浅谈学校档案管理的现状及应对策略

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）09-0034-02

　　学校档案是学校教育、管理、运行的发展轨迹的真实记录，是学校重要的信息资源。是学校人才培养、水平评估的基础与依据，是编写校史和开展德育工作的基础，也是衡量学校综合管理水平和反映学校教育教学质量的重要标志。学校党政管理、教育教学管理工作离不开档案，然而档案管理却是一项系统的工程，是学校基础工作的重要组成部分，实践证明，积极做好学校档案的管理工作，提高利用率，充分挖掘档案的潜能，为教育教学改革服务，不仅有利于学校管理水平、教育教学质量的提高，而且有着深远的社会意义。因此，我们应该深入总结、反思以往档案管理工作中的得失、功过，改进管理方法，更科学、更合理地利用档案，推进档案管理工作的现代化建设，让档案的自身价值及社会价值得以充分实现。下面笔者就学校档案管理的现状及应对策略谈一些不太成熟的看法：

　　一、学校档案管理的现状

　　现阶段，笔者对学校档案管理状况作了深入的调查和了解，从中发现了一些问题，主要体现在如下几个方面：

　　1.思想上重视不够

　　学校档案管理工作是一项默默无闻的工作，它不像教育教学工作那样容易引人关注，也不太容易取得佳绩。长期以来，有不少教师包括部分领导干部对学校档案管理工作的认识出现一些偏差，认为档案工作不过是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能在教育教学中起到关键的作用。多数学校还把档案工作视为软任务，认为档案工作只不过是管理承办过的资料而已，不了解档案工作的内容、性质、任务，更不了解按照一定的原则和方法管理和研究档案，充分开发和利用档案资源，从而导致学校档案管理工作一直处于被动应付的境地，在学校各项活动中难以发挥应有的作用。

　　2.档案管理者业务素养不高，档案管理工作令人担忧

　　有的学校没有设定专职档案管理岗位，有的学校的档案管理者是教师兼职或是临时配备的。这些人员大多没有经过档案知识、技能等专业培训，对学校档案的重要性认识不足，对档案资料的收集、整理、归档、装订等工作不太熟悉，责任心不强，对档案工作精力投入不足，日常工作中只是将相关资料放进档案袋，没有及时整理归档，该建立的档案没有及时建立，档案流失现象时有发生，严重影响了学校档案管理的质量。加上有些教师认为学校的主要工作是教育教学，对档案资料只要用时有就可以了，无需按什么标准和要求进行整理归档，导致相关档案整理、分类缺乏统一的执行尺寸，从而使得学校档案整理、分类缺乏系统性和关联性，档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展。

　　再加上档案管理者的业务培训、专业知识更新缺乏系统的培训计划与渠道。由于档案管理者自身的专业限制加上后天的培训缺乏，从而导致了学校档案管理队伍建设跟不上高科技突飞猛进的时代步伐。

　　3.档案资料收全率低下

　　学校的档案类型应包括学校的日常管理、教研活动、教研成果等，因此，档案资料涉及面颇广，假如档案资料收集不完整、不系统、不规范，就很难保证学校在管理方面的顺利进行。学校档案资料收全率低下主要体现在如下几个方面：（1）部分一线老师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案，自编讲义、练习等资料是自己在教育教学中取得的成果，是属于私人财产，版权应归属自己，若经档案部门归档后就会自然而然成为学校财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。（2）一些外出参加会议的人员往往很少主动把会议相关文件交给档案部门归档，而档案管理者对学校外派人员参加会议的情况可能不太了解或知之甚少，进而导致了会议文件未能及时或完整归档。（3）学校各处室少有主动把各自的文件材料，重大活动计划、过程、所取成果，与兄弟学校交流所形成的资料移交档案部门，让其及时进行归档入库保管。凡此种种，都是造成档案收全率低下的主要原因。

　　4.档案信息载体结构简单

　　当前不少学校档案室（馆）的管理方式过于陈旧落后，有不少还停留在简单的手工作业阶段。有些文件或资料立卷归档后，档案管理者还需对其进行必要的加工，如调整与编目。这种机械性的手工抄写，不但工作量大，时间长、速度慢，同时也很大程度上制约着档案的处理速度。这种简单的管理模式，导致档案管理者对一些有特别价值的档案资料无法进行卓有成效的开发利用。查阅档案也由于管理方式落后，案卷调动频繁而导致磨损严重，且检索速度相当缓慢，查找准确率不高，查全率低下。

