试论高校档案馆信息化建设

　　高校档案包括高校从招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录。高校档案工作是一项基础性工作，是学校管理不可缺少的环节，它历史地记录着学校的过去和现在的每一项工作、活动的过程，记录着失败与成功的经验和教训，是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。高校档案工作是高校教育事业的重要组成部分，随着信息技术的迅猛?l展及广泛应用，各高校档案管理也相继投入到信息化建设之中，然而受种种条件的制约，使得高校档案管理工作无法及时地满足用户要求，无法真正实现资源共享，无法为广大师生提供应有的需求，下面，笔者就信息化时代高校档案馆建设存在的问题提出几点意见。

　　一、高校档案信息化建设的必要性

　　高校档案馆同其它档案机构一样，都是对档案信息资源进行管理、开发和利用，目的都是实现档案资源共享，提高资源利用率。这就使得信息化时代，高校档案馆也必须跟上时代步伐，走上信息化道路，全面运用网络技术等现代化手段，完善高校档案管理工作。

　　（一）提高高校档案管理工作的效率。

　　随着信息量的增加，传统的高校档案工作的操作方式和服务手段已跟不上时代发展的步伐，不能适应档案管理发展的需要。传统高校档案管理对档案收集、处理、保存耗费了大量时间，档案保存标准化程度低下，方式落后，检索效率低下，并且受制于时间、地点等因素，使得档案信息不能满足高校教职人员、学生及社会对快速、精确、有效的信息的需求。因而需要通过档案信息化，改善高效档案管理软硬件环境，从而提高信息管理的效率。

　　（二）高校档案是高校工作评估的依据

　　高校档案可以有效反映学校的教学秩序、管理质量、教学质量。为高校维护学校的合法权益、改进管理方式、探索新的教育教学方法提供了依据，有利于发掘优秀学生、宣传好人好事等。高校档案中保存了高校学生档案，师资档案，学校重要会议记录，教研成果等一系列具有保存价值的历史记录，反映了学校的教学水平，记录了教师们的辛勤劳动，有利于学校总结教育教学经验，提高教育教学水平。也是加快教师队伍建设、完善学校评估等不可缺少的，有关人事、工资、奖惩、职称等也都严重依赖于档案管理工作。因而高校必须高度重视档案工作的信息化建设，才能更好的促进教学，辅助学校工作的开展。

　　（三）有利于高校发展

　　完整的档案资料记录着学校历史发展的足迹，各个时期，各个方面的教学现状及取得的成绩和荣誉还有所存在的不足都清清楚楚记录于档案当中，可以很好的指导教学的发展，学校努力的方向，改善不足，让高校发展与社会接轨，与高新技术接轨，从而促进高校的发展。

　　（四）有利于与社会共享科研资源

　　高校档案管理信息化以后有利于改变以往手工档案管理所存在的档案收集不全面，上下级档案传递太久且不方便，各部门条块分割，各自为政等局面。高校档案信息化上网，使得档案在高校内部公开，全校各师生可以通过电脑终端随时随地享受档案信息资源，同时有利于各高校之间互相利用有利资源，共享科研成果，有利高校与政府机构之间信息共享，政府及时了解高校动态，高校也及时收到政府公告。利用网络发展和现代通讯技术的成就，使社会各界通过上网查询，能及时、有效地获得所需要的档案信息，从而实现最大范围的档案信息资源共享。

　　二、高校档案馆信息化建设存在的主要问题

　　（一）思想不够重视

　　虽然高校档案管理是高校管理的重要组成部分，但是却没有得到各级领导的高度重视，认为收集、整理、保管好档案就算把工作做好了。然而档案保管不是最终目的，档案只有得到充分利用，才能更好地为校内外乃至社会服务，才能体现其重要性。各级领导的态度是与下层工作人员直接挂钩的，档案工作人员很多不是档案专业人员，其专业知识和素质有待加强，加上思想上认识不够，对档案工作不够细心，研究不够深刻，使得高校档案事业跟不上时代的发展。因此高校档案管理者必须从主观上转变理念，采用科学的方法，充分利用现代化信息技术，与时俱进，加大力度改变档案管理现状，把以保管为目的转变为向广大需用者提供服务。

