中小学校固定资产信息化管理现状与对策

　　近几年来，随着中小学校标准化学校建设的完成，财政对中小学校的投入资金不断加大，固定资产总量也越来越大。由于教育系统下属学校分布广、资产多并且琐碎，管理难度较大。为了提高固定资产管理和使用效率，开展固定资产信息化管理具有重要的意义。

　　一、现状

　　以浙江省某市（县）中小学校为例，该市（县）于2011年7月开始使用资产管理信息系统。该系统集资产配置、使用、处置等于一体，有效地管理了中小学校的固定资产的全过程。固定资产管理信息化模式的数据信息是采用数据库技术支持的：标准统一，格式统一。当资产管理员在初始录入固定资产卡片信息时，必须输入固定资产规范化的信息，系统通过自动科学地归类整理，产生唯一的资产编号，记载和保存了固定资产所有的信息，大大提高了固定资产信息的完整性和正确性，有效地避免数据的重复、缺失，减少工作人员的审核工作负担，为财务会计核算提供客观准确的信息做出切实的保障，达到了强化管理、降低劳动强度，提高办公效率的目的。

　　固定资产管理主要由2个部门负责：一是负责固定资产的实物管理，一般是办公室负责（中小学校为总务处）。二是负责固定资产的价值管理，一般是财务部门。固定资产管理系统往往通过资产的功能和属性设置为土地、房屋构筑物、通用设备、专用设备、交通运输设备、电气设备、电子产品和通信设备、仪器仪表及量器、文艺体育设备、图书文物及陈列品、家具用具等12类。事业单位会计制度对中小学校的固定资产一般分为六类：房屋及构筑物；专用设备；通用设备；文物和陈列品；图书、档案；家具、用具、装具及动植物。

　　二、问题

　　通过对该市（县）中小学校固定资产管理信息化现状进行深入分析，不难发现还存在一些问题。

　　（一）固定资产分类标准不统一

　　由于财务部门主要是实行事业单位会计制度，习惯根据事业单位会计制度中固定资产的分类标准实施分类。对于固定资产的使用管理部门则是根据资产管理系统设置好的分类进行管理。这样使得资产管理系统中的同一类资产会出现在财务几个大类里，不便于管理。因此资产管理系统从属性来对固定资产分类，最终就会使得实物资产管理部门和财务部门对固定资产的分裂标准不统一，给固定资产管理信息化带来了很大的隐患。

　　（二）固定资产管理系统不对接

　　目前的固定资产管理状况是实物资产采用资产管理信息系统，而价值管理则是财务管理软件。财务管理软件一般不预留任何接口，所以两个系统之间不可能实现集成或对接，是相互独立的。遇到核对相关数据的时候，就只能是将两个系统的数据打印出来进行人工核对，大大降低了信息化管理的工作效率。另外由于分类的标准不一样，两者对固定资产的编码规则不统一，一定程度上给固定资产的日常管理带来不便。

　　（三）固定资产系统信息和财务部门信息不一致

　　一般学校财务部门负责核算固定资产的价值，实物部门负责固定资产的使用情况、报废等过程。两者管理的侧重点不同，在实际工作中管理结果往往会出现偏差，主要为资产管理部门只要在验收手续完成后，就可以根据入库单在资产管理系统登记卡片，然后使用部门投入使用。而财务部门的核算则是根据资金的支付作为登记资产的依据。由于报账人报账时间的推迟或者由于资金紧缺而未能及时付款导致了会计核算的迟滞性，造成资产管理系统和财务部门的固定资产信息不对称。

　　三、对策

　　针对固定资产管理信息化的现状和存在的问题，提出以下解决对策和措施。

　　（一）统一固定资产的分类标准

　　综合考虑事业单位会计制度的分类，积极借鉴不同的分类标准，制定科学合理的固定资产分类标准。单纯地将固定资产按照功能作为划分依据，虽然实物管理比较容易，但与财务核对困难。笔者认为，对于我市（县）的中小学校而言，应该从财务角度出发，完善资产管理系统中关于财务部门标准的分类，或者将资产管理系统的分类标准逐步与财务标准对接，真正做到两者的分类标准的一致。

　　（二）创建完整的固定资产主数据，实现两者的对接

　　信息化环境下，利用固定资产管理信息系统对学校的固定资产进行全程管理，首先必须建立中小学校的固定资产基础数据，应用固定资产信息管理系统对固定资产进行管理，给每一个实物资产都建立一个资产编号，这个资产编号是唯一的，这个资产编号伴随着资产的构建到最后的报废的整个周期。同理在财务软件中也必须有一致的资产编码相对应。所以必须建立完整的固定资产主数据，逐步推进固定资产信息系统和财务标准一致性，实现两者的对接。在实践中，笔者认为应该对固定资产进行统一编码，即固定资产管理信息系统中产生的资产卡片编码与财务部门软件产生的资产编码要一致，存在着对应关系。即只要一个确定的资产编码就可以在2套软件中查询出相应的信息。这样在资产信息管理系统和财务软件中以资产编码进行资产的查询、修改、处置、调剂等工作就显得非常方便，大大提高了效率，消除了原先对账需要人工核对的弊端。

　　（三）加强部门间管理信息的沟通，实现数据共享

　　固定资产管理信息系统与财务部门的固定资产数据由于种种原因存在着不一致性，使用信息化管理固定资产就必须实现各部门间的信息的沟通，共享数据资源。笔者认为，为实现部门之间、学校和主管部门的信息沟通，应该在资产管理信息系统中为财务部门、上级主管部门创设一个查询的用户，这样财务部门可以随时监测到资产的动态变化，可以避免因会计核算的迟滞性带来的信息的不对称。

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