浅谈高校图书馆管理学位论文的方法

　　学位论文是高校教学过程中形成的重要档案材料，具有选题新颖、内容创新、理论与实践相结合等特点，是一种有特色、有价值的信息资源。本文将主要讨论如何由图书馆来管理学位论文。

　　一.图书馆管理学位论文的优势

　　目前，高校学位论文的管理主要有三种方式：一是由档案馆单独管理，二是由图书馆和档案馆联合管理，三是由图书馆单独管理。另外还有少数高校把学位论文暂时保管在各系部。笔者认为图书馆对学位论文的管理有其自身优势：

　　1.图书馆有专门的采编人员，可以主动地收集、加工学位论文。

　　2.图书馆单独集中管理，遵照统一的标引和分类方法，有助于形成学位论文科学管理体系。

　　3.图书馆重收藏更重利用，能够真正使学位论文为教学、科研所用，为后续毕业生参考所用。

　　4.图书馆可以同时管理纸质和电子版学位论文，并提供书目式检索和网上多种检索方法。

　　二.图书馆管理学位论文的具体措施和建议

　　2.1重视学位论文的收藏、开发和利用

　　任何一项工作若要完成得好，首先要在思想上加以重视，只有思想上高度重视了，才能在行动上加以落实。图书馆领导应该充分重视并协调各分院、系积极配合图书馆完成学位论文的收集、管理工作。

　　2.2制定和完善管理制度

　　管理制度包括：论文呈缴制度、论文加工规范、论文管理规范等。版权问题和涉密问题是管理规范的重点。考虑到版权的问题，学位论文(特别是研究生学位论文)可以进行全文阅读和部分复印；对于涉密的学位论文，规定不准复印，除作者和指导教师外，原则上一律不外漏。另外，还要在管理规范中说明纸质论文保管的年限。

　　2.3及时收集、加工，及时入藏

　　学位论文收集的数量和质量直接关系到其开发和利用的程度。在制定了学位论文呈缴制度的前提下，图书馆应掌握各院、系答辩情况并督促其及时呈缴论文，做到及时收集，及时入藏。对于电子版论文可以采取多种途径获取，如利用FTP、电子邮件业务等，但同时要保证论文的完整性。

　　另外，为方便馆藏号的确定和后续管理，在制作论文封皮时要求：

　　1)文理分开，即文、理科专业论文封皮颜色区别开来，便于后续加工和管理、利用。

　　2)书脊处要体现学位授予年、论文题名、著者名和导师名。

　　2.4选择适合的分类方法，标准化著录

　　对学位论文进行标准化著录，一方面便于掌握学位论文的馆藏情况，另一方面便于用户检索和利用。但目前我国由于没有统一的学位论文标准著录格式，许多高校都自行选择著录方法。笔者赞同一些图书馆同行提出的在用CNMARC进行著录时，尽可能多地增加检索点，诸如论文题目、作者、导师、专业、分类、主题等等，实现多种途径揭示文献信息，供读者检索需要。

　　2.5设(优秀)学位论文阅览室

　　为提高学位论文的利用率，建议图书馆设立专门的学位论文阅览室。考虑到数量过多的情况，可以改设优秀学位论文阅览室，或者将本科学位论文和研究生学位论文分别开设阅览室。保证这部分文献资源能够得到充分利用，同时为科研和教学服务。但要注意对涉密论文的保护。

　　2.6注重电子版学位论文库的开发，实现网上多入口检索

　　与纸质论文相比，电子版论文具有节省存储空间、使用方便、检索快捷等多方面优势，因此对电子版学位论文的收藏、整理和利用更符合实际需要，建立学位论文全文数据库成为一种必然趋势。其中两个重要的环节：一是要将Word文档转换成PDF格式，当前许多电子出版物都使用PDF作为标准格式；二是要建立全文检索系统，实现多入口检索。

　　三.学位论文馆藏号的选取

　　学位论文作为图书馆的一种特色馆藏文献，要有其不同于图书、期刊的专门馆藏号。便于管理和区分。以下就馆藏号的选取进行分析。

　　3.1可构成馆藏号的要素

　　1)分类号：采取与图书、期刊相同的分类体系，如中图法等，这样可以保证图书馆文献分类体系的一致性。

　　2)著者号：采用与姓名对应的学号来标识，并编制配套的著者索引。

　　3)学位授予年号：毕业年份，如：2010，能够反映出论文的新旧程度。

　　4)学科代码：按照学位论文作者所学的学科给出相应的号码，具体可参照教育部给出的学科代码表确定，或按学校自行编制的学科代码。

　　5)流水号：按照收藏的先后次序给出流水号，相当于图书的种次号。

　　6)培养单位代码：按学校分配的培养单位代码确定，不同于学科代码，前者范围更广。

　　7)导师代码：根据每名导师对应的校内代码确定。

　　3.2馆藏号的选取

　　3.2.1馆藏号选取的原则：

　　1)3.1中介绍的构成馆藏号的多个要素中，学位授予年号是必须的，因为它关系到学位论文的保存年限和替旧等业务流程，另外能够利用这一信息统计出当年毕业生人数。

　　2)为使馆藏号格式不过于复杂，可以不选用著者名和导师名，此信息在论文书脊处已经有体现。

　　3)各个要素之间可选择用“：”、“/”或“—”分隔。

　　3.2.2几种常用的馆藏号

　　1)分类号+著者/著者号+学位授予年号

　　这种馆藏号的优点是可以把相同类别的学位论文集中在一起，而且排架习惯与图书、期刊的排架习惯相同，既方便工作人员操作也符合读者的查找习惯。但分类处理需要专业人员，加工过程会比较长，时效性差。另外，如果采用著者号，则要实现按著者检索时还需查著者索引。如：G256—060401009：2010或G256：张小萌：2010。

　　2)学科代码+流水号+著者/著者号+学位授予年号

　　这种馆藏号的优点是可以把同一学科专业的学位论文集中在一起，流水号可反映每一学科的学位论文数量，操作简单，加工过程短，时效性强，不需要专门的分类人员。缺点在于需要建立专门的学科号码对照索引。如：0809：17—060401009：2010。

　　3)培养单位代码+流水号+学位授予年号

　　这种馆藏号的优点是可以把每一个培养单位的学位论文集中在一起，流水号可以统计每一个培养单位的学位论文数量，操作也同样简单，时效性强，不需专门的分类人员。缺点在于：当遇到培养单位名称变更的情况，要做具体说明。如：03—22：2010。

　　四.结语

　　综上所述，图书馆完全有能力单独保存和管理学位论文，并且在某些方面有着自己的优势，各高校可以根据本校学位论文的收藏情况和读者使用情况灵活选择馆藏号，对学位论文进行科学加工、典藏和管理，使其最大限度地满足读者需求。

　　参考文献：

　　1.孙学文.浅谈上海水产大学图书馆对研究生学位论文的管理和开发利用[J].农业图书情报学刊2007年第19卷第2期

　　2.张弦.高校图书馆学位论文管理方法分析[J].科技情报开发与经济2007年第17卷第3期

　　3.张学宏.论高校图书馆电子版学位论文的保存管理工作——以北京大学图书馆为例[J].图书馆情报工作2005年第49卷第5期

　　4.葛杭.高校图书馆档案馆联合管理学位论文之研究[J].浙江档案2004(9)

　　来源：大科技 2010年4期

　　作者：赵丽梅

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