对房产档案建设的信息化管理与思考

　　前言

　　随着信息技术迅速发展，涉及的领域越来越广。为了充分利用信息网络技术，顺应档案管理发展的趋势，房产档案管理作为档案管理的一部分，必须借助于现代化设施和先进的技术手段，加强并不断推进房产档案信息化建设。

　　1.房产档案的信息化建设

　　1.1房产档案管理及其信息化的含义

　　产档案管理是房产管理的基础和核心。以档案目标管理为抓手，建立健全档案管理制度和网络体系，加强对软硬件的投入，提高档案综合管理的规范化水平。做到分文书、房产业务、科技、会计、特种载体、住房保障六个大类，各门类档案都已实现计算机管理和查阅，房产档案实现数字化，并与信息系统、GIS地理信息相关联，实现了房产权属档案信息资源整合和实时共享。因此，要做好房产档案的管理工作，就必须从我国现代企业管理的实际需要出发，逐步完善企业档案管理工作，从而使档案管理走上科学化、规范化的道路。

　　1.2加大资金和人力投入，打造“数字房产档案”项目

　　信息化技术手段与现代化管理相结合，是房产档案管理工作的发展方向。数字房产”信息系统通过采用GIS、楼盘表、数字扫描、指纹识别、虚拟档案等多项技术手段，实现权属登记、交易、测绘、档案的数字化、一体化管理。在软件平台建设同时，房管处将原有的房产档案进行集中数字化加工，并与软件进行挂接，总量达到了181G，初步实现了档案数字化和全文管理；同时，房产档案数据实现与GIS地理信息数据关联，实现了“以图备房，以图看档，图文一体化”的管理目标。利用计算机技术、扫描技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，通过文字、图形、图像等形式，把各种房产档案资源转化为数字化电子档案信息，以电子信息形式进行存储，。

　　2.加强对房产档案建设的信息化管理

　　2.1注重研究，充分利用，有效地为经济建设提供信息保障

　　在规范档案硬件建设、加强档案管理软件业务建设的同时，注重对档案资料的开发、管理与利用，提高服务效果，充分发挥各类档案的使用价值。档案是非常宝贵的资料，档案工作是国家的重要事业，对档案工作的管理措施不力、重视不够、管理混乱、工作不到位。导致很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽然建立了相关的管理制度，却在实际工作中常常流于形式执行不严。管理档案工作要严谨，不能大意，一定要查漏补缺，找出本单位档案管理工作存在的不足，对档案管理工作中的漏洞和薄弱环节及时采取措施加以整改，完善档案移交程序，要坚持安全保密的原则，对涉及国家机密的文件未经组织许可不得私自借阅和公布，切实保证档案资源的完整和安全。对新上交案卷逐件验收，对不符合要求的案卷退回各庭补充、纠正，直到达到要求为止。每一份案件档案，都编好档号、装盒，打印案卷脊背、封面、卷内目录，核对案卷、录入电脑，上架摆放。借阅卷、复印等案卷的严格按审批制度进行，及时登记，保证了档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密，规范管理。

　　2.2不断巩固档案现代化业务的建设

　　首先，企业应该始终坚持把加强系统档案管理、实现档案达标升级摆上重要议事日程，认识到档案是企业管理的基础工作，企业的档案涉及到各行各业，联系千家万户，起到法律凭证依据作用。因此，全国各大企业应该加大力度，上下联动、以点带面、整体推进，明确工作目标和努力方向，将档案工作做到“五有”，即有明确的分管领导、有配套的硬件设施、有得力的管理人员、有规范的规章制度、有档案专项经费。

　　3.对房产档案建设的思考

　　目前在房地产管理部门中由于房屋产权产籍档案的管理方式相对滞后，因而积压了大量历史信息需要录入。档案是真实记录企业改革发展历程，准确反映国有资产保值增值情况的珍贵资料。随着改革开放的不断深入，企业档案的重要作用被人们所忽视，企业档案成了说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉无足轻重的部分。“数字房产”信息系统的建成，实现了房产档案与权属登记业务管理系统有效整合和实时共享。为了切实保障业务信息和档案归档的全过程实时资源整合，区房管处统筹协调整个业务流程，有效建立了“数字房产档案”的长效机制，做到从楼盘建立到档案归档全程数字化扫描和系统化管理。比如一幢楼盘新建完成后由测绘科审核测绘报告，建立楼盘表并将分层分户图导入测绘库。交易科将测绘审核后的楼盘表调出进行初始登记，扫描相关收件，通过审核、记载于登记簿、缮证配图、收费发证和归档流程，完成了该产权登记。之后对该房屋进行交易或抵押等其他业务时只需调取该产权信息完成流程即可。在业务工作流程中实现档案数字化，不仅减少纸质档案的流转次数，而且加快了案件办理速度、保证档案实体归档的安全性、完整性。为了保障“数字房产”信息系统数据和档案数字化成果的安全保管，区房管处以数字档案室创建为契机，将电子文件和档案的安全备份工作纳入了规范化、常态化管理轨道。

　　结语

　　综上，房产档案信息化是时代进步的需要。现代通信和计算机所引起的信息革命，势不可挡地冲击和推动整个信息业的发展。因此，为了充分利用信息网络技术，顺应档案管理发展的趋势，必须借助于现代化设施和先进的技术手段，加强并不断推进房产档案信息化建设。

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