进行了介绍，还对知识服务在档案管理中的实现进行了简单的分析，知识服务是知识管理的重要内容，增强人们的知识服务意识，可以提高人们对档案管理的重视，可以促进档案管理部门对档案文件的收集，可以提高档案的利用价值。在现代化的档案馆中，档案管理人员必须掌握先进的信息技术，还要提高档案管理意识，要做好档案的收集、整理与保管工作，要提高档案检索的方便性，这样才能为档案利用提供更大的便利，从而提高了档案馆的服务质量。

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