浅析办公室档案管理的可持续发展策略

　　摘要：为了适应这些新的机遇和挑战，我们需要把可持续发展作为高校档案工作的第一要务，把搞好档案服务作为关键，以提高全员档案意识为前提，以高校合并、实现资源整合，完成实质性融合为重点，以改革创新为动力，以档案队伍建设为保障，努力实现高校档案信息资源管理的现代化，为实现新世纪新阶段高校档案事业跨越式发展而努力。

　　关键词：办公室档案，可持续发展，高校

　　一、高校档案管理工作发展概述

　　由于党和国家的重视，近些年来，高校档案工作呈现出突飞猛进的势头。高校档案工作是高校管理工作的基础，它对学校教育教学中心工作的辅助性和服务性逐步明显，对高校发展的作用日益重要。回顾改革开放后的高校档案管理工作，取得了一定的成绩。

　　一是以《档案法》为核心的档案法规体系逐步完善。伴随着国家教委和档案部门的一系列如：《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》《电子文件归档管理规范》《机关文件材料归档范围和文书档案保怜期限规定》等规范性、标准性文件的出台，人们的档案意识和法制意识都得到了一定加强。二是加强了档案基础设施建设，各高校较以前加大了档案经费的投入，增添了电脑、打印机、打印机等设备。许多先进学校从档案收集、全宗管理到统计鉴定、著录检索、接待利用，均实现了计算机管理。逐步适应了档案管理现代化的要求。三是档案利用工作得到进一步发展。高校档案可以为学校管理、教育教学、科研、评聘职称、考核评估等方面提供大量详实的档案资料发挥出重要的作用比如:利用校史档案向学生开展爱国爱校教育以激励学生奋发向上的学习精神等等。四是对档案学理论研究和学术交流的不断重视。各地成立的档案学会定期召开年会，学校都十分重视。

　　二、我国高校档案管理工作存在的问题

　　近几年高校档案工作的发展速度、规模、社会效益和经济效益都取得了很大的成绩。但我们也应该认识到，在实际工作中，高校档案工作还存在着不同程度的问题。

　　(一)群体档案意识淡薄

　　由于受社会经济、文化发展条件的限制，高校档案工作的重要性目前还没有完全被高校领导和师生员工所认识，导致了高校全员档案意识的淡薄，存在‘说起来重视，做起来次要，忙起来忘掉’的现象。档案意识不强，一方面是表现在高校有关领导对档案工作重视不够，忽视了高校档案的竹理工作。因为，长期以来，有些领导认为高校的中心环节是教学，所有工作都围绕着教学工作展开，领导的任务认为单单是教书育人。尤其是一些高职院校，一般建校时间不长，领导工作头绪多，认为档案在短期内不可能产生经济效益，更是忽视档案工作的重要性，只是在高职高专人才培养等评估中让高校档案露露脸，发挥一下作用，过后又束之高阁，不再把档案工作列入议事日程。由于对档案工作的不重视，导致了学校对这方面的资金投入的减少，很多档案建设所需要的硬件设施跟不上高校发展的需要，管理不到位。另一方面是档案怜理人员档案意识薄弱，使得档案工作松散，档案流失严重，有一些有价值的档案不知去向，永久丢失，造成无法弥补的损失。同时，档案领导对高校档案人员福利待遇上不倾斜，在职称评聘过程中，也往往是档案工作人员排不上队，这都影响了档案管理人员的积极性和卞动性，甚至还产生了一定的自卑心理，造成了人员的流失和紧缺，影响了高校档案工作的发展。

　　(二)档案工作相对滞后，技术手段相对落后

　　高校的档案竹理体制和管理方式相对于当前的信息技术、计算机技术、网络技术的蓬勃发展来说，还是相对滞后的。一方面，虽然许多高校己根据本校实际情况建立起相应的档案管理机构，但还是有部分学校缺乏比较完善的档案怜理体制，使得这些档案管理机构形同虚设，不能真正发挥其监督和指导的重要作用。另一方面对档案管理的投资不足，缺少现代化管理所需要的技术设备，使得一部分高校的档案管理方式还停留在手工作业上。档案工作者还是不停地抄抄写写，没有彻底的从原来日常繁重的组卷、调卷、抄写卷内目录等手工操作中解脱出来，重复性劳动量大，时间长，速度慢。同时，我们还发现有些部门即使配备了现代化的技术设备，由于档案管理人员没有形成现代化的份理理念，缺乏创新意识，加之能力水平有限，也无法真正实现现代化的档案管理，使这些现代化的设施搁置不用，造成极大的资源浪费，更谈不上为高校提供快、全、准、精的信息服务了。高校教育事业随着改革深化而不断发展，归档量尤其是电子文档的数量将日益增加，若不改变这种局面，加强对电子档案管理技术的研究，尽快以现代化的份理方式和粉理手段来提高档案工作的效率和质量的话，今后的档案工作将陷入非常尴尬的处境。

