浅谈信息时代下公路工程档案管理和利用的重要性

　　0 引言

　　档案是历史的真实记录，不仅能再现历史，而且可借以设计未来，档案如同救火工具或救生器材，平时可能用不上，但在有些问题发生的关键时刻，却离不开它自身所起的作用。档案资料是忠实的记录者，是无声的证明人。工程档案管理是工程质量控制的关键环节，是提高工程质量的重要手段。切实提高公路工程中建设、施工、监理等各方面人员的档案意识，促进工程档案管理规范化与信息化，建立科学、有效的公路工程质量保证体系，为公路项目后营运提供高效的档案利用和查证服务。为提高档案管理的工作效率和档案利用率，作者结合自身的项目工作经验，针对信息时代背景下的档案工作中存在的问题以及管理措施，谈谈自己的一些看法：

　　1 档案信息化管理的内涵

　　档案信息化管理涵盖四个方面的内容：第一，实现档案信息的数字化和网络化；第二，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，实现档案信息高度共享；第四，档案管理模式的变革。档案管理信息化的特点：档案信息库建设是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，强调的是在数字化档案信息库环境下用户开发利用档案信息资源的便利。

　　2 信息化时代下档案管理与档案利用的重要性

　　2.1 随着现代化科学技术的发展趋势，档案管理专门软件的开发、利用和升级、信息化的利用服务，档案管理的现代化与信息化已成为不可逆转的大趋势。

　　2.2 档案管理是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发时效性和利用的广泛程度。采取信息现代化管理手段储存的各种信息，便于利用和开发，同时，产生更广泛的社会效益。

　　3 制约因素

　　现阶段，制约档案信息化建设的发展有诸多的因素，主要有以下几个方面的表现：

　　3.1 档案信息化管理基础工作薄弱

　　这主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施是指实施档案信息化管理的计算机等工具，由于硬件设备的配置需要较大的经费投入，且硬件设备的后期维护成本也较高，资金投入往往不能及时到位，导致设备配置紧张。硬件设备的不完善，直接影响到纸质档案的转换、加工处理、整理分析等工作，因此快捷高效的信息化管理工作无从谈起。软件环境是指档案信息管理各个环节的标准规范，比如纸质档案转换成电子文档这个阶段，缺乏详细统一的标准。例如：目前的公路工程在建项目，部分参建单位对扫描仪、数据备份存储器等硬件配备不重视，不舍得投入经费。其次，参建单位的档案员对纸质档案与电子档案之间的转换了解不够，常出现签证手续不齐全的情况下就将纸质文件扫描电子化，并且对扫描格式要求不清楚，直接增加了信息化管理的工作量和工作难度，不利于电子档案的保管、传递、调阅和使用。

　　3.2 可利用的档案信息资源少

　　档案部门承担着档案保管和档案利用的职能，档案部门主要依靠归档制度来保证档案实体的收集，重视内部组织管理，轻视馆藏信息的需求；重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务；重视馆藏档案信息的保密性，重视以实体为中心的保管模式，忽视以信息整合为中心的模式。长久以来，档案工作人员只是被动的以传统的归档模式收集、整理、保管，不主动对档案信息资源进行深层次的挖掘，影响了档案信息资源的有效开发，使档案信息成为永远不变的、静止的资源，大大减少了可利用的档案信息资源。

　　3.3 档案管理人员业务水平亟待提高

　　作为信息化档案管理人员，除了要熟悉档案业务知识，还要熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，而且还应具备对档案信息的加工、提炼能力，把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者。在这方面对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求，只有那些既谙熟档案管理以及档案中各类文件归档的业务知识、常用规范，又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作。但是，按照目前公路工程项目管理现状来看，由于用人体制的制约，参建单位对档案管理人力资源投入资金有限，使现有人员接受培训的机会渺茫，岗位薪酬待遇普遍低，优秀人才难以被吸纳进来，直接导致档案队伍综合素质普遍不高，严重制约了先进技术和先进管理在档案管理信息化建设中的推广和应用。

　　3.4 档案信息的保密安全性差，档案信息资源开发利用的根本是实现信息资源

　　共享，信息资源共享是通过计算机网络实现的。网络技术、病毒、木马等不安全因素的存在，使得档案信息遭到破坏、更改、泄露等现象时有发生，因此，安全保密是档案信息资源开发利用的首要保证，没有安全，档案信息资源就不可能发挥效益。这就使得档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要避免信息资源共享中造成信息泄露。

　　4 管理措施

　　针对目前公路工程项目档案信息化建设与档案管理存在的问题，现阶段加强档案管理及信息化建设主要从以下几个方面入手：

　　4.1 转变观念，创新管理体制，适应信息化时代发展要求

　　档案管理体制主要是以管为主。随着计算机和网络技术的迅猛发展，档案系统功能的不断更新，传统的档案管理工作已越来越不适应当前发展的形势，改革创新迫在眉睫。在改变以往管理理念的同时，必须改变传统的管理手段，创新管理体制，以适应信息化时代的要求。有条件的单位应设立档案管理信息化专项资金，配置必要的硬件设施，提高现代化管理手段，以实行资源共享，转变传统管理方式。也可依托专业化公司，共用信息化平台，以降低成本，实现“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。 　　广东南粤交通揭惠管理中心非常注重档案管理及信息化建设，加大硬件设备经费投入，档案室配置了计算机、打印扫描复印一体机（带彩色扫描、彩色打印模式）、档案系统服务器与档案数据备份服务器、数码相机、摄像机、光盘刻录机等硬件设施，针对一些纸质档案采用扫描仪进行数字化处理、转换，对照片及实物档案采用数码相机进行数字化加工，将其转化为PDF格式及JPG格式，形成电子文档保存于档案管理系统中，方便了档案的信息化管理与查阅利用。

