机关档案登记工作的基本形式探讨

　　一、机关档案状况登记

　　机关档案状况一般可分解为档案的数量、存在与保管状态及其变化情况三个基本方面。对档案数量、存在与保管状态及其变化情况进行登记的具体形式主要有以下几种。

　　（一）卷内文件目录和案卷目录

　　卷内文件目录是对卷内文件按顺序进行的登记。它是档案管理工作中的一种编目，同时又对卷内文件起着固定顺序和统计数量的作用。案卷目录是登记每一案卷标题及卷内文件的起止日期、保管期限的簿册，是统计已整理编目档案的基础材料。

　　（二）档案收进登记簿

　　收进登记簿是档案馆记载档案增长情况的一种总登记册。基本登记方法是以收进档案的次数为单位进行登记，即每收进一批档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目，主要登记项目有收到日期、移交机关、移交数据、全宗名称、档案所属年度、档案数量、档案状况、全宗号等。

　　（三）全宗名册

　　全宗名册是登记档案馆所保存的每一个全宗的名册。它是档案馆登记全宗和固定全宗排列顺序及共号数所用的一种工具。主要登记项目有全宗号、全宗初次入馆日期、全宗名称、卷宗移出说明等。

　　（四）全宗卡片

　　全宗卡片是档案行政管理部门要求档案馆报道的一种登记形式。目的是为了随时掌握各档案馆所存档案全宗的基本情况。登记项目主要有：档案馆名称；全宗名称及其尘化情况；立档单位的性质及主要职能；全宗初次入馆日期、档案数量及统计日期等。

　　（五）档案成分和数量变化情况报道表

　　它是档案馆按要求向档案行政管理部门报道的一种档案登记形式，旨在随时报告所管档案（以全宗为单位）的变化情况。档案行政管理部门根据其报道内容.随时在全宗卡片上进行补充登记。主要登记项目有全宗号、全宗名称、新收进和调出档案情况、年终全宗内档案总数等。

　　（六）案卷目录登记簿

　　它的主要作用是在固定案卷目录顺序号和统计档案馆各个全宗内案卷目录的数量两个方面。编制方法是按全宗以目录的收进和编制次（册）数为单位进行登记，每一全宗内的每一本目录各编一个顺序号。主要登记项目有顺序号、全宗号、目录号、目录名称、所属年度、案卷数量、目录页数、目录份数、移出说明、保管期限、备考等。

　　二、机关档案工作登记

　　档案工作登记是记录档案工作过程中发生的一些重要情况和一些平常的工作行为、事实、数字。其中提供利用工作是其登记的重点内容。一般的登记形式有以下几种。

　　（一）工作日志

　　工作日志是许多行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式，目的在于逐步记录每―天的工作内容和进程以及存在的问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。档案工作日志一般是以每一位工作人员每天所进行的业务活动为基本登记内容，同时兼顾非业务方面。

　　（二）人员进出库房登记

　　工作人员及其他人员每次进出库房均应在登记薄上登记，登记项目有进出库房人员姓名、日期、进入库房时间（时刻）、进库理由、出库时间（时刻）等。

　　（三）档案出入库登记

　　它是库房管理的一种手段。登记本应放在库房入口处或库房中固定位置。无论何种原因，只要从库房中调出库外或最终归入库房时，均应登记。具体的登记项目有档案出库的日期、时间（时刻）、档号及数量、原因（用途）、归入日期（时刻）、经手人等。

　　（四）档案清点、检查登记

　　它是对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中及清点、检查完毕之后进行的登记。登记项目有清点、检查的日期、原因，清点检查过程所发现的情况及问题，清点检查的结果（结论），参加清点、检查的工作人员姓名。

　　（五）库房温湿度登记

　　这是库房管理必须进行的一项登记。登记采取表格式，主要登记项目有登记日期、温度、湿度、采取措施等。有条件的单位采用了“温湿度控制系统”，计算机自动控制库房温湿度和定时记录温湿度的度数，代替了手工操作，非常方便，使库房的管理上了一个台阶。

　　（六）档案利用登记簿

　　一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式。它既是档案馆、档案室记录、掌握提供利用情况的一种登记形式，同时也是档案馆、档案室向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据。档案室往往将其作为唯一的档案利用登记手段使用。近年来，为了减少档案室工作人员的劳动量，简化利用程序，有将利用登记和利用效果登记合并在一起的趋势，即在档案利用登记簿上增加一栏“利用效果”就达到了一举两得的目的。具体登记项目有日期、利用者姓名、工作单位、职务、利用目的、利用方式、档号、数量（卷）、利用者签名、归还日期、经手人等。

　　（七）利用者登记卡

　　这是档案馆对利用者进行记录、掌握利用情况的一种登记形式。具体登记项目有利用者姓名、性别、年龄、阅览证号、工作单位、职务、印鉴或签字、填卡日期等。

　　（八）档案借出登记薄

　　用于对档案被借出档案馆、档案室之外的情况进行登记的一种登记形式。具体登记项目有借出日期、借阅单位、利用目的、数量、全宗号、目录号、案卷号、借阅期限、借出人签字、归还日期、签字、备注等。

　　（九）档案复制、摘抄登记

　　用于对档案在利用中被复制、摘抄情况进行登记的一种登记形式。同时具有提出复制、摘抄申请、履行批准手续和确认复制、摘抄事实的凭据性质。具体登记项目有利用者姓名、单位、职务、拟复制摘抄文件标题、核号、份数、用途、审批意见、审批人、日期、复制摘抄人签名等。

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