　　(三)提供利用内容和方式单一，编研工作不足

　　人们在长期传统怜理体制下所形成的观念不能很快改变，往往把档案作为一种怜理工具而不是服务手段这种观念使档案工作者安于现状没有形成积极的参与和竞争意识，不注意档案利用者需求变化分析研究，不能把握或不愿把握档案利用需求的发展规律，不能积极主动的为高校和社会上提供内容丰富、各具特色、形式多样的服务，只是局限于坐等上门查档。加之检索体系的不健全，还有一部分高校仍停留在单靠案卷目录‘一本帐’进行检索的状况上，致使检索效率低、速度慢，档案信息得不到及时而有效的利用。在档案编研上，还存在着工作起点低，缺乏组织性、计划性，编研成果档次低的现象。大多数高校的档案编研工作还停留在浅层次的档案信息加工上，没有对材料进行深层次的加工，不能适应新形势的需要，不能完全满足高校教学科研发展和党政管理决策的需要，无法发挥其应有的作用和价值。随着社会各界对档案信息需求量的日益增大，档案编研工作存在问题的解决也迫在眉睫。

　　(四)合井高校档案工作面临的新问题

　　高校的办学体制等都在发生转变，学校通过合并等方式不断扩大，隶属的院、系、处、室等普遍增多，多学科，多专业综合性的办学格局在各高校日益展现，同时带来了高校档案管理工作的多层次性和网状结构性。虽然，到现在己有300多所高校完成了合并工作，而且很多高校也正在积极探索合并后的档案管理工作，但是，随着新问题的出现，尚未形成统一的指标和管理的现象仍有不同程度的存在。档案数量增加了，工作量也随之增大，可档案工作人员的数量没有改变。学校的专职档案员寥寥无几，每个部门即使配备了兼职档案员，但也因调动比较频繁，往往是工作刚刚熟悉就又安排了其他工作，影响了档案工作的连续性和稳定性。而且，兼职档案员身挑数职，即使从主观上想把工作做好，也因为所承担的各种任务较重，很难把精力完全用在档案工作的怜理上。以上这些情况的存在，都从不同程度上阻碍了部分学院合并后档案管理工作的发展。

　　三、如何实现我国高校档案管理工作的可持续发展

　　综上所述，随着信息时代的到来和高校教育的深入改革，数字化、信息化与服务利用网络化，己成为高校档案管理工作的发展趋势。为了适应新的机遇和挑战，我们要始终把可持续发展作为高校档案工作的第一要务，把搞好档案服务作为关键，以提高全员档案意识为前提，以实现合并高校档案工作的实质性融合为重点，以改革创新为动力，以档案队伍建设为保障，努力实现高校档案信息资源管理的现代化，为实现新世纪新阶段高校档案工作的可持续发展而努力。

　　(一)提高档案意识是高校档案工作可持续发展的前提

　　提高高校全员档案意识，就是指提高高校领导者、档案形成者和档案管理者对于档案和档案工作的性质、地位和作用的认识，并由此激发起来对优化档案怜理的自觉参与和支持的热情，在一个学校中形成一种合力。只有全院上下通力合作，才能真正把档案管理工作搞好。高校全员上下要充分认识到档案工作的地位和重要作用，提高档案意识，使全体师生员工关心档案工作，支持档案工作，参与档案工作，促进档案事业的发展。当今时代，随着信息技术的飞速发展，高等教育也进入了如火如茶的改革阶段，其管理体制和管理方法等都发生了巨大的变化，这为实现高校的跨越式发展提供了契机。作为高校基础工作之一的档案工作，面临着新的机遇和挑战，也对高校广大教职工的档案意识、档案观念提出了更高的要求。为此，我们应该更新观念，强化全员档案意识，以新的思想来努力实现与高校改革的对接。

