对非国有企业档案管理的原则和体制的思考

关于非国有企业档案管理原则与体制的思考

—、引言

在一个企业中，档案管理无疑是企业管理的一个子系统。对于非国有企业，能否探索出一条行之有效的档案管理方法，其意义已经不仅仅在于是否有利于档案学理论研宄的丰富和促进，更在于能否对该企业的生存和发展发挥其实际的事功。

我国对非国有企业档案管理比较集中的探讨始于上个世纪90年代，而有探讨就必然有分歧。这种分歧既来自观念上，也来自现实中。试以如下表述为例：对于众多非国有企业，档案行政管理部门应对它们进行调查、摸底、排队，对不同行业、不同规模、不同经营方式的企业，做到心中有数，从而尽快制定、出台一批地方档案行政规章、管理标准、制度，尽量使企业不走弯路或少走弯路“抓执法检查是最重要的一个环节”等等。笔者以为，这可以看作是传统观念的典型文本，是“计划时代”“强势政府”在档案管理领域的精神延续。但是，实践似乎在证明这种判断对当代现实缺乏更宏观和深入的分析。对当代中国而言，这是对政府的力量作了过于乌托邦，或者说过于乐观的估计。其实在笔者看来，有学者指出的“理顺关系”才是真正中的之语。虽然宄竟如何理顺，这方面的研宄尚不够深入，但有一点倒是达成了共识，即将法律监控作为国家对非国有企业控制的重要手段。犹为可贵的是，对于监控本身，有学者作出了清醒的认识和反思：监管中应坚持不干扰非国有企业生产经营活动，有利于促进非国有企业加强管理，提高经济效益；有利于对国家和社会有保存价值档案的安全保管，科学利用，合理流向。”“监控方法要灵活。……可以因地制宜，‘因企制宜’。”在这个意义上说，这种观点不是袖手谈经，却体现了一种清醒、求实的色彩。

要谈非国有企业的档案管理工作，百转千回，最终还是绕不过非国有企业档案管理的原则和外部体制问题。事实证明，较为明确的、进一步探讨这些问题的时机已然成熟。虽然如此，本文的目的并不在于提出一套具体、明确而放之四海皆准的操作程序，而仅在于对非国有企业档案管理的原则和体制作一番同当下现实环境相契合的思考。

二、非国有企业档案管理应遵循的原则

谈及“原则”，不能不提及我国档案工作的基本原则。1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法)规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是用国家法律形式确定下来的我国档案工作基本原则，是指导全国档案工作的科学准则。既然如此，为什么在这里还要谈‘非国有企业档案管理应遵循的原则”？

笔者的本意是，前者的表述侧重于宏观层面，而这里谈的“非国有企业档案管理应遵循的原则”则更倾向于微观视野。但是，不仅仅如此，更重要的在于1987年《档案法》公布时所处的时代背景，即当时非国有企业无论从数量还是质量上在国民经济体系中还仅仅处于“补充”的地位，质言之，国有企业大一统的局面并没有被撼动。因此，“统一领导，分级管理”这样的宏观原则更多是对国有企业而言，其着眼点也不可能超越当时的社会现实。然而，当从产权到制度都与从前的国有企业迥异的非国有企业发展到今天成为一股不可忽视的力量时，我们显然不宜再将原来的宏观原则作过于教条和机械化的理解。因此，今天从微观层面上提出“非国有企业档案管理应遵循的原则”，可以说是改革深入发展的内在要求。这与其说是一种变革，毋宁说是一种发展、完善。

1、效益性原则

企业是以盈利为根本目的，从这个意义上说，市场经济下的企业首要遵循的是效益原则。企业档案管理讲求效益性从根本上说是市场经济的客观要求和体现。

所谓效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在这一小一大间寻求一个最佳的平衡点。

效益性原则的贯彻过程，本身就是一个冲出偏见的过程一个审视成法的过程。如果能以国外企业的管理方式为鉴，那么日本的经验让人不无启迪。日本实行的是政府主导下的市场经济，既有别于英美式的自由市场经济，也有别于西、北欧的社会市场经济。日本民间企业在对重大事项进行决策时，一定要对投入资本额及预期收到的效果进行比较研宄。在实施“设置完备的档案管理体制”时，日本的民间企业总希望获取大大超过投入的成效。事实上，他们在实践中很少走集中统一保管的道路，而是分散管理。民间企业按各自独立的意志决策的管理方式，是日本社会适应现代化进程的一种制度选择。

