浅谈对电子文件归档的几点认识

　　摘要：电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其它载体形成的记录。是以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件不再是直观的纸质文件，而是可直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，其利用也是共享的。电子档案的存储与管理与传统的纸质档案所用技术法不同，信息时代的到来为档案管理工作带来了巨大的挑战。本文就电子文件的定义、特点、归档要求及作用进行论述，指出对电子文件归档是时代发展的需要，具有重要作用。

　　关键词:电子文件 归档工作 现代办公设备

　　1 前言

　　随着现代科学技术的飞速发展，特别是全球化、信息化和网络化的发展，计算机及信息技术被广泛地应用到人类生产和生活的各个部分，与此同时也就产生了大量的电子档案。电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案工作中的重要组成部分。电子文件是指能被计算机识别、处理，存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者限于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档。在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，将本单位的电子档案收集管理好、开发利用好、长期保存好，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，健全完善归档制度。

　　2 电子文件特点

　　传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，电子档案与传统纸质档案具有以下几个特点：首先是电子文件不再是直观的纸质文件，它是以二进制代码形式记录，它需要借助现代办公设备才能阅读利用;其次是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响;再有电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。根据电子文件的上述特点，在对其进行归档之前，要进行认真的鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来，其余的电子文件就可以在机内删除。

　　与此同时，基于电子档案的自身特点，它也具有一些特殊的特点：首先是电子文件整理减轻了档案管理人员的劳作强度，从原来的手工建档、查找与检索变为信息网络操作与整理。其次电子档案有利于文档的保密工作，从原来的整卷提供利用查阅到现在电子文件相应的页、份、件提供，从而更有利于文件的保密。再有一点就是大大提高了档案管理的工作效率与质量。

　　3 归档要求

　　归档电子文件应包括作为档案保存的电子文件、其相关软件、相应的软硬件环境说明和其他相关数据等。对于电子文件的归档条件，严把归档检测关。首先，必须确定归档范围是保证电子档案质量的关键，档案管理工作者在对电子文件进行归档时，需将经过整理的电子文件确定属性后，即完成文书处理程序后再归档保存;其次，要有完整、齐全的电子文件相辅。对于收发文来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使电子文件格式与环节相匹配。确保电子文件的归档质量，认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体以便长期保存。电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。

　　鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号，确定文件的保管期限，打印出文件移交目录，以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式，有逻辑归档和物理归档两种：逻辑归档是指在计算机网络上联机实现的电子文件信息的归档。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝出软盘备存。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名，以示负责。物理归档是指把计算机及其网络中符合归档要求的电子文件集中存储，并拷贝至可脱机保存的载体上。

　　4 结论

　　总之，加强电子文档的规范化归档管理是加快办公室信息系统化建设的重要基础性工作，需要我们不断总结实践经验，建立健全电子文件及电子资料的管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员素质，加强各个五一节的沟通与管理，更好地措施保护电子档案的信息安全，确保电子档案的真实性、完整性和可读性，使得电子档案的参考、凭证价值得以实现，形成适合于自身工作特点的电子文档管理规范和标准，使电子档案能适应社会主义市场经济发展的要求。

　　参考文献：

　　国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论.中国档案出版社.1999

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