　　(二)实现实质性融合是合并高校档案工作可持续发展的重点

　　近年来，随着我国教育体制的改革和高等教育事业的发展，我国部分高校进行了合并、重组，这是我国教育资源的一种优化。作为高校整体事业中不可分割的高校档案工作，也面临着档案整合、统一管理的问题。高校档案部门要抓住机遇，加强合并院校的档案管理，实现合并高校档案工作的可持续发展。高等院校合并期间，人们往往把主要精力集中在机构合并、人员调整、干部配备、财产合并、学校重新定位和制定学校发展规划等工作上，往往容易忽视档案和档案工作。此时，原有的档案机构和档案管理模式、方法都发生了变化，档案人员变动也很大，从不同程度上造成了教职工思想上的混乱。也就在这个过程中，出现了职责不明、移交不清的现象，影响了档案的真实与完整，对合并后高校档案工作的可持续发展带来了很大的阻力。所以，在这个复杂的过渡时期，院校领导得高瞻远瞩，严格制度，督促相关人员坚守岗位、尽职尽责。既保证原有档案不丢失，又确保合并期间产生的大量新的重要文件的及时收集。

　　档案的收集工作是一项涉及面广，制约因素多、.难以预见效果，也不易确定具体数量指标的复杂工作，因此，在收集工作中必须遵循一定的原则，以保证高校在历史活动中形成的，对国家和社会有保存利用价值的文件材料都能得到保存和集中、统一的管理。

　　(三)创新是高校档案工作可持续发展的动力

　　计算机技术与网络技术的快速发展为高校档案管理提供了新的机遇，也提出了严峻的挑战。随着信息时代的到来，高校档案作为重要的社会信息资源，也必须与时俱进，使之更好地为社会的进步和学校的发展服务，而创新正是高校可持续发展的的动力。档案管理模式是高校档案部门工作运行的脉络，是高校合并后档案工作实质性融合的首要和关键因素。合校是档案管理工作者改革创新，超越自我，提升档案管理层次的一个不可多得的契机，应当抓住院校合并的机遇，实现档案统一、规范化管理。合校前每所高校都形成了自己相对稳定的所特有的档案管理模式，而且这种模式在高校各自实现档案工作价值的历史进程中都发挥过一定的作用，但是合校后，这种原有的各自的档案管理模式毕竟还是适应不了合并高校档案工作可持续发展的需要，所以进行档案管理模式的整合是势在必行的。但在实际的档案管理工作中，这种整合是需要一个过程的，因为原有的管理模式都是在长期的档案管理实践中形成的，具有较强的稳定性和差异性，而且这种差异性不会随着档案管理工作的合并而自然消融。所以，要真正实现管理模式的整合，就要打破原有学校、原有制度、原有模式和原有习惯，建立起与合并高校管理体制、管理模式相适应的档案工作管理模式。

　　(四)档案人员素质是高校档案工作可持续发展的关键

　　任何一项工作的可持续发展，都离不开人才，档案工作也不例外。在高等教育事业迅速发展的今天，高校档案工作的管理体制和管理方式也发生着重大变革。档案信息化、网络化赋予新时期的档案工作崭新的内容，为高校档案工作带来了前所未有的机遇和挑战。积极开发利用档案信息资源，充分发挥档案在高校的教学、科研、科技开发、党政管理等各项工作中的作用，已成为高校档案工作者刻不容缓的重要任务。而实现档案信息资源的开发利用，体现档案的潜在价值，关键在人才。纵观高校现有的档案队伍，能适应档案事业可持续发展要求的不多。因此，建设一支高素质、与时俱进的复合型多层次的档案队伍，显得尤为重要。

　　四、结语

　　深化高校档案工作改革，促进可持续发展，是一项艰苦而又长期的工作，不可能一朝一夕完成，需要全国高校档案部门加强协作，互相学习，共同提高;需要各级领导的重视、帮助;还需要其他部门和教职工的支持、配合。我们应该清楚的认识到，高校档案管理工作只有以良好的基础工作为前提，抓住机遇，发展自己，建立有效运转的管理体制，深化综合管理，实现文档一体化，提高档案管理人员素质，并运用现代化的管理手段，积极创新，提高信息处理能力，为教学、科研、管理和科技开发服务，才能形成良胜循环机制，充分发挥档案作用，实现档案利用价值，高校档案事业才会兴旺发达。当然，深化认识、改革创新的步伐是艰难的，这就需要我们在实践中要不断总结经验，不断探索。

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