试论医疗设备档案管理

　　摘要：医院档案管理工作是医院运行与发展的基础，医疗设备档案是其中最重要的组成部分，它能够为医院科技活动的开展提供参考性依据。在实际工作中，通过医疗设备档案的管理，有利于对医用设备的采购、使用以及维修，有利于提高医院的管理水平，促进医院的健康发展。本文就医疗设备档案管理进行全面分析，以供参考。

　　关键词：医疗设备；档案管理；管理制度

　　在医院发展中，医疗设备的主要功能是为了医生为患者诊疗、检验或者对实习者进行教学等的重要设备，目前，随着各种新技术、新设备的不断涌现，各种先进的医疗设备也在医疗服务领域中得到了广泛的应用。但是在实际工作中，我们应该对这些医疗设备如何管理与维护，使其充分发挥功能呢？本文对此进行全面的分析，从而加强医疗设备档案管理，提高其管理水平。

　　一、医疗设备档案的主要内容

　　1、对全医院购进的所有设备进行全面调查，相关工作人员可以与每个科室的医疗人员进行沟通，了解每种医疗设备，通过记录的方式将医疗设备的名称、型号、价格、功能、购进日期、使用的时间、购进经费来源等，然后进行整理并归类保存。

　　2、医院每年都会展开一次设备管理委员会，相关工作人员需参与到会议中，了解医院医疗设备的采购情况、各种设备的出入库登记等各类事项，然后将记录的信息进行整理并保存。

　　3、在医院购进医疗设备的过程中，相关工作人员还需要将进行的所有程序记录下来，形成一个报告，例如医疗器械购进的审批表、对医疗设备的考察报告、讨论会记录、医疗设备三证并要求供货单位进行盖章等资料。另外，如果购进的是进口医疗设备，那么我们还需要收集并保存其外贸代理协议、海关报关单、货运单等各种证明，从而对这些资料进行整理并保存，以便后期在医疗使用的过程中作为参考性依据。

　　4、当购进医疗设备之后，工作人员还必须要将医疗设备的鉴定书、配置配套清单、产品价格、维修手册、使用说明等资料保存下来。

　　5、为了能够让医疗设备在使用过程中充分发挥作用，医院必须要根据其特点以及功能制定相应的操作与维修章程，并将其保管下来，已做后期维修所用；另外，我们还需要将医疗设备的维修情况进行记录并保存。

　　6、医院每年都需要对医疗设备的性能与使用情况进行统计，此时就需要相关工作人员将这一实际情况记录并保存。

　　7、当医疗设备改装之后，也要将其改装实际情况进行记录并保存。

　　二、医疗设备档案的主要作用

　　1、通过医疗设备档案可以按照医院的需求购进医疗设备

　　医院中的医疗设备非常多，根据医疗设备的使用功能我们可以将其分为三大类型：诊断设备、治疗设备、辅助设备。在实际工作中，医院可以通过医疗设备档案了解全医院医疗设备的拥有情况，了解哪些设备是可以购进的，而又有哪些设备是必须要采购的。医院管理者都可以直接通过医疗设备档案了解。因此，为了促进医院的健康发展，节约医院的资金投入，我们就必须要对医疗设备档案进行全面的管理，避免在实际工作中因为盲目购进医疗设备而导致过多的损失与浪费。在整个过程中，医疗设备档案可以使医院根据自己的发展需求而购进合适的设备，这样也就可以有效的避免医疗设备的重复购进，不仅浪费了大量的资金，还不利于医院正常有序的发展。

　　2、通过医疗设备档案可以对医疗设备进行良好的保养与维修

　　相关管理人员需要在实际工作中加强对医疗设备档案的管理，保证其完整性，这样可以间接保证医疗设备的正常使用，如果在使用过程中发现医疗设备出现故障问题，那么可以通过医疗设备档案来对其进行维修，这一维修方案仍然需要归入到档案管理工作中。这一整个过程虽然会给医院的正常运行带来一定的影响，但是这只是暂时的，并且还能够使医院降低购进设备的成本，有效的提高了其经济利益。在日常工作中，很多科室的医疗人员由于对医疗设备的长期使用，而没有对其进行定期维护，这就导致设备磨损较快，又由于缺少相应的文件，很难对其进行维修，这就需要医疗人员再次购进医疗设备，这就会导致医院资本的极大浪费，还会影响到医疗人员对患者的诊疗，极不利于医院的健康发展。

　　三、医疗设备档案管理的具体措施

　　1、强化归档意识，建立健全设备档案管理制度

　　（1）制度化管理。制度建设是做好档案工作的有力保障，建立并完善设备档案的保管制度，不断提高管理水平，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务。建立并完善设备档案的借阅与使用权限制度，严格控制设备档案的查阅，严禁非技术人员未经允许查阅设备档案，加强设备档案的安全性和保密性。

　　（2）标准化管理。设备档案管理正在纳入医疗质量目标管理制度中，从档案的收集、整理到最后的分类、编号及案卷目录、卷内目录的书写符合档案局对设备档案要求的规定及标准，做到条理清楚、目标明确、保存完整，为今后的提供利用打下良好的基础。

　　（3）现代化管理。随着现代信息技术及网络技术的快速发展，档案部门需要不断更新技术和设备才能满足社会的需要，同时档案人员也必须具备现代计算机的实际操作能力，可以通过多形式、多层次的培训不断更新知识结构，提高专业技能和专业素质，科学的管理和保存档案，逐步提高医疗设备档案的管理水平。通过互联网建立统一的医疗设备档案数据库，实现资源整合和共享，便于医疗设备使用效益的分析，充分发挥档案的潜在价值，为有效应对突发事件和紧急事件提供信息保障，为医疗工作提供高效、优质、快速的服务。

　　2、将设备档案的管理纳入医疗质量目标管理

　　设备档案应纳入医院的医疗质量目标管理，建立健全专职档案人员目标管理体系。要设立档案管理委员，由主管领导和有关科室负责人组成，综合档案室下设设备档案分室及兼职档案人员，建立科学的、完整的档案管理网络。

　　3、提高医疗技术人员对设备档案知识的认识

　　通过对医务人员宣传档案方面的知识，提高医疗技术人员的档案意识，进一步了解设备档案的范围、类别以及为社会提供服务的途径，在设备使用过程中，注重档案资源潜在的知识价值，注重原始资料的积累与保存，为今后仪器设备的良好运行提供更好的保障，进而发挥其应有的作用。

　　四、结束语

　　在实际工作中，专职档案人员定期对设备档案工作进行督察指导、业务培训，从购置仪器立项到仪器运营，不同阶段有不同的收集内容，明确分工，落实到人，发现问题及时纠正，相关人员要积极配合档案人员做好设备材料的收集、整理、分类等工作，掌握仪器购置进展过程中所形成的原始记录及随机材料，避免材料的缺失。作者：王艳秋，本文来自《中国医疗设备》杂志