高校教研室电子档案管理模式初探

　　一、问题的提出

　　高校教研室在从事教学、管理、科研等各种活动中，会产生大量的归档材料，随着目前计算机应用技术和网络技术的普及，大部分的归档材料以电子文档的格式出现，特别是一些新设立的学院或学校，在发展教研室建设的同时，往往在资料整理以及档案收集工作上略显滞后，因此造成文件管理不规范、资料查阅困难等现象。从高校各个教研室的角度看，教研室的档案管理工作也是教研室建设不容忽视的一部分，目前，教研室档案管理主要还是采用传统的以纸质文档为主的管理模式。

　　二、教研室档案管理现状

　　教研室的档案通常分类为几个大类，如教学资料、教务资料、实验实训、学科活动等资料，每一大类资料中，又存在很多细类，并且资料繁多。若在教研室专业较多的情况下，每一个专业均应设置一套档案管理。繁多的文件，让每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。针对这一现状，为了提倡低碳节约、节能降耗，对教研室档案的管理，初步提出了采用电子档案库的管理方式。

　　三、电子档案库的构建

　　面对数量大、类别多的文件，可以对文件进行模块化分类，建立模块内部文件之间的上下层关系，通过一定的计算机技术手段，实现对各类及各层文件的简易直接的查询和编辑。

　　1.文件类别的模块化。结合教学管理的要求及教研室实际工作的需要，对教研室管理工作中产生的文件类型进行分析并归类，形成三级归类层次。第一、二级采用横向（即按性质归类）分类，实例如图1。第三级采用纵向（即按时间归类）分类，实例如教学资料→某某专业→教学日历，教学日历则为第三层次，里面所有内容为按时间序列进行归类，如图2。

　　2.编写电子档案检索目录。根据模块化后的文件结构层次及各层次内部文件的结构关系，采用Excel编制电子档案检索目录。实例如教师考核这部分内容，划定为C板块，如下表。

　　某某教研室电子档案检索目录

　　3.电子文档库的建立。根据电子档案检索目录，建立电子文档库。电子文档库的构建实质就是新建各文件管理模块的文件夹。通过文件夹的层次关系来反映各类文件的层次关系。建立各层次文件夹后，可将相应类别的文件放入，完成文档库的构建。

　　4.电子档案检索关系的建立。电子档案检索关系的建立是通过超链接技术来实现的。对编写好的电子档案检索目录中各模块与电子档案库里的实际模块进行超链接关系的设置。例如，在教师考核部分，就可以设置三级文档目录，如上表。每一层次均采用超链接的方式，使档案使用方便快捷，准确及时定位。

　　四、电子档案库的日常维护

　　电子档案库的主要管理维护者是教学部门的教务员和教研室相关负责人。各类资料会不断更新或增加，为了便于多人同时使用和维护，结合实际使用经验，现提出几个日常管理和维护电子档案库的手段。

　　1.专用化U盘管理模式。该管理模式的实质是设置专用于电子档案库的U盘。将档案库放于U盘中，由使用者在使用时直接在U盘上进行操作。此种管理模式可用于对于需要保密的文件较多的电子档案库管理。

　　2.网络化管理模式。网络化管理模式有两类，一类是局域网共享管理模式，另一类是互联网共享管理模式。（1）局域网共享管理模式。该模式主要用于不便连接外部网络的部门和机构采用。将电子文档库进行局域网共享设置，局域网内部成员可通过在共享文件中下载电子文档库进行管理和维护。此种模式管理较为繁琐，当有若干人员对电子文档库进行管理的时候，不便于查看电子文档库其他人的历史操作记录，档案库的日常管理没有可追溯性。（2）互联网共享管理模式。该模式主要用于电子文档库不具有强制保密性的文档管理规定的条件下。此管理模式需要借助一些网络存储软件进行日常管理和维护。经过一段时间的管理实践探索和存储软件的试用和比较得出，采用云存储对电子文档库进行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理时间地点的灵活性。可操作性体现在管理者通过云存储的客户端，可以直接对网盘中的电子档案库进行编制和管理；可追溯性体现在对档案的历史操作会有完整的记录，可以方便多个管理者查看其他管理者的操作记录，从而有效防止文件的重复管理；灵活性体现在凡是具有互联网的地方，在任何时间和地点均可进行电子档案库的管理与维护。

　　五、总结

　　本文结合教研室档案管理存在的一些问题以及档案管理的实践经验，在对教研室管理涉及的文件进行结构化分类的基础上，将教研室文件归类为三个层次，并对各层次进行横纵以及纵向分类。采用Excel编写电子档案检索目录，建立电子档案库，通过超链接手段对电子档案检索目录与电子档案库的各层次模块进行关系的确立。最后，提出两类电子档案库管理和维护的手段，供使用者按实际情况进行选择使用。

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