浅析企业文书档案整理与保管

　　在当前社会快速发展的新形势下，网络技术和计算机技术在文书档案管理工作中应用越来越广泛，这也对文书档案整理和保管工作提出了新的要求。

　　一、做好企业文书档案整理、保管的重要性

　　文书档案具有较强的真实性，能够对企业的工作现状进行反映，同时还能够有效地促进企业的发展，是企业决策的重要信息依据，可以说文书档案在企业发展过程中发挥着至关重要的作用。当前社会已进入高速发展时期，文书档案整理和保管工作中也开始融入网络技术和计算机技术，各种先进技术与文书档案整理和保管工作有效的结合，这对文书档案管理工作的高效性具有非常重要的意义。企业档案管理人员在文书档案管理工作中，需要按照档案的内容和实际需求来进行分类，并充分的应用档案管理技术，有效的提高文书档案管理工作的效率。现阶段计算机技术在文书档案管理工作中普遍应用，这使文书档案管理工作形式发生了较大的变化，在对电子档案信息管理过程中，不需要繁杂的纸质档案，只需要借助于计算机设备即能够有效的完成管理工作，不仅档案管理人员工作量减少，而且工作效率有了大幅度的提升。利用计算机技术可以实现档案序列的自动编号、自动检索，有利于提高档案内容查找和应用的效率，而且在文书档案管理和保管中计算机技术的优势也更好的显现出来，达到了简单易行的效果。

　　二、做好企业文书档案整理和保管工作的方法

　　（一）文书档案的整理方法

　　1、做好文书档案的立卷工作。 在企业文书档案整理工作中，文书档案立卷责任部门需要安排收发人员来对档案信息进行收集和归档，并遵循文书档案的立卷制度。目前部分企业档案管理制度还不完善，档案管理工作缺乏规范性，这就导致在文书档案整理工作中相关工作缺乏规范性和全面性，从而影响文书档案的质量，导致文书档案无法满足当前企业快速发展的需求。因此企业需要有效的保证档案立卷工作的科学性和合理性，重视立卷工作，充分的发挥档案对企业的监督和控制作用，为企业的快速发展提供重要的信息服务。

　　2、文书立卷的基本要求和方法。在对文书档案进行立卷时，需要遵循文件材料的规律和联系性，有效的保证文件本身的整体性，对于不同价值的文件要做到分类整理，并根据具体保管要求采取适宜的保管方式。在对文书档案进行整理过程中，可以按照年度来进行整理。对于上下级文件可以根据文件的密切关系来分级别整理，具体的批复可以放在一起。在分类过程中也可以针对问题的专门性和问题之间的联系将文书档案进行分类别整理，在每一大类下面再按文件的多少来分成若干卷。另外还可以根据保管期限的差异进行整理，通常情况下文件保存可分为永久、长期和短期，针对保管期限的来进行分别组卷。

　　3、文书立卷的操作程序

　　（1）初步立卷。根据每年形成的材料数量，剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。

　　（2）拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素。

　　（3）卷内文件排列与编号。①卷内文件排列，密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列；②装订的案卷要编页号，卷内文件凡有文字、图像等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。

　　（二）文书档案的保管措施

　　编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。根据现行文件的格式，确定不同的模板，这样可以为计算机的自动抽词提供方便。编制计算机的归档程序，对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。

　　（三）提高档案人员的素质

　　文书档案整理和保管水平的提升与档案管理人员的素质具有直接的关系，在文书档案工作中，档案管理人员作为主体，人员素质的高低会直接关系到文书档案的高效性。因此企业需要做好档案管理人员培训教育工作，以引来有效的提高档案管理人员的专业素质和职业道德，使其保持积极、认真的工作态度，树立良好的服务意识，这样才能在文书档案工作中不断进行创新，使文书档案管理工作能够更好与社会发展的需要相适应，使文书档案能够有效的服务于企业的发展。

　　三、结束语

　　企业文书档案是对企业经营活动过程的真实记录，是企业发展过程中不可或缺的重要信息资源，是企业提升竞争力的关键所在，因此需要重视企业文书档案工作，做好企业文书档案的整理和保管，对传统的整理方式和保管方法进行创新和改进，充分的利用先进的技术手段来提高文书档案整理和保管的高效性和便捷性，充分的利用网络营资源加快推动企业文书档案整理和保管工作的快速发展，为企业的健康、持续发展提供重要的信息支持。

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