高校档案馆组织结构模式探析

　　随着以网络为中心的计算机、通信、多媒体、数字化等技术的飞速发展，出现了电子档案馆、虚拟档案馆、数字档案馆等发展态势，高校档案馆在新形势下由此衍生出更多的新生功能，如何改革管理体制和运行机制，建立起合理的组织结构模式，加强核心竞争力，优化人力资源配置，顺应时代发展的需求则变得意义匪浅。

　　1高校档案馆组织结构现状分析

　　1.1高校档案馆组织结构模式类型

　　对国内高校档案馆组织结构模式进行调研，结果显示，目前国内高校档案馆存在以下两种机构设置模式。一种是按档案实体分类法纵向划分组织机构的模式，每人负责一种档案的全部工作，一般分为教学档案、党群行政、基建档案、财会档案、设备档案、产品档案、科研档案、声像档案、计算机室等部门，这是比较传统的机构划分模式，如大连海事大学、南京大学、中国科学技术大学、上海体育学院、三峡大学等；另一种是按档案业务流程横向划分组织机构的模式，按档案收集、整理、保管、利用等业务流程分为行政、技术、业务指导、资源利用、史料研究等部门，如浙江大学、复旦大学、上海交通大学、湖北师范学校、长安大学、中南财经政法大学等。

　　1.2两种组织机构模式优劣分析

　　1.2.1按档案实体分类法纵向划分

　　目前大部分高校实行这种管理机构，优点在于：第一，每一个档案人员对其所在部门的工作都了然于心，对自己所管辖的档案类别轻车熟路。如负责教学档案的档案员既要从事教学档案的收集、整理、装订、上架、利用以及档案优化与开发等其他工作。第二，每一个纵向部门都设一个负责人，便于在宏观上控制和调节所负责类目的档案工作，使该类档案工作顺利开展。缺陷：一是每个人都要对自己所管辖的档案全程管理，档案整体工作过多停留于基础性业务环节上，阻碍了档案资源的开发利用和档案工作的开拓创新；二是人员对其他部门的工作很陌生，造成岗位对人员的过分依赖，一旦某个人离岗或其他原因未到岗时，其负责的工作就会出现空缺；三是日复一日的重复工作容易使工作人员产生工作疲劳，从而缺乏档案工作归属感。

　　1.2.2按业务流程横向划分

　　按业务流程横向分段划分部门是一种对业务部门进行合理地整合与分工，按档案业务流程分段分工，成立业务科室的组织结构模式。例如信息技术部负责技术工作、业务指导部负责档案的收集和整理、档案资源部负责档案的保管和利用、史料编研部负责档案的专题开发等。此模式是近年来高校档案馆界机构与管理模式调整与改革的初步尝试，笔者认为这种划分模式较按档案实体纵向划分模式更趋明晰合理。

　　优势在于：（1）避免了一人负责一条线的结构模式中存在的工作可能脱节的问题，使工作更有针对性，更有归属感。（2）组织结构相对扁平化，分工更加专业化，有利于提高组织的效率和效能。（3）提高了档案资源的收全率。高校档案归档具有一定的季节性，专设部门统筹规划集中时间做完案卷归档和加工整理工作后，进行漏归档、特种档案或名人档案的征集工作，有效地解决了档案收集不全的问题。其缺点在于各业务部门之间可能相互不了解其他部门的工作，必须建立沟通与交流的渠道，加强各部门之间的分工与协作。

　　2创新管理理念，改革组织结构模式

　　2.1高校档案馆组织结构创新的必要性

　　2.1.1信息社会环境是改革的外因。在信息社会环境下，信息产业加速了世界经济向以信息产业为主导、以知识创新为核心的新经济迈进。高校档案馆作为知识信息资源存贮与利用的机构，生存和发展面临着社会信息化和信息服务产业的挑战。档案馆要适应外部环境的变化，就必须变革组织机构，以信息技术为支持改变档案馆传统的手工作业模式，先进技术的推动下更好地为学校广大师生、为社会服务。

　　2.1.2信息技术的发展和运用是直接动因。信息技术的发展和运用，改变了高校档案馆的运行环境和作业环境，植根于手工作业环境下的传统档案组织结构、业务流程、管理体系越来越不适应信息时代高校档案馆发展与服务的要求，所以必须从管理理念到组织机构，进行全方位、深层次的变革。

　　一是工作方式发生变化，运用现代信息技术，大部分高校档案馆实现了自动化管理，由计算机取代手工作业方式，范围覆盖档案馆各个工作层面；二是业务内容发生变化，信息技术在一定程度上改变了档案工作程序和工作流程，许多手工操作的业务被计算机取代，衍生出一些新的业务环节；三是管理方式发生变化，信息技术的运用使档案馆由过去的手工管理向计算机、网络自动化集成管理系统转变；四是信息资源的继承方式改变，传统的模式受地域空间的阻碍，使档案利用者及时掌握和获取档案信息资源受到限制，而信息技术的发展和应用，克服了远距离传播的阻碍，并能够大批量地复制档案信息资源，从根本上改变了档案信息的继承方式；五是编研工作呈现新特点，网络出版是一种借助于网络这种无形载体的新型的编研出版形式，具有成本低，出版周期短，传播速度快、范围广等特点，打破了传统档案编研信息的传播必须借助于有形载体的概念，并改变了传统出版物的弊端；利用网络技术成立“虚拟编辑室”，与兄弟院校进行编研工作的合作与交流，并可实现编研者和利用者的远程联系和沟通，提高编研质量。