　　（二）资金投入力度不够

　　有些学校过分强调科研建设，科研经费比重大，不重视档案工作，对于档案事业的经费投入不足。高校档案事业中资金投入有限，影响了教育教学中设备的购置，阻碍了与现代信息技术环境相适应的，网络技术的运用，使得高校档案管理工作的信息化建设一直没有实质的进展。然而，网络化的优越性和作用是巨大的，其产生的效益和影响更是不可以用金钱来简单衡量的。因此，因资金投入不足而造成档案管理事业的滞后是需要引起重视的。

　　（三）归档格式不符合现代发展的需要

　　高校档案绝大多数来源于高校各学院及管理部门，然而目前各部门档案观念不够强，档案建立不够规范，上交档案不够齐全，档案工作人员对于收集的档案也只做了基本的接收、分类、保存，使得高校档案很不健全。信息化社会的今天，高校档案管理没有一套适用于信息化发展的收集、整理、保存、借阅制度，对收集的档案随心所欲，缺乏系统性，影响高校档案业的发展。

　　（四）管理手段落后

　　目前很多高校沿袭了以往旧的档案管理方法，信息社会日益增强的今天，也没有完全利用起信息技术，工作人员做了基本的档案数据电子化，建立了档案信息数据库，但多仅限于简单的数据统计，还没有实现较高水平的数字化管理，没有使用全新的保存分类与查阅技术，难以开展整体信息资料的开发与利用。这样没有一个健全的档案管理办法，既影响了档案工作的效率，也影响了人们的利用率，滞后了高校档案业的发展。 　　（五）服务方式落后

　　目前很多高校对档案事业宣传不够，服务方式还是最基本的上门查阅，查阅群体是那些有需要的研究工作人员与学生，服务范围还很狭小，很多人还没有享受到档案的价值，有些人对于档案有需求，然而因为时间、地点等原因，查阅起来很不方便，高校档案工作需要大力改进服务方式，由以往的索取式服?毡湮?开放的推荐式服务，使得整个档案事业公共化，使档案价值得以开发，发挥它的真正价值。

　　三、加强高校档案管理的策略

　　要适应现代社会的发展需要，更方便快捷的为广大人民服务，高校档案必须高度重视信息化建设，对高校档案管理进行彻底改革。

　　第一，高校管理人员要转变其观念，把高校档案事业同科研一样归入高校建设中来，积极动员高校工作者及档案人员，转变观念，努力学习档案知识和信息化时代档案管理方法，运用科学的方法管理档案。

　　第二，高校要加大档案管理事业的资金投入，运用先进的科学技术，使高校档案事业进入信息化档案时代。档案信息化建设，技术设备是基础，必须投入资金购买所需设备，投入资金进行档案管理的研发工作。完善的档案机制所创造的价值是前期建设的资金投入所不可比拟的。

　　第三，科学制定各项标准，使档案工作有步骤的进行。科学分类，同步归档。科学分类有利于有效组织高校档案，使档案完整有序，查阅起来方便简洁。同步归档则能保证档案的完整流畅，也能更好的督促各部门重视档案，完整有序的定期整理。档案工作技术现代化的中心是计算机技术的应用，然而计算机的运用建立在档案业务标准化的基础之上，标准化的档案工作能够节省档案工作者更多的时间与精力，也更能方便查阅者快速、有效的获取有效信息，因而标准化建设是档案工作信息化所必不可少的。

　　第四，改变服务方式，拓宽服务领域。改变以往的重保存，轻利用的格局，将档案延伸到知识经济中来，延伸到生活工作的方方面面。高校档案不仅为高校教职公和学生提供信息资源，同样为党政机关及其它机关提供有价值的信息，因而要加强宣传，改变服务的方式，使高校档案信息能与社会各部门资源共享，使高校档案走出去，才能迎进来更多的有利于学校的机会，使得高校档案事业呈良性循环，良性发展。

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