探析档案管理在电力企业中存在的问题及举措

　　中图分类号：GL544.5 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）15-0156-01

　　1 档案管理的内涵及意义

　　1.1 档案管理的内涵

　　档案管理，顾名思义就是档案管理员对档案信息和档案实体进行收集、整理、保管和统计的活动。档案主要分为纸质档案和电子档案两大类，纸质档案就是以纸张作为媒介和载体的一种档案，它是最常用的一种方式，也是最基本的。纸质档案在管理的过程中受内外因的相互作用，纸张很容易破损、脏污。电子档案是存储在计算机软硬盘中的档案，它是一种与纸质档案相对的档案类型，具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未来档案发展的趋势。

　　1.2 档案管理的意义

　　企业档案是企业在生产经营活动中形成的对企业有保存价值的各种文字、声像的历史记录。档案记录着企业、员工的成长，能够为企业者决策提供依据，为企业文化发展提供宣传材料。企业若管理不好档案，一旦泄露，不但会导致企业员工个人信息的泄露，更会影响企业可持续发展和企业形象。因此，档案的管理必须做到完整性、规范性、系统性。电力企业档案是企业在生产管理中逐渐积累形成的各种资料，这些资料对电力企业的生产经营活动、各项管理工作都有重要影响，做好电力企业的档案管理工作，能够确保企业平稳发展。

　　2 电力企业档案管理存在的问题

　　2.1 档案管理制度体系不完善

　　为了完善档案管理，有效利用档案资源，必须制定有效的管理制度。电力企业在档案的保管、利用、移交、鉴定方面都制定了一定的规章制度以及责任追究制度。很多大中型电力企业能够严格遵守档案管理制度，按照制度要求执行，但还是有一部分基层企业制度意识不强，将制度作为摆设，在实际工作中我行我素，没有严格按照制度的要求来执行。企业的责任追究制度也未真正发挥作用，这就导致很大一部分员工在思想上没有足够重视档案工作，导致出现一些应归档文件丢失的问题。

　　2.2 档案管理信息化水平不够成熟

　　随着科技的进步与发展，档案管理也在发展，呈现出档案信息化、数字化的现代化管理趋势。所谓档案的信息化就是运用信息技术对档案的数据、信息进行采集、整合和提供服务的过程。近几年来，国家电网公司开始进行了档案数字化工作推进工作，应该说，各个电力企业重要档案数字化率都达到了90%以上。但由于库存档案量的巨大，又有不少新的增量档案产生，而档案人员不足，信息化技术不熟练，扫描质量、速度都不能达到理想的效果，造成这个档案数字化率存在不同程度的水分。档案数字化工作是一项可以增加档案利用效率，又能有效保存原始纸质档案的最好方法。只有不断提高档案数字化水平，才能提升档案的现代化管理水平。

　　2.3 档案管理人员专业水平不达标

　　档案管理是一项程序复杂、工作量巨大的工作，不仅需要收集、整理，还需要进行分类、鉴定、归档和编研，要求档案管理人员要具备一定的专业水平。然而很多电力企业管理者对档案管理工作不重视，认为档案管理工作不如其它工作重要，一般人都能够胜任，往往派一些非专业的人员对档案进行管理，尤其是电力企业中年龄比较大的员工，这些人不具备足够的档案管理专业知识，未取得档案管理的专业技术资格证书，且计算机水平较低，不能很好的完成电子档案管理工作。有些档案管理人员有专业技术资格证书，也具备了一定的档案专业理论知识，但缺乏真正的从事档案工作的经验，依旧不能满足企业档案的发展需求。

　　3 优化电力企业档案管理措施

　　3.1 健全档案管理制度体系

　　完善的制度是企业运行的根本，也是企业发展的基础。电力企业管理具有综合性、动态性、复杂性等特征，档案管理更是如此。档案管理虽然制定了一定的制度体系，但有些制度不够完善，要根据供电企业具体需求细化档案管理制度，制定档案管理实施细则，完善档案管理制度体系。尤其是在档案的利用方面，档案的利用是档案资源价值的体现，档案不能随意被翻阅、利用，要健全档案利用体系。电力企业制定了档案管理的责任追究制度，这些制度能够明确个人责任，但很多制度尚未被有效执行。要进一步完善责任追究制度，根据谁管理谁负责的原则，明确档案管理人员的职责和权限，增强档案管理员的责任意识。此外，对档案分管领导的追责也必不可少，这样能增强领导对档案工作的重视程度，提高档案管理意识。

　　3.2 优化档案管理模式

　　落后的电力建设工程档案材料管理方式是造成档案管理数字化水平不高的一个主要原因，优化电力建设工程档案管理方式，全面推进数字化处理是极其必要的。信息化的电力建设工程档案管理方式能够快速以及利用极小的空间来完成对一个电力项目工程档案材料的统一的、有结构的管理，信息化处理能够把纸质档案与电子档案完美结合。但是想要实现工程全面的信息化档案资料管理，需要各个工程参与单位重视档案资料的整理、收集，需要配备档案信息化的软、硬件设施，如打印机、扫描仪等。同时，需要配备专门的档案人员，统一进行收集、整理、扫描归档工作。为了保证扫描质量，还得制定规范统一的工程档案信息化制度，定期接受档案部门的监督检查、培训指导。

　　3.3 提高档案管理人员素质

　　根据电力企业档案分类原则，档案可以分为文书档案、会计档案、科技档案及实物档案等。档案载体形式多样，归档和保存方式也不同，而同类型的档案也存在保管期限不同的情况。若想对档案进行有效管理，必须提升电力企业档案管理人员的整体素质。面对档案管理存在的人员老化和专业技术人才紧缺的现状，电力企业管理者要高度重视，切实强化档案管理意识，认识到档案管理工作的重要性，这是实现档案科学管理的基础。实现档案的信息化、现代化管理，必须聘用具有专业知识的人。针对档案管理人员年龄老化、结构不合理的问题，要通过学习，增强档案管理专业知识，再通过培训提升这些人的能力。档案管理是一项枯燥、繁琐的工作，要采取更多的激励措施稳定档案管理人才队伍，提高专业技术人员的积极性。

　　4 结语

　　综上所述，做好档案管理工作，提高档案管理工作质量，能更好地为电力企业发展服务。要通过建立健全档案管理制度体系，填补管理体系不完善的漏洞；通过对档案进行信息化、现代化管理，优化档案管理方式方法；通过培训学习提升档案管理人员素质，弥补管理人员专业水平不达标的缺陷。只有多措并举，才能真正提高电力企业档案管理水平。

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