如果放到整个国家和社会的视野来考虑，效益性原则最终还涉及到非国有企业档案管理的外部体制问题。在此背景之下，笔者愿意引入一个理论的参照系，即乔治。索罗斯在《开放社会：改革全球资本主义》—书中提出的关于一个开放社会的“基层化原则”。根据基层化原则，凡是由民间组织可以完成的事情不应该由政府来完成，凡是由个人或家庭可以完成的事情不应该由政府或民间组织来完成，其优越性正在于个人、民间以及其他基层单位能够将决策和管理的合理性提升到最大限度，因为它们具备更为充分的人力、物力、动力以及知情程度来解决各自的问题。在这一思路下，除去企业和员工本身，各种官方色彩相对淡出的档案中介机构、各种行业协会和档案工作者协会将有所作为。关于这一体制问题，在后文还将进一步谈及。

2、自主性原则

顾名思义，所谓自主性原则，即是由企业自身作为档案管理的主体，企业档案具体的收集、整理、保管、利用、机构设置、人员安排等由企业自己决定。笔者以为，这是由我国现行法律法规推导出的必然结论。

按照《中华人民共和国私营企业暂行条例》的规定：私营企业的资产属于私人所有。”照此精神，非国有企业的档案作为特殊财产，同其资产一样也应该属于资产的所有者拥有。道理不难理解，私营企业是以生产资料私有制为基础的，而私营企业档案是私营企业在从事生产、经营活动中形成的历史记录，它不是独立产生的，是企业各项活动的伴生物。而把这个结论一般地推广到整个非国有企业范畴，我们就完全可以说，产权制度的多样性决定了档案所有制的多样性，企业产权归谁所有，企业档案也归谁所有。从法理上讲，此结论适用于《民法通则》关于财产权的一般规定。因此，非国有企业的所有者毫无疑问地享有其所有权、占有权、收益权和处分权，当然也包括档案的管理权和很大程度上的处分权。

由此，曾有报章提到过的由档案行政机关动员帮助非国有企业建档的说法其实大有可斟酌之处。有求必应的“帮助”当在情理之中，越俎代庖的“动员”却是师出无名。

然而，为什么上文只提到“很大程度上的处分权”呢？这是因为档案作为企业活动的沉淀，同一般企业行为一样，也在一定条件上具有经济学上讲的“外部性”一比如对档案的第二价值的考虑，对国家安全的考虑。因此，《档案法》第十六条有如下规定：集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的，或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案产生严重损毁和不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购。”一尽管有些问题有待在立法上进一步明确（这在后文的体制部分将会谈及）一却不妨碍我们作如下结论：非国有企业档案管理的自主必然也是法律框架下的自主。

在此有必要再次提及上文提到的“基层化原则”。根据索罗斯的解释，基层化的含义是，由于难以确定什么是公共利益，因此决策必须在尽可能低的层面上作出，层次越低，因大一统决策带来的风险也越小，而管理成本也越小，效率却高。@这里讲的基层化原则不仅仅适用于政府系统，而且也适用于经济、文化和其他领域对档案管理而言，非国有企业的自主管理正是这一原则的集中体现。道理很简单由于权力过分集中的管理模式对管理对象而言往往具有一损倶损的风险性；而另一方面，过度的垂直控制将动用极大的资源，降低国家行政的效率。这样，既不可能降低高度集权的管理成本和风险，相反还掣肘了基层单位的效率和灵活性。在不可能对每一个企业的运作情况和档案信息进行细细甄别的情况下，非国有企业档案的自主管理理所当然是明智之举。

3、灵活性原则

所谓灵活性原则，笔者以为至少包含三层意思。其一便是管理方式的灵活。方式由环境决定，非国有企业成千上万，情况各不相同。各企业规模不同，具体软硬件环境也不同，管理档案的方式也就不尽相同。马克思主义哲学有一个重要观点，即任何真理都有其适用条件和适用范围。抽象地谈某一种档案管理的具体模式的优劣并不能给实践带来多少指导意义。试想，如果面对的是一个小企业，本身产生档案不多，却要求其照搬传统国有企业的档案管理模式，专门的档案机构和专职的档案人员一应倶全，集中统一，层层控制，按时移交，定时鉴定，从理论上看好则好矣，却未免可笑。推而言之，企业不仅有规模的不同，更有行业特点的差异，其管理方式或分散，或集中，不必强求一律，但求得当。

