研究生秘书招生管理工作分析

　　研究生招生管理工作内容复杂，研究生秘书在招生管理工作中扮演着学校招生政策的传达者、学院招生领导小组的得力助手、考生的咨询员和联络员等角色，基于角色定位上的工作分析可以有效提升研究生秘书招生管理工作效率，促进工作顺利进行。

　　随着社会对高级人才的需求不断扩大，各类研究生招生规模日渐增长。二级学院作为研究生招生管理工作最直接的责任单位，每年都承担着繁重的招生任务。研究生秘书是二级学院研究生管理工作的直接参与人，在招生管理工作中扮演着不可或缺的角色。

　　一、二级学院招生管理工作内容

　　研究生招生一般分为初试和复试两个环节，在学校的统一领导下，二级学院主要承担着本院研究生的复试录取工作。研究生招生对象主要包含全日制硕士研究生、非全日制硕士研究生以及博士研究生，根据招生对象的不同，学院每年要开展三到四次复试录取工作，工作量非常之大。具体工作内容包含：复试录取办法的制定、复试考生的确定(包含一志愿考生和调剂生的确定)、复试工作的开展、复试成绩的统计、录取名单的确定以及调档等其他后续工作。

　　二、研究生秘书在招生管理工作中的角色定位

　　在招生管理工作中，研究生秘书受学校研究生招生办公室和学院招生领导小组双重领导，扮演着独特而重要的工作角色。

　　学校招生政策的传达者。二级学院的招生管理工作必须在学校的统筹安排下进行，学校的招生政策是二级学院开展本院复试录取工作的依据。研究生秘书受学校研究生招生办公室领导，承担着传达学校招生政策的任务，在协助学院招生领导小组制定本院复试录取方案时，必须以学校招生政策文件为依据，确保学院的招生方案与学校的招生政策不冲突。出现问题时及时沟通解决，在学校和学院间发挥上传下达的桥梁作用。

　　学院招生领导小组的得力助手。充分发挥二级学院的招生自主权，是招收优质生源的必要条件，也是院校二级管理体制改革的趋势。在学校大政方针的指导下，学院应根据自身的学科特点制定科学合理的复试录取办法，开展复试录取工作。研究生秘书是学院招生领导小组的得力助手，从学院复试录取方案的制定到公布、从复试材料的准备到分发、从复试人员场地的安排到具体考试的开展、从复试成绩的统计到录取结果的公布，研究生秘书都参与其中，是学院招生管理工作最直接的执行人。

　　考生的咨询员和联络员。招生期间考生的咨询量巨大，虽然网络使得信息交流更加快速和全面，给招生管理工作带来极大便利，但是研究生秘书作为考生与学院直接沟通的窗口，扮演着咨询员的角色。通过电话、邮箱、QQ等通讯工具，研究生秘书每天都要处理大量来自考生的问题咨询，尤其是调剂阶段，咨询量达到最高峰。同时，在学院与考生的沟通中，研究生秘书又扮演着联络员的角色，考试事宜的传达、相关材料的递交等事项都是由研究生秘书进行联络沟通。

　　三、研究生秘书如何做好招生管理工作

　　基于角色定位上的工作分析可以有效提升研究生秘书招生管理工作效率，促进工作顺利进行。

　　1.熟悉招生政策文件，严格按照程序开展工作

　　招生政策是招生工作开展的依据，上到教育部招生文件，下至高校招生文件、二级学院复试录取办法，研究生秘书都要非常熟悉，这是开展招生工作的基础。同时，招生是个敏感的话题，随着学生维权意识的增强，任何工作上的不规范都有可能引起考生的质疑，招致考生的投诉、举报，研究生秘书在执行招生工作任务时，必须严格按照程序开展工作，确保招生工作的公开、公平、公正，获得考生的信任。

　　2.理清工作思路，有计划地开展招生工作

　　招生阶段，研究生秘书面对的是巨大的工作量，在有限的时间内确保招生工作顺利完成，首先需要的是清晰的思路和合理的规划。在招生工作正式展开之前，不妨多花些时间理清工作思路，做好工作计划，即使面对巨大的工作量也能轻松应对，游刃有余。

　　3.耐心细致，谨慎处理招生事务

　　招生工作对于学院和考生的影响是巨大的，研究生秘书在执行招生任务中的任何一个失误都可能造成难以估量的后果，因此研究生秘书在处理招生事务时必须耐心细致、慎之又慎，任何一项工作都要反复核对避免疏漏，确保零失误。

　　4.严谨亲和回应考生咨询，保持与考生的联络沟通

　　在回应考生的咨询时态度要亲和，因为作为学院与考生沟通的窗口，研究生秘书的态度代表着学院的态度，应让考生充分感受到学院的温暖和招生的诚意。在回答考生提出的问题时要始终保持严谨，任何答案都要有理有据，切忌信口开河，勿对考生作出任何承诺。另外，作为学院与考生的联络员，研究生秘书要多与考生沟通，尤其是出现问题时，应第一时间与考生进行沟通。

　　5.提升自身业务素质，积极疏导心理压力

　　招生管理工作给研究生秘书带来的不仅是巨大的工作量，还带来了巨大的心理压力。研究生秘书必须强化理论学习与实践，巩固专业技能，多与其他院系的研究生秘书交流工作经验，不断提升自身的业务素质。同时也要积极地进行心理疏导，适当放松，释放心理压力。

　　作者：杨靖云 来源：人力资源管理 2016年8期