浅议医学科研档案管理创新

　　摘要：随着医学科学事业的发展，有关临床医疗、教学科研、人才培养等方面的科研活动越来越多，随之也产生了大量的科研文件资料。创新医学科研档案管理，能够使医学科研档案更好地服务医疗、科研、教学，对提高医学科研具有重要的意义。

　　关键词：科研档案；管理；创新

　　中图分类号：G271文献标志码：A文章编号：1002-2589（2012）24-0065-02

　　科研档案是指在科研工作中形成的，具有保存价值的科技文件资料，是医学科研活动的真实记录，是一项重要的信息资源[1]。医学科研档案管理工作是一项专业性、科技性很强的管理工作。随着医学科学事业的不断发展，科研活动也越来越频繁，随之产生大量的科研文件资料。科研文件内容广泛，且来源分散，涉及人员多，以致资料收集难、管理难、利用率不高等问题越来越突出。如何在科研活动中科学地收集、管理和利用科研文件资料，是医学科研档案管理创新的重要课题。

　　一、医学科研档案管理重要性

　　医学科研档案是真实记录科研活动历史及其成果的综合载体，对医学科学技术研究的发展具有很好的指导促进作用，对科研工作的瞻前性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用，是医院科研实力水平的重要体现。搞好医学科研档案管理工作，对于提高医院科研整体水平有着重要的意义。因此，医学科研档案材料收集、整理、编排、保存及利用等工作的重要性不言而喻。

　　1.医学科研档案是科研工作的重要依据，是科研活动的必要条件

　　科研档案与科研工作关系密切，医学科研工作是医学科研档案的信息来源，而要搞好科研，就必须要有完整、准确的科研档案作为依据。一切科研活动都有延续性，需要吸取和借鉴已有的科研资料信息。进行科学研究必须以大量充分可靠的材料为依据，而科研档案能为科学研究提供不可缺少的原始资料和重要信息，通过对医学科研档案的系统管理，能够防止和避免科研活动的重复性。因此，医学科研档案能为医院的科研管理部门、医学科研人员以及上级主管部门提供最新的、反映医院医学科研活动的宝贵信息，是科研活动的必要条件。

　　2.医学科研档案是制定医院发展规划的客观依据

　　医学科研档案能够有效记录医院的科研人才结构、科研基础设施及科研技术状况等，医院当前医疗技术水平层次，国内外学术地位，人才、设备情况，医院学科发展主攻方向，整体医疗、科研、教学发展规模、科研辐射范围等，均可通过医学科研档案真实地反映出来[2]。通过对医学科研档案的统计分析，能够对医院未来发展方向进行综合评价和分析，从而为制定医院发展规划提供客观依据。若科研档案管理不善，将直接影响到上级管理部门和医院管理决策的制定，影响到学科管理、科研活动顺利开展。

　　3.医学科研档案是人才考核、职称晋升的重要依据

　　医学科研档案不仅记录了科研活动的最终成果，同时也记载着科研活动的研究过程、科研人员承担的科研任务、科研项目完成后发表的学术论文以及获得的成果奖励等信息。医学科研档案的系统性、客观性、完整性、真实性和连续性，能够帮助医院考核部门对科研工作人员各方面的素质深入了解。因此，在人才考核、职称晋升的过程中，除了参考医疗、教学量化考核指标以外，还要充分利用好医学科研档案，为医院科研人员全面考核衡量，人才选拔提供重要依据。

　　二、医学科研档案管理存在问题

　　1.医学科研档案制度不健全、不落实

　　医学科研档案管理工作与科研项目申报、科研成果申报工作相比，不能引起医院领导重视，导致科研档案管理制度不完善或执行不到位，科研档案管理工作缺乏系统性。没有完善的制度保障，科研档案归档缺少制度标准，造成很多科研档案归档混乱，不能实现集中统一管理。有些管理制度形同虚设，执行和落实力度都不足，科研档案管理监督机制亟须完善。

　　2.医学科研档案管理相关人员意识不足、能力不强

　　医学科研档案管理组织机构不健全，档案管理人员人数不足、素质不高、能力不强，缺乏相应的理论知识与管理知识，系统化、标准化程度较低，影响医学科技档案整理开发利用。档案管理人员长期以来只负责收集整理档案，缺乏服务意识。同时，医院科技工作人员档案归档意识淡薄，只注重科学研究实践活动，重视科学研究课题申报、论文发表、成果申报、专利申请，忽视了医学科研档案归档，更有的认为档案具有保密性，抵制归档或不归档。

　　3.医学科研档案管理信息化程度不高

　　传统的医学科研档案管理，存在档案资料易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。随着信息化时代的来临，医院不同程度地实行了管理的信息化，从病人的挂号到门诊、急诊、入院、出院、用药、结账都实行了网络化管理，但在医院科研档案信息化管理方面，还没有形成共识，没有建立相应的科研档案数据库，没有意识到医院科研档案信息的巨大价值，档案信息没有进入共享，大部分科研档案管理工作只局限于简单的整理、查询和提供利用等传统模式，阻碍了档案信息的开发利用[5]。

　　4.医学科研档案开发利用率不高

　　医学科研档案管理人员对科研档案重管轻用，科研档案资源整理收集不够丰富，服务手段不能适应医院科技人员的需求，导致科研档案无法发挥其应有的社会效益及经济效益。当前医院保存的科研档案多为原始资料、研究工作结束后科技档案就被束之高阁，只供医院科技人员个人晋升等需要查阅使用，缺少同行交流开发利用，无法有效服务临床、科研、教学。

　　三、医学科研档案管理创新对策

　　1.完善档案管理制度，创新档案管理办法

　　完善的档案管理制度是医学科研档案管理的可靠保证，要切实把科研档案管理纳入到医院科技管理工作中去，与申报管理、执行管理、成果管理紧密结合，实现建档管理与科研管理同步进行。医院科研管理部门与档案管理部门加强沟通协作，从医院科研实际出发，创新档案管理办法。建立和完善医院科技档案管理制度，实行制度化、规范化管理，从科技档案的形式、积累、归档到整理、鉴定、保管、利用等每一个环节都应有具体而明确的规定[4]。从项目立项开始就为每个项目设立档案盒，存放项目申请书、合同书等原始资料，在后期项目实施过程中，逐步将项目研究原始数据资料、项目研究年度进展报告、项目验收申请书、验收资料、验收证书、项目成果登记证书、项目成果证书、发表论文、专利、项目成果转化等重要资料存放其中，并制作归档目录，记录项目归档材料。同时科管部门要进行档案立卷，按照项目级别、任务来源、立项年度存放于档案柜，使档案资料便于查找。作者：高俊，本文来自《中国医学创新》杂志