企业人事档案管理的现状及发展方向和管理设想

　　中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）35-0214-01

　　人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。人事档案是企业员工信息的重要载体，历史、全面、真实地记载和反映着员工个人经历、能力和德才的综合表现。人事档案包括员工的登记表、劳动调配材料、调资材料、考核、考察、任免材料，学历记载材料、参加中国共产党、共青团及民主党派材料，奖惩材料，政审材料，个人诚信材料，等九项内容。就企业而言，准确、齐全、完整的员工人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。就劳资培训档案管理而言，认真审阅接收、收集整理员工人事档案管理就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况，为合理配置人力资源提供有力依据。就企业员工个人而言，档案反映的是人生的历程。是记载人生轨迹的重要依据。它真实记录着每个人在学习、工作中的成就及过失。是评价一个人最基本、最权威的证明材料，，具有法律效用，根据这些材料，开据各类证明是档案管理工作中很重要的一项工作，哪些证明能开，哪些证明不能出据都要严格按照档案管理制度和政策办事。还有实行养老保险社会统筹之后，参加养老保险统筹还须通过人事档案管理中记载的年龄，工龄来确认，因此，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。

　　第一章提高企业员工对人事档案管理工作重要性的认识

　　1.1加强人事档案管理的宣传力度，提高企业员工对人事档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业员工宣传有关人事档案利用方面的知识，要让员工充分认识到，人事档案是反映员工综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对员工本人进行定位的重要参考，是出据各种证明材料的依据。人事档案管理并不是可有可无的，它对员工今后的工作，生活方面都有着极其重要的影响。

　　第二章人事档案管理工作要制度化、规范化、现代化

　　2.1、随着企业规模的不断扩大，人事制度改革和人员模式改变，也给人事档案管理的管理模式提出了要求。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。首先人事档案管理的工作要严格执行人事政策和规定，遵守人事档案管理规定，并不断完善人事档案保管制度的基本内容，通过制定和贯彻各种标准、规范，档案材料收集、归档和鉴别方面规范化管理。人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。保证人事档案管理工作为企业和职工发挥最大的作用。

　　2.2、传统意义上人事档案管理现代化主要是指人事档案管理库房、人事档案管理设施设备等现代化以及人事档案管理载体保管保护水平的现代化。如：在硬件上配置一些空调、除湿机、设置防火、防盗的自动监控系统。还有就是我们在这里提倡的人事档案管理现代化，是建立在先进的管理技术、共同协作严密的基础上的人事档案管理工作现代化。随着人事档案管理事业的不断发展，给保管和利用带来一系列问题。同时，利用者也对人事档案管理工作提出了更高的要求，人事档案管理工作现代化、就是利用计算机逐步使人事档案管理信息的完善的过程。信息化是人事档案管理工作的重要管理平台和技术支撑，实现人事档案管理信息资源是人事档案的发展方向。档案管理信息化是以档案原始资料信息为基础，开发一些信息软件，利用现代化工具使人事档案管理资源信息化；，规范人事档案管理信息的记录和存储，使人事档案管理有效提高查阅率，节约利用者查阅人事档案的时间，提高服务质量，提高人事档案统计工作的效率。提高人事档案管理的使用价值，为档案工作有法可依，有据可查奠定基础。

　　第三章人事档案的专职人员专业知识、知识化

　　担负档案利用管理服务工作，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，所以自身必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验。懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，这就要求经常对人事档案管理人员进行业务培训，提高人事档案管理管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。

　　第四章人事档案保管过程中的保密工作

　　随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响企业与员工利益。作为企业员工信息的重要载体，档案所具有的原始真实凭证作用及其权威性是现实客观存在的，同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考作用。保守机密是人事档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。

　　4.1 档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房按照国家有关规定单独兴建，档案库房指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

　　4.2 加强事业心和高度的保密意识，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。所以无论在什么场合，都应把保守秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

　　4.3 加强档案的日常管理。档案的查、借阅、转递、出据证明材料等应严格按规定手续办理，必须经部门领导审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后及时清对、检查。后再放还原处。

　　综上所述，在新形势下做好员工人事档案管理工作，既是企业发展的需要，也是企业的可持续发展的一个坚实的基础。人事档案管理现代化、信息化建设的意义重大，遵循人事档案管理工作的客观规律，站在新的起跑点，用新思路、新方法去研究和处理工作的各种问题，使人事档案工作管理方法科学化、管理机构高效化，管理工作现代化，人事档案管理工作标准化，为企业在人才培养、职称晋升、干部选拔，等方面的提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。为员工开据各类证明，政审材料，提供有法可依有据可查的有效凭证。

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