基层档案数据安全性探索

　　中图分类号：G276

　　.目前，传统的档案管理模式已不能适应当今网络时代的要求，档案的信息化、数字化管理是档案工作者正在研究的新课题，其中档案数据的安全管理工作是研究的重中之重。笔者现以基层档案数据为例，针对影响基层档案数据安全的因素，对基层档案数据安全管理工作进行了分析探讨。

　　1 影响基层档案数据安全管理的因素

　　影响基层档案数据安全的因素可归纳为环境因素、技术因素和人为因素。

　　1.1 环境因素

　　一是指水灾、火灾、雷电、台风、地震等各种自然灾害，自然灾害的发生会导致档案库房的破损甚至倒塌、基层档案数据存储载体的损毁，造成数据的破坏、信息的丢失、声像的模糊失真，甚至是基层档案数据的完全损坏。二是指气温、水、空气、磁场等自然现象，会引起生物或化学反应，比如温度、湿度过高或过低，材料变质氧化，磁场环境影响，会导致基层档案数据存储载体变质、发霉、结构强度减弱，产生磁化现象等，造成基层档案数据的丢失。三是指计算机的软件和硬件，如计算机软、硬件出现问题，也会给基层档案数据造成破坏。

　　1.2 技术因素

　　一是指系统升级引发系统缺陷和漏洞，系统更新换代的速度很快，基层档案数据对系统的依赖性很强，如果没有及时采取措施保存原有的软件、硬件系统或将原文件迁移到新的技术环境中，基层档案数据就无法有效保存和提取。另一方面，技术的局限性、系统的漏洞或缺陷，又为基层档案数据增加了被窃取、盗用、非法增删及破坏的安全隐患。二是指计算机病毒、木马与恶意代码的危害。

　　1.3 人为因素

　　一是管理疏忽，管理人员安全保密意识不强，责任心不够，容易给破坏者创造窃取基层档案数据的有乘之机，再加上基层档案数据安全缺乏相关法规制度的保护，增加了基层档案数据的安全风险。二是不正当操作，基层档案数据存储载体随着使用次数的增加，其结构性能会有一定程度的降低，不正确的操作往往使基层档案数据存储载体损伤，从而引起，读取错误，卡带等现象，甚至出现基层档案数据被修改、删除甚至丢失，引发基层档案数据所记录的信息发生改变。三是蓄意破坏，别有用心的人员盗取、篡改或蓄意破坏基层档案数据安全，造成基层档案数据内容失真或损坏，以达到获取某种利益的目的。

　　2 基层档案数据安全管理中存在的问题

　　当前基层档案数据安全事故时有发生，档案受损现象频频出现，究其原因，就是基层档案数据的保护措施，大多还停留在“头痛医头，脚痛医脚”的治标不治本的传统管理中，主要存在以下三个问题：

　　2.1 轻管理、重技术，基层档案数据保管困难

　　面对基层档案数据保护从早期的加密技术、数据备份技术发展到如今的身份认证技术、防火墙技术、权限管理等诸多技术应用的局面，档案部门大多在档案管理软件上下功夫，投入大量的精力物力，与软件公司一起合作研制开发软件产品，却忽略了相应的配套管理措施的修改完善。单从技术角度为基层档案数据提供保护是不够的，因为技术更新速度快，导致软件设备容易形成技术堡垒，会造成基层档案数据长期保管困难。

　　2.2 两头分管，职责不清，基层档案数据护意识薄弱

　　档案管理部门只负责基层档案数据的收集、整理、使用，大多把技术性保护职责放在单位的信息技术部门。档案管理部门拥有档案知识管理经验，缺乏技术知识；技术部门拥有技术，缺乏档案知识管理经验，两者分属不同部门，职责不清，对于可能发生的安全风险，他们对基层档案数据安全保护能力不强，应对突发情况的能力不高，容易产生扯皮、推诿等现象，形成管理的空白区域，造成基层档案数据丢失。

