浅谈高职院校档案管理人员的素质与提升

　　中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）07（b）-0176-01

　　高职院校档案管理对高等职业学校的教育，科研和教学方法改革进程进行全过程的原始记录和整理，做好档案管理的基础工作，档案管理人员的综合素质直接影响着档案工作的效率、水平和质量。因而档案管理人员对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。

　　1 高职院校档案管理人员综合素质的现状分析

　　目前，高职院校档案管理人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐。特别是基层档案管理人员，他们大多数是转岗或者是兼职人员，属于半路出家类型，缺乏对档案管理专业系统知识，有些甚至连档案管理的内容和要求都没有清楚的了解。档案管理人员专业知识老化，知识面较窄，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。兼职人员调整频率高，造成档案管理人员队伍不稳定，为建立规范档案管理工作增添了难度。由于大部分的档案管理人员的文化水平低，计算机技术和外语知识更加是匮乏，没有能力运用现代化的基础设施提供基本服务，更加无法提供高层次的研究和开发。 这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。究其根源，主要有以下几个方面：

　　第一，档案管理人员专业知识缺乏，编研水平有待提高。

　　高职院校档案管理是学校在从事教学，科研，管理等活动中直接形成对学生，学校的文字，声像，图片等各种形式的历史记录，是学校教育科研工作的重要组成部分。而档案编研是对档案信息深层次加工并以档案编研的形式来开发档案信息资源以实现其利用价值，这也是社会新形势对档案利用工作提出的新要求。但目前档案队伍的现状却是大部分档案管理人员学术能力差，编研能力低，没有掌握编研工作的规律和编纂技巧，不善于总结和思考。在档案编研的过程中受档案资料的限制和传统模式的制约，编研出来的材料含金量不高，无法形成研究成果。

　　第二，档案管理人员流动频繁，缺乏有效的激励和培养机制。

　　高职院校的建校历史时间短，档案管理尚处于初级阶段，但是随着高职院校的发展和扩大，对高职院校档案专业人员需求越来越高。与之相比，目前高职院校档案专业人员偏少，特别是基层档案管理人员大部分都是转岗或者兼职做档案管理工作，由于身兼多职，造成他们无暇也无心学习档案管理方法和档案专业知识。档案管理人员待遇普遍都偏低，发展空间比较窄，管理人员的工资福利与其专业贡献没有直接挂钩，无法起到激励作用，导致档案管理兼职人员频繁更换，档案管理队伍的稳定性得不到保障。在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够，影响了档案人员队伍整体素质的提高

　　第三，管理观念落后，缺乏创新意识。

　　高职院校档案管理工作是高职院校教育事业发展的重要组成部分，但是由于目前很多档案管理人员还是被误认为是学院普通行政后勤人员，档案管理工作得不到领导重视，档案管理的资金投入不足。档案管理人员很少有外出学习交流和业务培训的机会，使得档案管理方法无法与时俱进，服务效率持续低下。档案管理人员普遍不能熟练掌握计算机知识与操作技能，档案管理设备和技术落后，大部分院校还是采用手工检索、人工操作等原始的管理方式。

　　2 高职院校档案管理人员素质的提升对策

　　当今世界信息爆炸式增长，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在高职院校档案管理中广泛应用，要求管理者具有很强的专业档案管理能力，能做到精确分析归类；同时要求管理者提供大量的档案数据信息给使用者。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任。

　　第一，加强专业人才的引进与培养，稳定档案管理人员队伍。

　　新时期，档案工作在抓专业知识业务的同时要把工作的重点放在自身能力的提高上，建立一批高效的档案管理队伍。首先，高校领导要适应时代的发展，转变陈旧观念，把档案管理人员纳入专业技术人员培训的整体规划中。其次，要加强档案管理人员对多媒体技术的培训，注重电子档案接收、保管等方法的学习。第三，要引进和培养信息技术和研发型人才，提高档案人员队伍的学历水平和知识结构。第四，要保障档案人员的权益，适当提高档案人员的待遇，特别要对高层次专业人才予以重视，避免人才流失，确保档案管理人员队伍的稳定。

　　第二，强化服务意识，提高服务水平。

　　要做好档案管理工作，必须强化服务意识，提高服务水平。在工作中要树立“工作就是服务”的观念。树立以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。改变过去“重管理轻使用”、“重数量轻质质”的观念，打破从前“看摊守点”和“等客上门”的局面。强化全员档案服务意识，档案管理不但是要做好文件资料的整理，编排和归类管理，更要能根据院校档案管理的规定，利用计算机等网络设备监理电子文件的整理，编排，研究，甚至编制一些适用档案管理开发的检索工具，为高校档案工作的现代化建设提供全面、有效服务的目的。

　　第三，利用现代化技术，实现档案管理规范化。

　　随着科技的发展，计算机及网络技术在高职院校档案管理中得到广泛应用，建立数字化档案势在必行，每个档案管理人员要认真学习计算机知识和操作技能，把信息技术和网络技术应用到档案管理工作中，在建立丰富、完善的档案资源库的基础上，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性就会大大提高，通过计算机网络终端，用户可以快速查寻到所需的文件内容。凭借先进技术多渠道地为广大利用者提供高效、便捷的服务。大力开辟网上档案服务项目，尽快实现各级档案目录和信息网上自动查询，达到资源共享。

　　3 结语

　　综上所述，只有不断提高档案管理人员整体素质，才能逐步适应和实现档案管理现代化。高等职业院校只有建立一支政治可靠，业务精通，科研能力强和敢于创新的档案管理人员，才能推动档案管理事业的高速发展，才能逐步实现档案管理现代化的重要途径。

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