　　2.1.3用户需求是内部动因。一方面，由于网络的普及，档案用户希望便捷的利用档案，从用户信息技术能力来说，他们具备一定的知识信息的获取能力，在理论上是“知识信息领域的自由人”；与此同时，档案资源的保密性和信息化的独特性，加大了档案信息资源的获取难度，这就要求高校档案馆必须重新研究和设计与网络环境相适应的工作和服务模式。另一方面，大数据时代，高校档案用户需求呈现出多样化、多层次化的态势，他们在利用学校档案馆的同时，也走向越来越多的营利和非营利的信息服务机构，使高校档案馆在档案信息获取方面的地位受到挑战，所以，高校档案馆必须改革组织机构，吸引更多的档案用户，把档案馆的服务性体现得淋漓尽致。 　　2.2高校档案馆管理理念的创新

　　从重保管向重利用服务转变，档案资源馆藏的目的是为了实现其利用价值；从量化管理向以校史研究为导向的内涵式管理理念转变，以档案研究为导向，走内涵式发展道路，以满足科研、教学不同需求的服务深度，提升高校档案的服务水平；从传统业务分工式组织机构向灵活、弹性复合型组织机构转变，引入团队组织形式，以发挥人才的积极性、创造性、提高服务效率；从自给自足的单一资源为基础提供服务向以多种资源开发为基础提供服务的方向转变，满足档案资源建设和服务手段集成化、多样化的需求。

　　2.3高校档案馆组织结构模式设置原则

　　2.3.1以提高组织管理绩效为原则。各部门职能结构清晰，决策部门在管理目标确定后，向其它业务部门下达目标任务，各业务部门各负其责，同时及时反馈目标完成和各环节运转情况，为决策部门修订目标和再决策提供依据；各部门运行关系协调，各部门之间在管理上实行纵向发展中的分段管理和横向协调中的专业管理；组织整体功能放大，各部门统筹规划，相互协调，减少内耗，大大强化档案馆的资源贮存中心和服务中心功能。

　　2.3.2以用户为导向的原则。只有充分满足用户的需求，才能真正提高工作绩效，否则就只是在满足档案馆的工作规定，用户是否满意却无从得知。以用户为导向的原则意味着档案馆必须不断改进工作流程，改革管理机构，高效、高质地提供档案利用与服务，让用户满意，档案馆工作才有意义。

　　2.3.3以业务流程为导向的原则。随着计算机和网络技术在档案馆的逐步应用，档案馆的功能不断拓展，必须对组织机构进行改革，以业务流程为导向，打破部门障碍，采用流程控制的方法提高工作效率，把直线型、职能化的组织结构向扁平化、智能化乃至学习型组织转变；把传统的以收藏和手工进行信息服务为主的组织转变为以用户为主，提供智能化的信息检索和现代化服务手段的组织，使档案工作从头至尾有整体感和归属感，建立起一套以信息网络技术为基础的与知识经济时代相适应的管理体制。

　　2.3.4以人力资源优化配置为原则。高校档案馆进行机构改革，不是撤消所有的部门，而是清除部门障碍，管理者通过对各业务部门的每个专业人员档案记录及工作分析了解掌握人力资源信息，合理进行人力资源规划和配置，使各专业知识人员各尽其才；引入团队管理方式，团队成员具有双重身份，既属于其所在部门又属于团队，无论是分散作业还是集约作战，都可以随工作的要求，随机应变，既发挥工作人员创造性又体现团队合作精神。团队管理是一种以人为中心的管理方式，提倡民主和参与，馆员在工作中自主性增强，这样既能充分调动人的潜能，又能增加组织的适应能力。

　　3.高校档案馆组织结构发展趋势

　　新形势下的档案馆管理必须借鉴、吸收管理科学的最新理论，指导档案馆管理实践适应时代发展、环境变化。在网络化、数字化环境下，高校档案馆的组织结构变革呈现出以下趋势：

　　3.1减少组织层次和分支

　　减少中间层次和纵向分支，缩小或消除部门壁垒，提高档案资源收集、整理加工、服务利用等工作的效率，以档案信息资源为基础，在组织既分散又被网络紧密联结，从而使组织结构变得柔韧化，具有很好的弹性，反应更加敏捷。

　　3.2向扁平化方向发展

　　扁平化的组织机构是一种紧张的富有弹性的新型团队组织，具有敏捷、灵活、迅速、高效的特点。它使不同专业知识的分散在组织中，通过网络凝聚时间与空间，加速知识的全方位转移。它降低了管理成本，增强了对环境的反应能力和满足用户的能力。易统筹协调，易沟通交流，易集成整合。组织的纵向缩减，必将进一步促进横向联系和交流。

　　3.3由“固性化”向“柔性化”转变

　　传统的档案馆组织结构是按档案类别纵向负责的管理方式，在档案管理和利用以手工为主的历史阶段，它是适宜的。然而在开放机制下的现代信息技术环境中，这种管理方式不适应档案资源的整理加工、深度开发研究与提供利用。柔性化结构的特点是高度分权，各职能部门不是传统意义上的独立作业，而是相互交错、相互配合、呈网络化的发展态势，体现出与时俱进的智能动态有效性。

　　3.4由“封闭式向“开放式”方向发展

　　现代通信技术的发展，各种网络化通用协议的发明，给过去封闭式的档案管理系统以拓展和开放式的资源管理平台。使扁平化的组织方式可以发挥其独特的信息资源交流优势，打破原有的格局与界限，采用开放机制联合进行档案工作创新与学术研究。

　　4.小结

　　随着经济环境与信息环境的急剧变化，高校档案馆的组织结构要根据环境的变化而变化，更新观念，锐意改革，克服传统结构的弊端，建立起柔性化、灵活化的开放式组织结构模式，优化组织结构，提高组织效能，提升高校档案工作效率、服务质量和服务水平，更好地适应时代的要求和发展，确保高校档案馆达到可持续发展和不断增强竞争力。

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