信息化时代的高校图书馆档案管理

　　作者简介：王秋音（1961-），女，湖北襄阳职业技术学院图书馆。

　　[中图分类号]：G25 [文献标识码]：A

　　[文章编号]：1002-2139（2014）-06--01

　　高校图书馆档案管理的作用档案管理是图书馆工作与服务的基础和保证。在图书馆的档案中，保存着各项工作的原始记录，是最真实可靠的信息，为高校的发展做了最清晰的记录，同时，随着社会的发展和科技的进步，档案的数量激增，档案的数量也是巨大的，有很多高校的档案管理工作还存在着很多的问题。在当今这个信息化时代，要更加重视高校图书馆的档案建设工作。

　　一、高校图书馆档案的特点

　　高校的图书馆中的文档主要分为二大类一个是文件档案，一个是文书档案。对这两类不同的档案要进行分别的管理，这样才能适应在信息化时代对数据的精细化管理。我们先来了解这两类档案的特点，然后再根据其特点来进行相应的管理工作。

　　首先是文件档案的特点，文件档案主要是指，由学校的上级主管部门下达的关于图书馆的日常事务以及管理方面的相关政策性的文件，这些文件具有相当的重要性，和针对性，另外还具有一定的保密性。

　　第二是文书档案的特点，文书档案来源于高校的图书馆，是自身的一种文件。是人们在图书馆开展的提倡工作和各种活动中形成的文书的记录，由于一定的目的需要保存下来，比如会议的记录，会以的相关决定，人事方面的材料，财产的相关记录文档，以及收发的文集，照片录音等各种具有保留价值的文件等。这些文档档案内容比较丰富，涉及高校工作的方方面面，比如有图书馆的文献典籍，珍贵的历史遗留物，以及借阅登记的记录等等；另外，这些资源保留的时间较长，有些档案的内容甚至是永久保存的。这些也体现的图书馆档案价值的珍贵性。

　　在信息化时代，高校图书馆的管理工作也要跟上时代的发展，在信息化时代，数据的管理需要精细化的管理，需要对这些档案资料进行分门别类的管理，把这些档案要建立起索引系统，这些数据要落实在信息化的系统中。同时还需要相关的人员来对这些数据进行管理，要有专门的人员负责管理的工作。

　　二、高校图书馆档案存在的问题

　　目前阶段，我国的高校图书馆档案管理工作还很之后，在数字化建设方面还有很多工作需要改进。信息化时代的高校图书馆档案管理工作主要存在以下几个方面的问题。

　　首先是图书馆档案建设基础薄弱，数字化建设进展缓慢。很多高校的图书馆档案管理工作还停留在纸质化办公阶段。很多的资料还是纸质的文档，没有进行电子化的处理，也没有专门的系统对档案进行管理。这样就造成了数据的丢失风险加大了，也不利于资料的查找工作。更严重的是很多高校还没有进行数字化建设的意识，这些学校多半是基础设施还不完善，关于图书馆档案的管理工作就更没有多余的精力来治理。还有些学校的图书馆档案管理系统形同虚设，没有充分利用起来这些系统，主要表现是基础资料没有在系统中落实，系统建设和维护工作没有做到位，没有专门的人员来进行系统的维护，另外就是人员素质没有跟上数字化系统的发展，人员与系统的配备情况不吻合。这些方面的问题对信息化时代的高校图书馆档案管理工作都是极为不利的，大大影响了图书馆档案管理工作的进行。

　　第二是图书馆档案数字化资源没有得到充分的利用和开发。有些高校的图书馆档案进行了数字化的建设，其成果也是显著的。这些图书馆档案资源是极其丰富和宝贵的，他们本应该为在校师生的科研和教学工作提供更多的便利，但是实际情况却让人不容乐观。由于学校对这些资源没有进行必要的宣传工作，导致很多师生对自己学校的图书馆档案资源不甚了解，他们还在苦苦寻找资料，而这些资料就在自己学校的图书馆里面被深深地埋藏。对图书馆档案数字化资源没有得到充分的利用和开发，这样就造成了很大的资源浪费。

　　三、信息化时代高校图书馆管理工作的创新措施

　　在数字化的信息时代，根据高校图书馆档案的这些特点，要改进对其的管理工作。这些改进和创新的工作对信息化时代的高校图书馆档案管理工作是十分必要的。主要有以下几个方面的创新措施：

　　首先是加速高校图书馆档案数字化网络建设；对于一些还没有对图书馆档案进行数字化建设的学校来说，其当务之急是要进行高校图书馆档案数字化网络建设，加强自身的数字化建设工作，努力完善图书馆档案管理的信息化系统。这是对图书馆进行数字化管理的基础，没有这个图书馆档案数字化网络建设，就无从谈起对图书馆档案的信息化管理。

　　第二是加强档案自动化管理系统中的人员配备；有了这个数字化的管理系统，还要加强相关管理人员的配备和培训。要有与系统相匹配的人员来对高校的图书馆档案系统进行良好的管理，这样才能充分发挥高校图书馆档案管理系统的作用，为师生提供更多更好的服务。其中对人员的培训工作尤为重要。

　　第三是完善档案信息的安全管理。在信息化时代，信息的安全工作要引起学校的足够重视。既然这些图书馆档案资料是宝贵的，就要注重对这些资源安全性的保障工作。

　　四、结语

　　信息化时代的图书馆档案管理是一个新的命题，随着信息时代的到来和高等教育全球化的发展，高校图书馆面临着日趋激烈的竞争趋势，加强高校图书馆档案的信息化建设也是必然的趋势，很多高校都意识到了这个问题，所以，在信息化时代对高校图书馆档案的管理工作就尤为重要。要有相应的人员对其进行管理，学校要注重对图书馆档案管理工作。

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