企业档案管理的网络信息化及其开发和利用

摘　要：知识经济兴起，信息产业技术盛行。同时现代企业档案系统管理中也逐步顺应当前产业经济与科技迅猛发展的形势需求，由传统档案实体管理走向了以信息为媒介的网络信息化管理。可以说企业档案网络信息化建设进程大力开展，一是顺应时代经济与科技时势背景下的建设发展需求，二是为了使得企业管理模式趋于完善化方向发展，即由传统粗放形式逐步走向于集约化管理模式，是企业档案管理走向与国际接轨必不可少的重要实施战略。

关键词：企业档案管理；技术；网络信息化；建设
　　档案是企业、政府机关单位、事业单位等多个组织机构的重要历史记录，其主要以图表、数据、文献等多种形式作为载体。而网络信息化下的档案主要是一种信息资源，即能够实现网络共享，并以信息和多种载体形式一同呈现出来，即这种档案信息包括与档案载体有关的信息资源，能够使档案内容更加真实完整及可靠。而随着我国社会形态，经济与科技的迅猛发展，档案管理模式逐步走向了信息化、网络化、数字化等的多种档案管理形态，使得档案资源能够充分开发，便于企业等多种组织机构办公作业。
一、档案管理实现网络信息化的现实意义与重要价值体现
　　档案管理实现网络信息化必须要以信息产业技术作为主要媒介，通过计算机、网络硬件平台等多种设备或渠道体现出来。简单来说，它最为重要的现实意义与价值就是使得档案管理由纸质管理走向了信息化形态下的整合管理模式，使其实用性与可靠程度大有提高。具体体现在以下几个方面：
（一）工作效率大幅度提升
　　档案管理由纸质管理时代过渡为微机网络化形式后，能够轻松的将过去以立卷形式为主的档案管理转变为实时文件归档管理形式。这样不仅使得以往的工作量大幅度降低，同时还能随时查缺补漏，将遗漏之处或整合管理不足之处加以弥补，如可以随时插入办公所需的其他信息文件，从而能够满足现代化档案管理办公所需，提高工作效率与质量。同时，网络信息化形态下的检索功能的体现也能够使得办公作业更加方便与实用。
（二）档案能够实现可靠与完整
　　网络信息化下的档案管理能够利用现代办公作业自动化所需的扫描仪与数码影像等设备进行扫描，扫描后的图片还能与原档案进行对比，从而起到了完善档案文件内容这一目的，而不会向传统纸质档案管理时那样繁缛，即整理不好或工作疏漏时造成档案文件腐烂与丢失等。
（三）调用档案文件更加实用与方便
　　以往在使用办公所需的档案文件时，要先查阅档案记录簿以找出档案文件所在区间，从而才能调出档案。而网络信息化形态下的档案调用，可以利用模糊搜索、结果查找、以及高级检索等功能去筛选档案信息。这样不仅使得档案使用更加实用与方便，还利于异地查阅相关档案文件，即实现了档案远程管理与调用，能够更为充分地体现档案的使用价值。
（四）分级管理与权限设置能够保障档案保密程度
　　网络信息化形态下的档案查阅可以设置登陆查阅权限。这种权限设置，一是明确了使用者自身可查阅文献资料的权限级别，二是能够将使用者的登陆情况与调取文献资源情况进行在案。也就是说，使用者通过查阅权限等级的设定，能够保障文献资源的保密性及完整性，在其使用文献资源的基础上，将使用情况及时反馈给档案库相关工作人员，以便利于掌握档案工作的执行情况。
二、档案管理网络信息化建设进程中存在的主要问题
　　网络信息化形态下，档案文件的相关数据与信息资源等能够存储于光盘、磁盘、优盘等多种媒介中；即以数字化代码形式载体依赖于存储媒介、计算机软件、网络硬件平台等，从而真正体现其重要价值。所以，档案管理实现网络信息化有着它实用方便的特性的同时，还存在着自然因素与人为因素影响着它的操作安全程度。另外，信息产业技术下的档案信息资源或电子数据等，对操作设备与操作环境的依赖程度较高，所以在档案网络信息化管理形态下的档案安全为之重要。相比档案纸质管理时，档案管理网络信息化的实现更加方便实用，而传统纸质档案管理时可能会出现自然耗损与人为管理不当造成的档案资料、重要文献的损失与破坏。由此看来，档案网络信息化管理更加看重于信息资源的绝对安全。尤其是在当前信息产业技术盛行的年代，网络黑客也应运而生，他们的破坏手段无所不在，可以利用电脑病毒、木马程度等实现远程攻击计算机系统，从而有很大可能会导致档案重要文献、电子文件的灾难性后果发生。除此之外，档案管理办公人员的操作不当或相关计算机应用体系知识欠佳，也会造成重要文件资源的损坏，即安全性或者说是档案可靠程度难以保证。
三、档案管理网络信息化的必要实行举措
（一）提高档案信息安全程度
　　档案信息安全程度必须得以保证，以此才能实现档案使用阶段的充分价值，且使得网络信息化建设进程的开发效率与质量更进一步。所以，档案管理工作必须要做好杀毒软件的安装以及防火墙的安全设置与维护。利用杀毒软件和防火墙定期对电脑进行安全检查，尽量防止病毒的入侵。而对于数据载体的物理故障和设备的技术故障，就必须要管理人员在管理的过程中定期对数据载体和设备进行检查，从而避免发生故障后造成不可挽回的局面。除此之外，还应该加强档案数据资源与重要文献信息等的保密工作；在管理时应该制定管理制度，使档案管理网络信息化建设工作进程能够有章可循；为了防止人为的破坏，可以采用进入系统时输入密码的方式对网络进行管理，让登陆系统的人都进行身份验证，预防了一些蓄意破坏资料的人入侵系统。
（二）开发自身单位所需的档案管理软、硬件设施
    要加快档案信息化的建设，就要配置与档案管理信息化相适应的软、硬件调教，从而使企业档案信息化建设加快发展。企业等组织机构要开发适合本部门、本行业使用的专门的档案利用软件。企业实现档案信息化管理的主要软、硬件设施包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施，如信息高速公路和宽带网，各种通信子网，内部局域网及与之配套的软硬件设备如交换器、路由器、大容量储存设备、高性能服务器，以及操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统等。
（三）打造一支技术团队
    任何行业都需要人才作为先进技术生产力，尤其是当前竞争异常激烈的知识经济时代。同样，档案管理由以往纸质时代过渡为信息网络化应用进程时代，档案管理工作的技术含量也大幅度提升

。另外，当前网络信息化档案管理的人才也很金贵，人力资源稀缺程度较高。这是因为档案信息化管理需要大量的信息处理、技术研发、计算机语言编程人员、数据维护人员等多种岗位工作人员，并且需求这帮人才的专业知识储备程度够强，能够满足现代化档案工作所需。为此，企业应当打造一支专业技术与自身素质水准较高的工作团队。要求其能够熟练操作计算机信息管理系统与做好档案管理工作的基础上，树立起责任意识及保持好健康工作心态，以此才能满足网络信息化档案管理工作所需的各项要求。
结  语：
    总之，档案信息管理的工作任务在现代企业管理角度看来十分艰巨，并且责任重大。这是因为当前信息产业技术盛行，企业必须在满足市场需求的前提下，还要兼具满足自身所处发展环境下的各项建设作业进程的开发技术需求，以此才能实现稳定经营与健康发展。
参考文献：
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