灵活性原则的第二层意思，指的是保管地点的灵活。保管地点的选择离不开软硬件具体条件的制约。档案到底放在哪儿，首先要看的是条件，其次看的是成本。近年来流行讲跟国际接轨，档案界亦不免披欧风，沐美雨，甚至言必称“托管机构”“文件中心”。但如果立足于具体条件思量，我们当说，外来的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就应该鄙夷。甚至传统的档案馆室固然是以堂堂之阵，树正正之旗，但又何妨办公室保险柜的方寸之间能够以简约求便利，以平拙摄神奇？

管理对象的多元要求具体管理手段的多元，这是灵活性的第三层含义。科技图纸、文书文件、财务报表、人事资料、信用凭证、技术成果，诸如此类，林林总总，不一而足，要的就是个区别对待，量体裁衣。而档案不同载体的出现，更是无时无刻不在呼唤着管理手段的灵活与创新，呼唤着管理的手段既有弹性又统摄自如。

据日本档案学者大谷明史介绍，“日本企业的档案管理体制除少数外，一般都不是集中统一保管型，而是分散管理型。……尽管整个企业没有形成集中统一保管档案的管理体制，但企业的经营管理活动，都能依据各部门妥善保管的档案正常开展工作。如果将此当作对集中统一保管模式的非议自然不免迂腐，但如果把这看成是对企业档案管理灵活性和多样化趋势的注脚，笔者则加以认同。

归纳、提炼和抽象有时是一把双刃剑，在条缕分析的同时不免产生某种人为意义上的割裂。效益性原则、自主性原则和灵活性原则，虽然是在不同角度和不同层面上作出的分析和强调，然而并不能掩盖其中意蕴的重叠与交叉。笔者以为，无论是对国家社会来讲，还是于单个企业而言，效益性原则是其根本。从某种程度上说，效益性原则是因，自主性原则和灵活性原则是果；效益性原则是里，自主性原则和灵活性原则是表。后两者是前者的客观要求。所谓开放社会的基层化原则则可视为三者总的参照系。这就是效益性、自主性和灵活性三大原则的辨证关系。

三、非国有企业档案管理工作的外部体制

所谓非国有企业档案管理的外部体制，指的是一个国家之内管理全部非国有企业档案和档案工作的方式和组织制度。它与单个企业档案的内部管理模式相对，在外延上包括各类与非国有企业档案有关的机构的设置、隶属关系、职权关系等，更明确一点说，指的是档案行政管理部门、企业以及其他机构和组织之间的关系问题。事实证明，非国有企业内部档案管理模式的选择和运行，在很大程度上受制于外部的档案管理体制。

笔者以为，今天的非国有企业档案管理体制，应当是：以自主管理为基础，以法律监控为框架，以民间档案组织为后盾，集中管理与分散管理相结合。

对民间性质的档案组织应当鼓励。

可以说，随着社会主义市场经济体制的逐步确立，以往在政治、经济、文化诸领域推行的中央集权制结构开始松动，国家与社会的界分开始显现，国家对社会资源的控制减弱，公民自主性得到提升，各种民间性质的组织或曰非政府组织（NGO)的兴起于是成为必然。这样的社会中介组织是个人、团体（企业、行业）自由和权利的基础，是国家与社会、团体、个人间的联系中介和沟通管道，是维持社会稳定的“稳压器”。

所谓民间性质的档案组织，或者是纯民间性质，或者是半官方性质。纯民间组织，1936年美国成立的档案工作者协会可为代表；半官方机构，1998年深圳挂牌的档案寄存中心可为个例。由此可见，笔者在这里谈及的具有民间性质而为企业服务的档案组织主要是两类，一类是服务于企业的档案研宄组织，另一类是以盈利为目的的企业档案托管机构。

作者：黄世蛣，韦华（广西民族学院经济与管理学院）

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