关于档案数字化建设工作的探讨

　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）05（c）-0249-02

　　档案作为对人类社会实践活动中形成的具有保存价值的并以各种载体形式呈现出来的文件，只有将其重要作用得以在现代化建设中得到出来，那么档案和档案建设工作才有其现实的价值和意义。长期以来我国的档案管理工作都对其利用价值不重视，以致于档案工作处于封闭的状态，所以在当前信息化时代，需要充分的将档案信息资料变为有用的信息，加快档案数字化建设工作的进程，从而使档案信息资源更好的为现代化建设服务。

　　1 档案数字化的发展概述

　　1.1 档案数字化的概念

　　在各种高新技术支撑下，把各种载体的档案资源转化为档案信息，利用数字化形式进行存储，同时以网络化的形式互相联结，在计算机系统的管理下形式一个有序的档案信息库，能够提供利用，使信息资源实现共享。长期以来在我国的档案管理都是以纸质、胶片和底片等载体形式来进行的，而且在目前部分档案馆中保存的档案信息形态还是如此，这对于当前信息化时代的社会，具有较大的适应性，使档案的经济价值和社会价值无法有效的发挥出来，所以档案数字化建设具在必要性和紧迫性，是实现档案现代化管理和利用的重要保证。

　　1.2 档案数字化的发展的主要内容

　　档案数字化的发展的主要内容：档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；档案专题信息的采集与建库。

　　1.3 档案数字化的发展的作用

　　近年来，我国加牧了档案信息化建设的步伐，而档案信息化建设其中最为重要的内容即是档案数字化。这对于保护档案原件有着极其重要的作用，档案数字化有效的保护了档案原件，数字化的原件副本代替原件进行使用，而且利用缩微胶片实现了档案信息的永久保存，即使在天灾人祸情况下也不会发生毁灭性破坏，而且还可以对模糊及残缺的档案信息进行有效的修复，确保其使用价值。

　　档案数字化后，使档案的利用方式发生了较大的为化，在档案利用上不再受到数量、时间和空间的限制，一份档案可以同时提供多人进行共享使用，而且通过局域网和互联网有效的实现了档案的异地利用，使档案的利用空间得到拓展，同时在档案使用过程中，人们不必再受档案馆开关馆时间的限制，通过计算机网络人们随时可以对自己需要的档案信息进行利用。

　　档案数字化的实现有效的改变了目前各档案网站信息资源匮乏的问题，增加了信息加工的深度，使指引性信息和实质性信息增多。所以加快档案数字化建设的进程，这势必会加快我国档案行业的发展速度，使传统档案尽快向数字档案转化。

　　2 我国档案数字化建设过程中存在的问题

　　目前在我国档案数字化建设过程中还存在着很多的问题，不仅没有统一的档案信息管理标准，而且标准管理工作还较为滞后，存在名目繁多的系统，从而使整体水平难以有效的发挥出来。同时当前很大一部分档案管理人员都是老同志，这部分人员年龄较大，对于现代化的先进技术和新事物接受能力较慢，思想观念较为保守，认识不到档案数字化的重要性，对数字化专业知识缺乏，这在很大程度上限制了档案数字化建设的速度的提高。

　　在数字化建设过程中，由于受到经济基础和物质条件的制约，各单位在实施过程中整体水平存在着明显的差异，这主要体现在系统的规划、建设、运行维护和管理等方面。与此同时，各单位在信息共享方面落实不到位，效率低下，甚至不能实现信息共享，这就形成了信息孤岛现象，信息传达不到位或者根部没有收到相关信息。在数据库建设过程中，由于档案数字化系统仍处于由文件管理向数字管理系统的过渡性阶段，数据库建设水平仍有待提高。可以看出，档案数字化在实践过程中存在的相关问题，将会影响其发展和提高，因此，需要进一步提高档案信息管理的数字化和信息化。目前，由于缺乏对档案信息化和数字化的整体规划，档案管理信息系统效率较低，这严重阻碍了信息系统功能和效用的发挥，息化和数字化对档案信息的支撑作用有限，无法实现档案的科学管理，部分档案信息系统由于缺乏规范化和标准化的管理和维护，系统时常出现宕机现象，这在一定程度上也限制了档案数字化建设步伐。

　　3 加快我国档案数字化建设的发展策略

　　通过档案数字化建设，建立档案管理信息系统，能够让广大民众能够方便地获取实时档案信息，为各方档案信息的需求者提供网络平台，实现快捷、高效的档案管理模式。然而我国档案数字化建设还处于信息化建设的初步阶段，档案数字化过程中还有不少的问题，这些问题的存在和变化制约着我国档案的信息化进程。因此，推进档案数字化，必须提高档案信息管理的标准化和规范化水平，包括档案业务管理的规范性，建立健全档案标准实施规范，积极推进档案数字化建设，抓好档案标准化、规范化发展。同时要注重档案信息系统的整体效果，利用网络进行信息沟通和交流，充分档案信息系统的优势，高档案管理系统的综合能力鼓励和支持先进单位提高装备水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验。

　　此外，要重视档案信息管理的数据库建设。就目前我国档案管理的信息化状况来看，仍处于由文件管理向数据管理系统的过渡阶段，档案信息的数据库建设是指利用信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用，把利用频率和使用效率结合起来，把综合数据库的完善和提高与各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，使自动化效率大大提高。

　　加强对档案信息化和数字化进行整体规划，对档案的标准化和信息化进行统一管理，统一系统接口，使档案数字化建设有章可循，稳步推进，形成统一有序的管理系统，从而提高系统的管理水平，提高系统的利用率，大力推动档案的数字化进程和发展。

　　4 结语

　　档案工作具有复杂性和繁琐性，但由于其是信息资源管理和社会管理活动中的重要组成部分，所以利用现代化的高科技技术来实对档案信息数字化，从而使档案信息能够好的为社会建设服好务，充分的发挥出经济效益和社会效益，加快档案信息化建设的进程，这是当前档案工作的重中之重。

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