　　5.服务模式老化，服务水准跟不上信息化管理步伐

　　5.1学校档案部门作为保密单位，一直处于相对封闭的状态，同时工作性质又决定了学校档案工作的被动地位，档案管理者缺乏主人翁意识，固步自封，久而久之，形成了工作默守陈规、被动服务等落后陈旧的管理思维与方式。“坐门等客”、“过于神秘”等问题十分突出。

　　5.2档案部门在以教育教学为核心的学校中一直处于“二线”地位，全校教职员工的档案意识普遍不强，上到学校一把手下至一线教师，“重教学、轻档案”，“重保存、轻利用”的意识还有一定程度上存在，认为档案工作可有可无，对档案工作在学校发展建设中的重要性和必要性认识不足。由于对档案重视程度不够，导致其在学校资金或经费分配中一直处于“缺粮”的境地。经费严重不足，档案基础设施建设相对滞后，适应档案现代化管理需要，着力提高服务水准的技术设备配置不到位。诸多原因导致了目前不少学校档案服务模式僵化、服务水准滞后的现状。例如：学校档案管理工作依然沿用着由档案利用者提报需求，管理者被动进行人工检索，即“你要我查”的落后服务模式；档案部门计算管理系统尚未形成网络化，自成体系，不能很好地与校园网发生有机联系，档案需要者大多只能在上班的固定时间和场所进行档案查阅等。近几年来，随着学校规模的扩大，广大教职员、学生对档案利用需求量大幅度增加，档案服务时间、地域、效率的严重限制则日益成为制约学校档案管理共建工作发展的沉重枷锁。 　　6.档案数字化建设步伐较为缓慢

　　就目前学校发展情况看，不少学校的重点均放在校舍建设、与教育教学、教研密切相关的项目，对档案管理的基础设施建设投入甚少甚至零投入，因而导致不少学校的档案管理设施设备相对落后、简陋。没有计算机的档案室，档案数字化管理无疑是一片空白；有计算机网络的档案室，档案数字化管理水平也不见得有多高。虽然计算机及网络技术在学校其他部门得到广泛运用，学校管理手段不断翻新，但是真正运用计算机及网络技术来管理档案的则不多，大多还停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储原始阶段，信息量很小，对档案的收集、利用和开发作用不是很大。

　　二、改变学校档案管理现状的几个策略

　　1.进一步强化档案管理意识

　　档案是学校建设、发展的历史见证，具有重要的保存参考价值，是原始性和凭证性的重要依据。首先，必须通过多种渠道和途径加强对档案法和档案知识的宣传，让档案意识深入民心，提高档案管理者的档案意识，从思想上深刻认识到档案管理工作的重要性。高度重视档案资料的平时积累、保管，主动做好相关档案材料的收集、整理、立卷、归档等最基本的工作。其次，档案管理工作是学校改革和发展需要，是培养合格人才的需要，是管理科学化、系统化的需要，学校领导应该高度重视这项工作，把它列入学校工作的议事日程，建立档案管理领导体制，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，让广大教职员工确实认识到档案管理工作是学校管理工作中的一个不可或缺的组成部分，充分挖掘档案的参考利用潜能，有效地实现档案的社会价值。

　　2.加强档案管理队伍建设

　　档案管理是一项非常严肃的工作，容不得丝毫差错，档案管理者除了应该具备较高的政治素养和良好的工作作风外，还应具备较强的业务技能。档案学是一门专门的学问，档案工作要在档案理论的指导下进行，不仅档案管理者要培训，对于一个单位来说，各处室的档案网络管理人员也需要进行必要的培训，条件许可的话，还可以进行全员培训，以提高档案来源的质量。例如：同一所学校各处室要有一个统一的要求：办公用纸大小应统一，以便档案装订美观；书写要用碳素墨水或黑色签字笔，以防墨迹褪色；书写用纸左边须留一定的距离，便于装订；倘若是打印材料，一般可采用激光打印等等。诸如此类的档案业务基本常识应进一步渗入到每一位管理者的思想中去。此外，档案管理者要进一步深入学习和掌握《档案法》、《档案工作概述》《档案管理》等相关档案工作的法规和档案专业的基础理论知识，并娴熟运用到实际工作中，着力于档案的“收”、“管”、“用”，让学校的档案工作跟上办公自动化步伐。

