集团型企业办公自动化系统的设计技术研究

　办公系统具有的“随需应变”的部署和管理能力，能够全方位的适应大型企业经营规模庞大、组织结构复杂、业务动态调整的特点，从而帮助集团及下属单位达到节省实施成本、降低维护费用、保护前期投资以及充分利用现有资源的目的。
　　【关键词】办公自动化系统 信息化建设 协同办公
　　1 企业信息化建设现状
　　在当前的信息化时代，办公自动化系统是每一个企业信息化建设的重要组成部分，对于集团型机构而言，如何借助办公自动化系统深化企业信息化应用、全面提升企业管理效益显得尤为重要。
　　随着企业信息化建设的快速发展，一般的企业办公自动化系统已经逐渐不能满集团型机构的应用需求，因为与一般的企业相比，大型集团型机构有以下特点：
　　（1）集团机构内办公层次较多，总部下设多个部门或下属机构，甚至这些下属子机构也有多个部门或分支机构，集团机构和下属单位跨地域分布。
　　（2）企业规模大，业务范围广，下属单位的业务类型多种多样。例如：生产型、销售型、研究型、服务型等，各下属单位的办公自动化系统功能即有联系又相对独立。
　　（3）人员众多，人员情况各异，计算机和网络应用水平参差不齐。
　　（4）在集团企业中已经有一支拥有多年业务信息系统建设和维护经验，比较成型的信息系统维护队伍，具备一定的系统管理和维护能力。
　　（5）企业中运行着多种不同类型的业务信息系统，这些信息系统中保存着大量数据，系统中的信息对于企业业务运行和领导决策都有着重要的价值。
　　2 企业信息化建设总体分析
　　基于对协同办公领域的深入研究和对集团型机构协同办公需求的充分理解，设计的集团型机构办公自动化系统方案解决了企业的应用管理问题，为企业建立统一的信息访问和管理平台，加强各部门之间的协同工作，有效利用企业内外信息资源，提高管理效率提供了完备的方法，为企业的经营管理和科学决策提供了便利的信息服务支持。同时，系统具有卓越的扩展性，能够根据企业的发展进行随需应变的扩展。以更加有力的支持公司办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。现代办公自动化主要涉及到以下几方面的内容：
　　（1）运用先进的管理理论和方法，实行企业经营业务、办公业务流程优化，使办公自动化系统所依赖的企业环境有明显改善。
　　（2）系统覆盖范围：横向覆盖公司内各部门，纵向覆盖各下属公司。建立一个友好的、多功能的、全方位的网络环境下愉快的桌面办公环境，解决领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请求、批复等下情上达、上情下达信息传递。
　　（3）信息资源化：通过本系统的建设，实现文档共享数据库的分布式统一管理。逐步消除各文档数据库间无法共享信息的“信息孤岛”现象。
　　（4）传输网络化：充分发挥已有网络的潜力，建立高质量、高效率的企业内部网，更好的实现信息的全面共享和快速传播。
　　（5）决策科学化：通过办公系统，将企业内各专业业务系统的信息集成，经过统计分析，将各种信息直观地呈现在各级领导面前，为决策提供辅助支持。
　　（6）建立一个易维护、易二次开发、易扩展的系统，尽可能地降低信息系统的维护工作量。
　　3 集团型办公自动化系统的建设
　　3.1 集团型办公系统的体系架构
　　集团型企业拥有数量较多的分支机构，各分支机构分布在不同地点， 散布在全国不同地点的分支机构之间，都需要通过办公系统来实现内部行政事务处理、业务处理以及相互间信息传递的功能要求。
　　目前市场上的协同办公系统，在用户数不断增加的情况下，系统受到服务器性能及系统软件性能的制约，单服务器、集中式部署方式不能很好的适应公司化用户的需要。而基于多服务器、多应用的体系架构的协同办公系统，解决了大型企业在实施协同办公系统时经常遇到的如下问题：
　　大型企业组织结构的变化、人员的调整以及业务内容的改变，都会引起办公系统中功能的拆分、迁移、重组。协同办公系统应该能够对这种变化做出及时的响应，通过简单的配置而不是复杂的代码编写，实现对变化的支持。性能再高的服务器也难以独立支撑庞大的应用，也会有瓶颈出现，所以集团化协同办公系统采用分布式体系架构。分布式体系架构具有“随需应变”的能力，支持应用的无限拆离，这样在服务器选型上只需要服务器性能能够满足当前阶段 OA 应用和用户使用就可以，在未来系统扩展的时候再添置性能满足扩展需要的服务器即可，将应用分拆在几个服务器上，这样既满足系统更长远扩展的需要，也保证了资源的合理有效利用。
