档案信息化建设问题研究

　　0.概述

　　检察机关档案信息化建设的核心是管理、利用手段和技术的现代化，使档案信息资源在整个检察系统可以共享，更好的服务于检察工作。随着电子科技信息技术的推广和普及，检察档案信息化建设为档案管理增添了快捷、安全等优势，检察档案信息化建设的最终目标是实现档案数字化、网络化管理，档案资料的收集、整理、保存、借阅等都与传统管理方式不同。当前，检察机关的信息化建设正在深入推进中，检察干警的计算机运用能力得到了有效提升，检察干警在办公、办案、办事过程中，制作了大量的电子信息文档。在检察档案工作中，应借科技强检的发展机遇，加强检察档案的科技投入，逐步加强信息化建设力度，实现档案管理的科学发展。

　　1.档案信息化建设存在的问题

　　1.1检察机关档案的收集和整理方面存在的问题

　　随着网络办公的普及，检察机关经常通过网络进行文档的传递，但一些部门对电子文件的保护措施不力，有时甚至出现对文件进行随意删改的情况。信息时代的到来，造就了档案载体形式以及档案类型的多样化，从而给档案的收集整理方面造成一些困难。在检察机关档案管理中，声像资料也占据重要地位，是检察机关档案室信息化建设的重要档案资源。影像资料由被摄录人签字按手印，然后进行保存。目前，这些影像资料一般由业务科或鉴定技术科室进行保管，还未进入档案室，从长远看为了更好的保存影像资料还是应当由档案室进行保存。检察机关加强信息化建设以后，产生了很多存储于计算机的文件和数据，从而赋予了检察档案一些新的特性。在实际的工作中，各类电子文件档案往往没有及时、全部归档，一些部门甚至没有把电子档案移交到档案室，从而造成档案收集的不完整。

　　1.2非数字化档案转化为数字化档案过程中存在的问题

　　对于一些实物档案要借助数码照相机形成数字化的照片档案进行归档。检察机关诉讼档案是每一个案件的诉讼过程反映，诉讼档案一般都是装订成卷，一案一号，每一卷都有很多文件。在短时间内很难完成对纸质档案的扫描工作，从目前检察机关现状来看，需要扫描的案卷很多，每年案卷还会递增，任务量比较大，检察机关档案的数字化不是在短时间内能够完成的，现有的诉讼管理软件尚不能很好地满足工作需要。另外，检察机关的档案管理人员的专业素质还有待提高。由于检察机关电子档案出现了多媒体信息，这就需要建立面向对象的非结构化的数据库，同时还要建立多种检索方式以满足工作需要。

　　1.3检察机关数字档案的存储和读取问题

　　检察机关所收集的电子数据，需要借助一些应用软件保存在一些存储介质上，例如磁盘、光盘、硬盘、U盘等，这类存储介质对环境要求较高，比如机械振动、磁场、有害生物、湿度、温度、灰尘、光等因素都可能会对电子档案造成破坏，从而缩短电子档案的寿命，影响数据的存储。随着电子技术的快速发展，计算机软硬件的更新换代，从而会出现不同的硬件、软件环境形成的电子档案载体难以互换、互不兼容的情况发生，对于长期保存的电子档案，随着保存时间的推移，就很有可能出现保存数据完好但是无法读取的现象。

　　2.加强档案信息化建设的对策

　　2.1健全检察机关档案管理组织

　　检察机关档案对于展示单位业绩、维护单位权利、开展创新研究、提高业务水平、进行科学管理、推动机关单位改革有着重要的作用。因此，要把检察机关档案信息化建设提高到单位发展与改革的高度进行对待，要认识到档案室信息化的重要作用，把档案室建设工作要纳入部门考核的范围，把档案建设工作落到实处，做到经费保证、人员保证、时间保证、组织保证。这些是档案事业发展与生存的根本保证，也是加快检察机关档案信息化建设的关键所在。

　　2.2努力推进检察机关档案工作的现代化水平

　　检察机关档案信息化是档案工作现代化的基础，检察机关要利用信息技术，从而达到文件、档案的一体化管理，实现档案管理的自动化，实现能够快速检索档案信息，能够通过对多媒体技术和计算机对信息资源进行形、声、文、图的加工处理，丰富档案的表现形式，能够对视频、音频、图像、文字等数据信息进行数字化存储；通过信息技术的运用，要能够实现对对大量的档案信息进行存储，并通过计算机能够进行查阅，解决档案人为损害和自然老化等问题；通过信息技术的运用达到社会公众能够方便对档案资源利用，实现档案信息资源的共享和互通；档案工作者要不断更新知识，创新档案管理工作模式，改变传统的思维理念。

　　2.3努力提高检察机关档案工作人员的综合素质

　　检察机关档案工作人员的综合素质影响到单位档案室的建设能否健康、稳定、持续地发展，高素质的档案工作人员是建设优质、高效档案室的基础。档案工作信息化建设程中，档案工作人员不但要具备档案学、情报、图书的专业知识外，而且还要掌握图像处理、数据库、网络应用、计算机操作等方面的知识，要具备一定的计算机处理能力，要积极探索适合目前档案信息化工作的新方法、新模式。目前，检察机关大多缺乏既具有计算机相关知识又具备档案专业知识的高素质人才，这些情况特别是在基层检察院更加突出。因此，要在加强对在职档案工作人员进行培训的同时，还要做好档案信息化人才的引进工作，在进行人员培训和人才引进时应遵循以下原则：一是要做到档案工作人员配备结构合理，引进人才不浪费人才；二是要对于档案工作人员的培训要针对不同对象分层次培养，要根据岗位需要进行相关技能的培养；三是对档案工作人员进行培养时，要有超前意识，使相关岗位工作人员对新设备、新技术能够提前了解。

　　2.4加强编研工作的信息化

　　首先是编研技术的多元化，由以前纯手工方式逐渐向现代化过渡，编研工作的各个环节都纳入到计算机操作和网络化管理； 其次是编研业务组合的多元化，整合档案信息资源、整合各部门力量把档案编研工作与档案目标升级、档案基础工作、数字化档案室建设等结合起来； 再次是编研成果的多元化，为了提高检察档案编研成果的质量、丰富编研成果的内容、增强档案编研成果的使用效果，将文字、图表、数据、声像等表达方式结合起来形成多元化或者多媒体的编研成果。

　　3.结论

　　加强检察机关档案信息化建设，事关检察档案事业的长足发展，是检察管理工作的重要组成部分，是检察档案管理工作实现科学化、现代化的必由之路。各级检察机关只有重视档案信息化建设的重要性，抓住档案信息化建设的机遇期，不断加强检察档案信息化建设投入力度，在配齐、配好档案信息化设备的基础上，应加快档案管理信息化、网络化研发投入和利用，加强培养档案信息化人才，完善相关管理制度，切实做好档案室信息化建设的全程管理和控制，促进检察机关工作的现代化。 [科]

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