　　3.采用点面有机结合的方式卓有成效地收集档案资料

　　档案管理者在收集档案材料时要做到点面有机结合，既要收集学校建设发展、学校特色诸方面的资料，也要收集师生微观方面的资料。学校宏观方面的资料主要包括：学校发展史；学校各阶段的现状、特色、规模等。而微观方面的资料相对较多，归纳起来主要有：①人员资料、教职工个人资料一般是每年要由教职工本人填写一次，学生情况一般由班主任填写。②图片资料，学校每学年举行各种活动，诸加培训、观摩、学术交流、师生奖惩及各类会议等，应按年度的登记保存。③教职工的科研论文资料。④荣誉资料，即获奖的资料，除登记外，还应将奖品的照片、证书的复印件作为资料分类、归档。

　　学校档案资料收集主要是档案管理者的职责，但也是要调动全校师生员工的积极性，一些需要教师或学生个人填写的资料就要严肃认真的填写。只有全校人员积极共同参与，学校档案资料的收集才能及时、系统、全面。

　　4.多渠道地提高档案室藏质量

　　学校要搞好档案管理工作，设备设施建设尤为关键，因为齐全的设施是做好档案管理工作的基本前提。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容，根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室、档案借阅室。以此为前提，着力提高室藏质量。其途径很多，可从以下几个方面入手：①对现有室藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。②严格把好档案质量关，进一步杜绝档案重复等问题。③加强室藏信息资源的开发，着力做好档案的编研工作，把散落在不同全宗，不同案卷的有价值的信息，分门别类编写成系统规范的参考资料。④根据不同的利用需求，编制一整套档案检索体系。⑤确保档案全宗的完整性。在归档工作中既要把握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档的资料不致混入，同时又须注意防止应归档文件的散失。尤其是在立卷中，要把同一类别且具有内在联系的文件材料组在一起，以反?一件事情的全部处理过程及来龙去脉，使立卷归档后所形成的档案既完整而又不庞杂。⑥进一步做好防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘等措施。

　　5.灵活采用动静结合的管理手段

　　实行了数字化档案管理的学校档案室（馆）原件少动、开放信息多用，是档案管理者梦寐以求的目标。就拿学生档案来说吧，它具有很强的严肃性，学生在查询学籍原件时，有时可能会私自改动原始成绩。但电子档案就不存在这个问题，非常便于成绩的查询。为此，学生档案可采用动态与静态管理相结合的方法，这种方法既能满足学生查询成绩的需求，又能保护原始学籍档案的真实性，通过网络发挥电子档案作用，避免档案实体提供利用时对档案原件调用。学校其他方面诸如党政管理、教育教学、科研等方面的档案管理也可以灵活采用这种手段。

　　6.集中统一进行管理，形成一个完整的档案管理体系

　　学校档案管理做到高度集中统一，是重视档案管理工作的重要标志之一，是强化现有的综合档案室功能的有效途径，也是减少重复工作，构建节约型社会的外在表现形式。集中统一管理学校档案，不仅应将教学档案作为重点进行归档，还应将在德育、科研诸多活动中形成的相关的诸如党政、财会、外事、基建、音像等档案进行集中统一管理，形成一个完整的、系统的档案管理体系，以大幅度地提高档案管理水平和效率。

　　总之，档案管理是学校工作的重要组成部分，是一项政策性、原则性很强的工作，因此，学校档案管理者只有深入钻研业务，提高档案管理意识，做到“以人为本，依法治档”，才能不断开拓创新，更快适应知识经济时代信息化、网络化的环境，以21世纪给档案工作发展带来的机遇与挑战为契机，把档案管理工作不断推向前进，使档案价值得以充分体现，推进教育事业的飞速发展。

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