　　3.2 实现快速部署、快速扩展，适应企业推广要求
　　随着企业的发展，其业务流程、组织结构会发生变化，在信息化方面，信息系统的容量，用户数，服务器配置，都会随着公司业务量和人数、技术的更新而发生变化，在这些变化发生以后，为了让公司的信息系统更好地为公司服务，需要在保护已有投资、减少新预算的情况下，保证公司的 IT 应用系统在部署上不断适应公司业务流程和组织结构的变化，这样，要求公司的 IT 应用系统在部署上具有很大的灵活性。
　　大型企业管理模式多种多样，管理方法千差万别。作为管理工具的办公系统需要具有灵活的调整能力，适应不同的管理需求。需要协同办公系统具有的集中管理与分散管理相结合的特点，可以为不同的办公应用指定不同的应用管理员，同时一个应用中的不同功能模块也可以分别设置各自的模块管理员，可以将系统配置与管理工作分布到各个业务单元中进行，从而大大提升系统的应变能力和管理效率。
　　办公系统具有的“随需应变”的部署和管理能力，能够全方位的适应大型企业经营规模庞大、组织结构复杂、业务动态调整的特点，从而帮助集团及下属单位达到节省实施成本、降低维护费用、保护前期投资以及充分利用现有资源的目的。
　　3.3 对业务流程进行图形化定制管理
　　系统提供先进的工作流管理平台，工作流平台具有技术领先、定制灵活等特点，具有很好的系统结构和系统扩展性，能够灵活定义业务审批流程，能够处理基于表单的业务流程，能够灵活定义工作角色，管理角色与业务审批流程、角色与用户之间的 关系，从而能够实现业务流程在不同层次、不同单位的普遍适用性，并可将审批流程的管理权限下放到各使用部门及下属单位，提升流程适应企业业务变化的能力，降低信息部门维护负担。
　　流程定义工具中提供了会签、流程嵌套、多选一流程等功能的支持，可以根据公司的各个业务模块中对流程的要求，定义出应用到业务中的工作流。支持驳回上一环节、驳回到指定环节、撤回到上一环节、文书任意撤转、发文撤回等异常处理能力。多人并发处理时支持文件锁定功能。
　　3.4 灵活应对组织机构、业务模式的变化
　　该模块用于对公司内所有部门（中心）及其下属单位进行编码管理和维护。具有管理员权限的用户可以通过本模块新建或修改相应的组织信息，这样，即使公司内的组织单位发生了调整或增减，系统均能够通过简单地调整来适应这样的变化，从而极大地增强了系统的可维护性和适应能力。
　　组织机构的迁移功能，可以充分满足集团型企业组织机构不断调整变化的要求，大大提升了OA系统的适应能力，管理员通过本系统进行对整个公司的组织机构、人员职务、用户信息等的管理和维护，实现对系统用户合理分类管理。用户是机构的核心，支持添加、 删除和修改人员信息，同时可以对个人设置权限，同时支持通过鼠标选择用户的隶属部门，系统自动变更其所属的组织结构树等功能。
　　3.5 全面安全设计，使系统具有高级别的安全性
　　在系统设计和部署过程中，确保应用和数据存储的高可靠性和高安全性；保证内外网之间数据传递的有效安全防护；针对不同密级的数据和文件，提供分等级管理的手段；确保数据传输的安全加密。
　　办公自动化系统属内部信息管理系统，它对所有信息使用者的权限进行严格的控制，通过采用技术和行政措施手段有效阻止一切越权使用行为。具体来讲，系统的安全措施主要包括以下几方面：
　　（1）采用应用开发平台提供优秀的安全机制，它提供了验证、存取控制、字段级加密安全措施，系统采用身份验证来保证用户和服务器、服务器和服务器之间连接的可靠性。
　　（2）用户注册一天后，系统检测到用户的密码为初始密码后，自动修改为任意值，并定期发送修改密码通知，保障了OA用户的信息安全。
　　3.6 基于 Web 浏览器的访问模式
　　浏览器/服务器（Browser/Server）的体系架构已经逐渐成为目前信息化建设的默认标准，系统支持主流的浏览器，如 IE 、Netscape、Firefox 等；采用浏览器/服务器的体系机构将能够大幅度降低系统的使用和维护成本，更符合大多 数人的使用习惯，有效地支持远程办公和移动办公。
　　大幅度降低系统的使用和维护成本采用客户机/服务器方式，经常由于误操作导致的系统不稳定使系统维护人员在较长的时间里疲于奔命；采用浏览器/服务器方式，由于系统的应用通过应用服务器的解释在服务器端进行统一发布，因而可以远程维护客户的大部分需求，从而降低系统的运行成本。