　　4.2 狠抓电子化档案管理基础工作，制订相应制度，夯实信息化基础

　　随着公路工程建设不同进度阶段，资料形成的数量不断倍增，根据现代化档案管理的要求，要对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换，要求选择的软件需具备规范化、通用化，将不同类型文档进行规范的电子转换，从而产生便于收集、整理、方便利用的电子档案。同时，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。加强电子文件归档分类管理，研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，提高档案信息化管理水平。同时制订档案管理相应的制度规范和管理办法，促进档案管理尽快步入标准化、规范化轨道。广东南粤交通揭惠高速公路管理中心根据有关文件规范，制定了《广东省揭阳至惠来高速公路竣工文件编制管理办法》明确提出电子文件的整理与编制，规范了公司电子档案信息化的管理，满足了公司员工档案查阅与利用的需求。

　　4.3 采取控制措施

　　4.3.1完善控制的标准

　　对于档案管理工作而言，即完整性、准确性、系统性的量化指标。

　　（1）完整性。做到档案编制进度与高速公路建设基本同步，即从立项时就开始对项目文件分类收集，包括工程项目建议书、可行性研究及审批、初步设计、施工图设计、项目实施、交工验收、缺陷责任期及竣工验收各阶段内容。

　　（2）准确性。根据公路工程检验评定标准，质量评定单元划分，下发工程质量检验标准及工程用表，细化每道工序及检查项目，在确保资料真实可靠的前提下，达到控制工程质量的目的。

　　（3）系统性。根据高速公路建设项目的内容及形成特点，分类设置了八个一级目录，即立项文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件以及科研文件共八大类文件。各大类之间既有联系，又相互独立，便于管理和使用。

　　4.3.2 严格控制的过程

　　在档案管理工作中，我们同时使用了前馈控制、同期控制、反馈控制三个控制系统。

　　（1）前馈控制主要是组织机构的设立，档案制度建设，技术人员培训等。

　　（2）档案管理工作的同期控制：一、建立工作制度。工程伊始，管理中心、施工、监理单位都建立了档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。“四纳人”即归档工作纳入工程计划管理工作，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位责任制，纳入经济责任制。“三参加”即专职档案员参加工程例会、参加各单项验收和工程项目总验收。同时坚持“三同步”：施工和建档同步、查工程与查资料同步、评奖与评定同步，管理中心在核定施工单位“优质优价”，监理单位“优监优酬”的同时，将抽查分项工程的质量评定资料和施工原始资料的结果作为重要依据。二、实行定期检查制度。为了更好地做好工程项目档案编制工作，管理中心制订了对施工单位、监理单位定期检查督促的工作制度，采取多重检查监管措施，以每月管理中心档案专项检查、总监办月度内业检查、管理中心与总监办联合的季度检查方式，严抓各参建单位档案编制进度与质量，将检查结果通报并要求整改回复，收到了较好的效果。

　　4.3.3 反馈控制

　　我们在每月的内业资料检查过程中，注意通过系统检查、观察、听取汇报等方式收集施工、监理单位的反馈信息，进一步细化上级要求，使之更好地符合工程实际，更好地指导档案工作。

　　5 加强创新意识，充分发挥档案的利用价值

　　档案作为工程项目建设查证利用的一项重要信息资源，只有积极开发利用，才能体现档案在工程建设及通车后营运的价值和作用。做好这项工作，重点强化三种意识。一是要有积极的信息转化意识。档案是一个庞大信息库，根据需要把档案内容通过加工整理变成更直接、更便于日常查找的重要信息，才能更好地发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值。二是要加强信息服务意识，改变观念，将被动服务变为主动服务方式，更好地为公司及其员工服务，更加充分体现档案利用的价值。三是要进一步强化档案的效益意识，要使档案更加有效地为工程建设期间的各种需求开放服务。如在公路工程项目建设初期，我们会常需要调卷查阅如勘测设计图纸、施工图设计、公路用地图、项目前期各种专项报告及批复等文件，项目后期因结算或竣工决算需要，常调阅施工合同以及施工原始资料。出于调卷查阅的各种情况，而且查阅的工作信息量大，必须要通过有效的信息化管理，便捷的查询功能和查询条件，才能高效利用档案信息资源，更好地解决工程建设期间出现的各种问题以及处理的时效性，达到档案利用的目的，充分发挥档案的利用价值。

　　6 结束语

　　档案信息化建设是一项长久的工作，不仅仅是档案某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要领导的重视，档案人员的积极参与和各部门的合作，还要加强设备软、硬件的投入，制订档案管理相应的制度规范和管理办法，促进档案管理标准化、规范化。各方共同努力，加快档案的信息化建设步伐，加强工程档案管理，高效利用档案信息，做好档案利用服务。

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