浅析高职院校教学的信息化档案建设

　　中图分类号：TF306 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）35-0215-01

　　一、高职院校档案管理信息化的优劣分析

　　首先，档案信息化管理可以便利档案业务工作，提升教学管理工作的效率。如果教学档案实现信息化，那么教师可以在网上直接查询和下载资料，非常便捷。在纸质档案管理时期，教师要查询某个学生的注册信息或者基本信息，教师要去档案室查找该学生的信息，如果档案尚未来得及归档，教师还要去学籍管理科去查找学生的注册信息，这耗费了教师大量的时间和精力。在教学档案信息化之后，教师想要查找一个学生的信息，只需要在网上输入其姓名和学号即可。信息化档案建设之后，学校的很多工作都可以在网上进行，每一学期教师的任课情况、多媒体教室的占用情况、每一个班级的课程安排、每一个学生的各科成绩都可以在网上通过网络档案查询得到。信息化档案建设还具备数据导出功能，教师和学生可以将数据打印出来并进行精确的数据分析。教师可以通过自己的账号去查询自己的授课任务和课程安排，学生可以通过自己的学号了解到自己以往考试的成绩以及学分。学生在毕业之后，网络可以自动形成学生在校期间的整体档案。由此可见，高职院校的信息化档案建设不仅仅可以为教师、学生提供便捷的服务，还简化了教学流程，减轻了教学强度，使得教学管理工作变得大为轻松。

　　其次，高职院校的信息化档案建设可以突破纸质教学档案在时间和空间上的限制。纸质档案查询需要档案管理人员在职监督，并且教师只能到档案管理室进行查阅。而信息化档案建设则意味着只要在授权的范围内，可以不受时间和地点的限制，随时随地查阅使用档案，只要教师和学生有需要，就可以随时进行档案查询，这大大地方便了教职工，将档案管理工作推进了新的发展时期。

　　另外，在信息化档案建设的过程中还有一些问题需要我们注意：各高职院校小信息化档案建设的过程中要注重安全性。教学档案信息化过程中必然受到网络的冲击，安全性受到一定的威胁，学校要在人力和物力上进行必要的投入，建立其监控机制。提升管理人员的保密意识，建立安全保密的制度。高职院校可以招聘和吸纳精通现代信息技术的专职人员，在网络安全保障和机器设备上增加投入。高职院校应该对病毒和黑客进行严密的防范，做好档案备份工作，建立风险预警机制，发现问题要及时解决。信息化档案建设如何实现安全管理一直是高职院校信息化档案建设的一个重点和难点。

　　高职院校应该在分析信息化档案建设的优劣之后，探讨信息化档案建设的对策和方法。

　　二、实现高职院校教学档案管理信息化，网络化的途径

　　（一）高职院校可以建立信息化档案管理制度，增强对信息化档案建设的培训，丰富教学档案的内容

　　建立教学档案信息化、网络化管理制度，规范教学档案的分类范围标准，规定信息数据采集填报人员的身份、权限，以确保教学信息资料的真实性，准确性，规定数据填报的程序要求，规定教学数据来源的责任部门及人员，规范填报数据的标准，将教学数据的采集报送工作程序化、制度化，制定高职院校教学数据采集员的培训制度，规定教学数据采集员即是教学管理人员又是各院部兼职教学档案管理人员，根据数据平台要求制订工作流程，落实检查和考核制度，使教学档案信息化采集管理形成固定模式。

　　（二）高职院校应该注重对档案管理软件的开发和使用

　　高职院校信息化档案建设的重点在于实现标准化的教学归档工作。因高职院校大部分是原来的中专学校合并升格而成，学校的教学行政管理部分和各系的分散分级管理，从领导到员工，档案意识淡薄。教学档案如何高效的归档一直是高职院校信息化档案建设的一个难点，档案管理人员对此头疼不已，因为教学档案的信息量非常大，而且信息内容复杂，没有对信息归档的统一标准，档案管理人员要在很短的周期内完成工作量很大的信息归档工作。档案管理软件可以为高职院校的档案信息化建设提供有力的平台，实现对教学的辅助管理，教学软件和数据库的应用可以使得电子数据和材料变得标准化，为标准化的信息化档案建设提供了良好的基础。高职院校要彻底地实现信息化档案建设，就必须重视对教学管理软件的提升，实现文档一体化管理，将档案管理工作从文档管理真正提升到档案管理层面。这需要高职院校的教学管理部门要转变思想，意识到纸质档案管理模式的落后性，将观念转变到档案信息化的要求上来，教学管理人员要意识到档案管理工作前期的努力是为了后期的便利。当学校和教师习惯了网络排课之后，他们便不再习惯于也不再乐意手工排课，这就是信息化档案建设的优势。高职院校在日常的工作要注重档案信息标准化平台的搭建，将没一项工作都形成标准的数据库。

　　（三）高职院校要实现档案信息化建设的集成化管理

　　集成化管理是指一种调动各相关部门力量的管理方法，它使得各单位各部门都朝着一个方向努力，实现资源的高效整合，提升了管理的效率。高职院校信息化建设如果能够实现集成化管理，那么各个教学部门之间能够形成相互协调的工作关系，使得档案信息化建设变得有效率，集成化管理是档案信息化建设的必由之路。高职院校可以在市场上购买教学管理集成系统，值得注意的是购买的集成系统往往和高职院校的教学管理系统存在不兼容之处，高职院校需要在不改变自身教学模式的基础上，将自身的集成化管理需求和购买的集成系统之间实现磨合，实现信息化管理和集成化管理的有机结合。

　　总而言之，高职院校的档案信息化建设是一项复杂而又艰巨的工程，其建设需要高职院校领导的高度重视，在人力、技术和资金上加大投入，使得信息化档案建设正式成为其工作目标。信息化档案建设建成之后，高职院校要对其进行持续监督，运用信息化档案对各个院部进行工作质量考核。将教学档案在网络上实现发布、传递和共享，为高职院校的教学管理工作和档案管理工作更好地服务。

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