　　2.3 管理松弛，自由度高，缺乏法规制度持久保护

　　基层档案数据安全管理实施过程中，缺乏制度和标准的保障，档案工作者知识结构差异明显，增加了管理漏洞和信息风险，使得基层档案数据丢失、损毁、无法读取等破坏事件屡屡发生。同时档案工作人员、信息安全管理人员流动，变化的因素给安全保护工作带来不少隐患，影响了基层档案数据安全持续保护的效果。

　　3 确保基层档案数据安全管理的措施

　　基层档案数据安全是一项多维系统工程，单一方面提升保护并不能达到安全的真正目的。笔者试图从环境因素、技术因素以及人为因素这三方面探讨保护基层档案数据安全的有效手段。

　　3.1 从环境因素上看，要采用优质载体和适宜的存贮环境，保证档案数据存储载体物理上的安全

　　其一，光盘、磁盘、磁带的质量的好坏直接影响其使用和存贮寿命，所以一定要使用质量好、性能优的信息载体来存贮基层档案数据。其二，温湿度是影响基层档案数据存储载体使用和寿命的重要因素，按照有关规定，温度应保持在15-27度，湿度应控制在40%-60%，并且保持温湿度的相对稳定。其三，紫外线对基层档案数据存储载体危害很大，所以一定要避免强光直接照在存储载体上。其四，灰尘、有害气体会使基层档案数据存储载体受到损坏、腐蚀甚至是数据丢失，在管理过程中一定要尽量避免灰尘和有害气体的出现。其五，磁场会磁化基层档案数据存储载体，在使用和保存过程中一定要远离或屏蔽磁场。

　　3.2 从技术因素上看：要选用适宜的基层档案数据安全技术，加强网络信息安全保障

　　目前用于维护基层档案数据真实性、安全性的技术主要有以下几种，即加密鉴署技术、消息认证、身份验证、防火墙、防写措施等。比如，加密签署技术中的公钥非对称加密，即收、发文双方使用的密钥互不相同而且几乎不可能从加密之钥推导出解密之钥，主要用于正常密钥交换非常困难的地方，如互联网。又比如，防火墙是通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统，能够达到保障网络安全的目的。多种安全技术手段的运用，可以最大限度保证基层档案数据的安全。值得一提的是，这种安全是相对而非绝对的，因为任何防守和入侵技术都在不断发展更新。

　　3.3 从人为因素上看，要做好基层档案数据的科学使用及保管

　　主要从制度、管理、人员三方面做好基层档案数据的科学使用及保管。一是要建立健全基层档案数据安全法规制度，就要在我国现有基层档案数据安全法规制度的基础上，借鉴国内外先进经验，结合自身实际情况，来制定具有针对性、可操作性的安全法规体系，健全安全管理机制，使安全管理工作具有可操作性。二是运用先进的管理理念把好基层档案数据安全关，就要运用前端控制、全程管理、安全等级保护、风险管理等先进的管理理念，对基层档案管理的整个流程进行严密、精确地管理。三是加强档案管理队伍建设，提高档案人员业务水平，就要多途径引进思想好、素质高、责任心强的专业的档案人员，优化档案管理队伍结构，要对现有的技术和管理人员进行思想、业务培训，思想上的培训可以提高档案人员的政治觉悟，从思想源头上重视档案数据的安全，业务上的培训可以提高档案人员的专业素质和能力，提高档案人员的工作效率。

　　4 结束语

　　综上所述，网络时代基层档案数据安全保障比传统的档案管理难度更大，范围涵盖了实体、网络、系统、应用以及管理安全等问题，可以说是一项复杂而庞大的系统工程。要想做好基层档案数据安全管理工作，就要将各方面的因素有效管理和整合，防范破坏者钻取安全保护漏洞，构建健全完善的安全体系，才是解决基层档案数据安全的有效手段。

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