日期:2023-01-12 阅读量:0次 所属栏目:档案管理
一、重点建设项目工程档案管理存在的问题
(一)档案意识薄弱。由于重点建设工程项目多、任务重、参建单位多、水平参差不齐,档案意识薄弱,在思想上不够重视档案管理工作。
(二)归档文件资料的管理不统一规范。一是施工技术表格式文件格式混乱,存在不统一、不规范的问题,大多数施工单位依据习惯做法自做表格,形成一个项目的表式文件内容、格式不一致,给档案的统一保管、统一利用带来不便。二是竣工图绘制不符合规范要求,工程变更的依据图文分离,变更文件与竣工图不一致等问题。
(三)项目进度与资料制作进度不同步。由于重点项目工程建设的阶段性特点,使得上一阶段形成的档案刚刚接收整理,马上就要为下一阶段的设计、施工提供服务,由于在施工过程中因种种原因经常会有一些设计变更,设计方在发出设计联络签通知施工方、建设方作适时变更,但作为归档文件有时却未及时得到更新。
(四)档案资料的收集渠道不畅通,收集难、管理差、提供利用不尽人意。如果经办人不移交资料或档案管理人员不知道、不催交、就保证不了工程档案的成套性、准确性和完整性,满足不了当前利用的需要,更反映不了项目建设的历史性和真实性。
二、采取的对策
(一)加大宣传力度,提高档案意识。加大对《中华人民共和国档案法》及相关档案工作法规的宣传力度,增强档案意识。
(二)强化管理,从源头把关。1.以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案实施办法》《企业档案管理规定》《国有企业文件材料归档办法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等为依据,结合企业实际制定本企业档案管理制度。使项目档案工作有章可循。从而提高档案管理的质量,使重点工程档案管理真正纳入规范化管理轨道。2.在合同管理中纳入重点建设项目档案管理。3.落实项目档案的领导责任制,确保工程档案的完整、准确和系统。
(三)制订方案,注重细节。做好四个管理:1.网络管理;2.跟踪管理;3.全过程管理;4.目标管理。
(四)加强建设过程中各种档案资料的收集工作。一个工程项目立项后,将产生可行性研究文件、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件直到竣工验收、试生产等各阶段的文件资料等,这些文件资料是建设项目的重要组成部分,应及时收集归档,妥善保管。在收集的过程中要注意以下几点:1.及时性。各阶段形成的文件资料,要随着进程及时收集,并要有针对性地收集。2.准确性。3.完整性,工程项目应按系统科学排列档案,使工作项目从个体到整体的构成更加合理,维护工程档案的不可分散性。4.规范性。归档的文件应为原件;文件材料的编制要按国家标准和行业标准执行。
(五)加强档案管理队伍建设,全面提高档案人员的综合素质。由于参建单位来自全国各地,且工程施工中人员变动大,从实践来看,绝大部分人员对档案工作不太了解,有的兼职人员甚至连施工工艺流程都不清楚,整理出来的工程档案千差万别,无法交工。所以必须组织各单位专兼职档案人员进行档案专业知识培训,除了学习档案管理相关法律、法规和行业规范、标准外,还必须反复强调和讲解重点建设项目中档案管理的目的和意义。除了档案专业培训外,还可以通过“以会代训”形式向专兼职档案管理人员灌输档案法律法规和基础业务知识,从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用六个环节一一进行讲解、示范、实践,提高专兼职档案管理人员的档案意识和工作能力。
三、总结
重点建设项目工程档案不仅在建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作中具有重要作用,而且在项目建成后的各项管理工作中起到最直接的凭证和依据作用。借助这些档案资料,我们可以更好地了解和认识过去、把握和服务现在、预见和指导未来。因此,我们必须做好重点建设项目中的档案管理工作,为企业经济持续、健康稳定发展提供重要保证。
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