　　更符合大多数人的使用习惯，由于 Internet 的普及，人们以及习惯于使用浏览器进行上网浏览。我们在日常办公系统中采用浏览器作为用户界面，将使得系统的用户能够轻松地进行办公系统的使用和操作，而无需去学习和掌握对他们来说十分陌生的 Lotus Notes 客户端的使用。
　　3.7 卓越的系统性能才能保证系统的高效办公支持
　　大型企业的员工数量通常较多，随之产生的问题就是办公系统内有大量的注册用户。企业分支机构众多，各分支机构都会有自己的管理机关，从而导致活跃用户总量非常庞大。
　　大规模用户使用协同办公系统，系统性能显得尤为重要，系统性能需要从系统硬件环境、操作系统、平台设置及应用程序等各方面对系统优化配置上，只要保证了大规模用户同时在线访问的优异性能指标，能够满足大用户并发的企业日常办公的不间断运行。
　　作为企业级应用的信息化管理平台，系统除了要具备完善的功能外，还要有良好的性能。目前我公司用户注册数已达2530余人，使用管理流程近260个，每日访问量约1700次/天，并行用户数达400余人，整个系统由中心节点和多个终端用户组成。办公系统部署2台服务器，分别是OA应用、OA邮件系统，同时将2台服务器连接盘阵系统，并通过HA部署成双机互备实现高可用。
　　3.8 全面支持移动办公，方便异地办公
　　在公司的办公系统中，很多的文件或报告需要相关管理人员及时的审查和批示，各级领导也需要及时掌握企业实时的生产经营情况。但是，如果对于经常出差在外的领导和员工，以及各下属单位来说，他们不能在单位办公，这样会造成大量需要处理的文件堆积，严重影响了管理业务的效率，有些时候甚至会造成重大损失。可以根据需要，提供两种技术实现领导出差和下属单位人员的异地办公工作的需要，出差人员可以通过安全加密的VPN通道访问进入公司的办公自动化系统，也可以通过智能手机访问公司的办公自动化系统，这样很好的支持移动用户随时随地接入公司内部网络、安全高效的移动办公。
　　4 系统的功能
　　神东电力办公自动化系统能处理企业具体的各项办公业务，其功能涵盖了个人事务、个人邮箱、公文管理、办公信息、公共信息、系统管理等方面的内容，下面将对各项功能作简单的描述：
　　（1）个人邮箱：包括邮件的收发管理。是公司内部使用最广的文件传输工具。
　　（2）个人事务：完成各级管理者个人的日常事务处理工作。主要有领导交办、委托办理、个人设置、传真信箱等。
　　（3）办公信息：行政办公方面的工作。主要功能有领导日程、工作平台、文档中心、督察督办、工作计划等。
　（4）公文管理：使用系统公文管理模块， 通过管理流程可以完成工作计划、方针目标、反馈信息的编制、审核、批准、下发等工作。主要功能有发文管理、收文管理、会议纪要、签报管理、公文统计等。
　　（5）公共信息：公共使用及阅览的公用平台。主要功能有常用资料、常用信息、培训资料、信息报送平台、公共通讯录、沟通平台等。
　　（6）综合业务管理
　　人力资源管理：人力资源管理方面的审批。主要有：出差审批、辞职流程、请假审批、企业年金支取审批、医疗保险住（转）院审批表、例外报表材料报送审批。
　　财务管理：公司财务管理方 面的审批。主要有：个人借款审批、客饭审批、零星费用审批、住房公积金支取审批。
　　培训管理：公司培训管理涉及到的审批。主要有：公司培训审批、培训教材需求审批、外出培训审批、学历教育申请、资质资格培训申请。
　　招投标管理：公司招标项目的合同及实施情况进行全面管理。主要有：合同管理、招标管理、招标项目登记、招标台帐管理。
　　行政管理：公司行政管理方面涉及到的审批。主要有：固定资产审批、接待管理、用印审批、综合报表管理等。
　　（7）电子期刊：电子期刊将在企业内部的办公自动系统中定期生成企业内部电子刊物，整个电子刊物的浏览和管理都能够基于浏览器。电子类的读物，主要有决策参考、安全简报。
　　（8）系统设置：对整个OA系统各个模块进行统一调度管理，本模块只有系统管理员有权限操作。由于该系统是对收发文的全过程通过角色、权限进行控制， 对查询文档资料也要通过角色分级浏览等。所以需要用系统设置来注册、管理用户，并分配用户相应的角色或权限， 建立用户组， 定制公司及各部门、各下属单位公文，定制网上流转所需的各类管理流程。
　　以信息化技术为支撑，构建一个实用、高效的企业信息化管理平台。实现业务的协作和流程的管控。通过系统的实施与应用，为企业的信息化管理提供支撑。改进目前的管理与决策方式，进一步提高公司的整体管理水平、工作效率和市场竞争力。
　　作者简介
　　杨红艳（1975-），陕西省西安市人。大学本科学历。现为神华国能（神东电力）集团技术研究院工程师，从事信息化管理工作，任信息主管。