关于报社档案管理信息化的思考

　　一、档案管理信息化的优点

　　（一）提高办公效率

　　报社的日常工作主要以采集、整理、搜索、采访、审阅、修改、查阅、统计和分析为主，这是新闻工作中记者、编辑及管理人员需要相互衔接的工作流程。将档案管理系统应用在报社中，系统由于具不各种辅助功能，所以可以根据报社中不同人员的不同活动来提供相应的辅助功能，如可以辅助记者对新闻的录入和上报，还可以对当日新闻进行查阅，记者还可以对自己上传的新闻根据自身的权限进行修改，可以通过服务器将所需要的材料进行打印，根据自身权限对档案进行归类和统计。档案管理系统的应用有效的提高了报社工作的效率。

　　（二）有利于信息交流

　　当今我们处于信息社会，信息的交流和共享具有非常重要的意义。加快档案信息化建设，可以更好将报社内部各个部门或是报社之间有效的利用网络连接起来，从而实现信息的交换，可以横向和纵向对以前的信息进行查询，这不仅有利于档案利用率的提高，而且对于档案价值也能够更好的体现出来。

　　（三）有助于档案的长期保存

　　档案管理信息化实现后，档案信息就从纸张记载的资源转变为电子资源，具有长期保存性，利用电子资源来对档案资料进行保存，并对其进行及时备份，这不仅有效的满足了人们对档案保存时间的要求，而且在保存过程档案资源的安全性和稳定性也得以大幅度的提升。

　　（四）实现了文件的安全性

　　信息化技术在档案管理工作中进行应用，通用用户权限管理和认证技术，有效的确保了档案资料的保存和传输的安全性，没有相关权限的人员无法接触到档案资料，不仅确保了档案的安全性，而且还有效的确保了档案资料的保密性。

　　（五）实现资源共享

　　档案管理信息化的实现，通过局域网将报社内各个部门或是报社之间有效的联结起来，可以及时进行档案资源的交流和传输，确保了档案信息资源共享的实现，提高了档案利用效率，为现代档案管理工作的顺利推进奠定了良好的基础。特别是对于报社来讲，档案资源的共享就意味着报社信息的共享，通过对报社内各种信息进行整合和运用，这不仅有利于报社的健康发展，而且还能够加强行业之间的交流和学习，有利于员工工作效率的提升。通过档案资源共享，有效的发挥出了档案自身的重要价值，新闻工作者能够及时对自己所需要的信息进行查询，不再受制于时间和空间的束缚。同时报社为了确保档案管理信息化的顺利实施，还需要加快培养一支专业化的档案管理队伍，采用多种形式加强其专业知识和专业技能的提升，提高其综合化素质。

　　二、档案信息化管理系统在报社档案管理工作中的应用

　　（一）管理流程

　　一是记者在进行新闻采集时，凭用户名和密码登入系统，上传其采编后的新闻。

　　二是记者可以实时对自己上传的新闻进行修改、删除等操作。

　　三是用户能查阅所有新闻，但是不能对其进行操作。

　　四是主编能够进行新闻的统计工作。

　　五是新用户需要管理员分配用户名和密码。

　　（二）主要模块

　　一是新闻采集模块。模块中可以实现上传新闻、编辑新闻功能。记者在登入系统后，可以上传自己的原创稿件并实时进行编辑、修改等操作。

　　二是新闻查询模块。用户可以根据资料名称进行模糊或者精确查询。查询结果包括资料录入时间、录入记者和具体内容。

　　三是统计分析模块。进行数据的统计和分析。可以查询、统计某一位记者所有已上传的新闻和稿件。可以根据不同的要求对所有或者部分数据进行对比分析。

　　四是用户管理模块。在此模块中用户能够修改自己的密码，用户的用户名一经确定便不能更改。新进入系统的用户，由管理员分配用户名和密码，并在数据库中添加其信息，从而完成新用户的创建工作。

　　三、报社档案管理信息化工作中需要注意的问题

　　（一）网络安全性

　　报社档案管理信息化的实现，由于是在网络环境下运行的，其具有较好的开放性和便捷性，同时也导致风险的增加。因此需要做好报社档案管理系统的安全工作，加强网络安全的防洪。不仅要确保做到信息传输过程中不会有外泄事件发生，同时还要执行严格的身份认证制度，对于用户名、密码及相应的权限，管理员要谨慎进行分析，还要对用户的活动随时进行观察。报社内的网络系统还需要加强安全防范措施，配备防火墙、杀毒软件及备份恢复系统等，确保系统的安全性。

　　（二）档案管理人员的综合素质

　　在采用信息化手段管理档案之后，传统的档案管理人员已不能满足档案管理工作。在档案管理信息化工作中，档案管理人员不仅要具有档案管理技能，档案管理人员还应具备计算机网络知识和一定的编程能力。

　　（三）实时进行维护

　　系统在运行过程中难免出现差错，其中可能有外界因素，也可能由于编写过程中不完善，如果发现运行中的错误，要及时找相应的技术人员或者开发人员进行故障的排查与修补。

　　四、结束语

　　报社作为当前媒体行业的重要组成部分，随着其不断发展和完善，对其档案管理工作的要求不断提升，在这种情况下，需要加快报社档案管理信息化建设的进程，加快观念的更新，充分的利用好新技术和新方法，从而更好的推动档案管理工作的顺利进行，确保推动报社健康、稳定的发展。

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