关于优化高校档案资源建设工作的思考

　　高校档案记录着高校科研、教学、党政等各项事业的发展轨迹，反映着高校的发展历程，为学校的改革与发展提供了可靠的依据和参考，是高校各项管理工作中不可或缺的信息来源。因而强化高校档案资源建设，对于维护高校教科研工作的有序开展和促进高校的可持续发展有着重要的意义。当前，部分高校的档案建设工作还存在一些问题，对高校工作的正常开展带来了一定的影响。因此，认真剖析高校档案建设工作存在的问题，并采取科学有效的优化对策，对高校的发展有着很强的现实意义。

　　1.高校档案资源建设存在的问题

　　1.1档案种类不全，结构不合理。

　　高校档案资源类别丰富，内容广泛，涵盖教学、科研、党群、基建、行政、财会、设备、出版、产品、外事、声像11大类。目前，由于高校档案馆建设相对滞后，档案资源开发意识薄弱，部分高校档案资源仅包括党群、行政、教学、基建等最基本的类别，且现有类别的档案资源开发不完善，档案材料的系统性较差。除此之外，科研、声像、外事等类别的档案少之又少，有些高校的档案中甚至没有这方面的内容。高校档案资源中的11个大类，在高校的建设、教育、科研与管理中均有着不可或缺的作用，平衡好各类档案在高校档案资源中所占的比重，是确保高校档案资源结构合理性的重要基础。目前，许多种类的档案残缺不全或根本未设立，档案资源结构的合理性更无从谈起。

　　1.2档案资源载体单一。

　　2008年，新的《高等学校档案管理办法》中要求把电子档案接收进档案馆。目前许多高等院校尚未对电子档案资源的开发利用问题加以重视，高校档案资源仍普遍以纸质资源为主，对声像档案、电子档案等类型的档案资源的开发力度明显不足。

　　1.3档案资源信息化发展滞后。

　　信息化时代下，强化信息化档案资源的开发和利用，全面推进档案资源管理工作的信息化发展，是顺应当前高校档案资源管理工作发展的必然选择。国家档案局早在2008年就已经提出：“将把加强档案整理和数字化工作，加强电子文件管理，作为今后各级档案馆室基础工作的基本路径。”在此背景下，强化信息化档案资源的开发和利用，显得极为重要。但目前，一些高校档案管理部门并未将利用率高并需永久保存的档案资源进行信息化处理，导致一些纸质资源因年代久远而字迹模糊，影响了其价值的发挥。此外，一些高校档案馆在档案整理工作中，仍然采取手工组卷和实地查询的方式，难以满足信息化时代下高校档案资源建设工作的要求。

　　2.高校档案资源建设优化对策

　　为解决好上述问题，笔者认为应采取以下几项措施，使高校档案资源建设工作更具科学性、规范性和有效性。

　　2.1提升档案资源建设意识。

　　树立档案资源建设意识，是促进高校档案资源建设工作不断完善的重要基础。对此，应通过各种途径增强高校有关领导、档案部门负责人、档案员等相关人员的档案意识，使其正确认识档案资源的价值及档案资源开发建设工作的重要性。首先，高校有关领导应组织全校档案工作人员间开展《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法规文件的学习活动，并通过校报、海报、手抄报等形式，提升档案工作人员的档案资源开发意识，增强档案管理、档案开发工作的责任心和使命感。此外，高校档案馆负责人应结合高校发展前景、现有条件及其对档案资源的需求情况，科学规划高校档案管理工作的年度计划和中长期计划，将档案资源建设作为一项重要的战略工作来抓。

　　2.2强化对档案资源建设工作的监督指导。

　　高校档案资源的建设开发，离不开全校各个文书、职能部门的配合与帮助。为了确保高校各部门的档案资源开发行为符合现代高校档案管理工作要求，高校档案馆应主动发挥自身指导与监督职能，对学校其他部门的档案资源开发工作进行专业指导。此外，为了激励高校全体教职工积极配合，支持档案资源建设工作，档案馆应每年召开至少一次档案工作总结、评比会议，对在档案资源建设中表现突出的个人和部门给予表彰和鼓励，最大限度地发挥高校各部门工作人员在档案资源建设中的作用。

　　2.3强化各类档案资源的收集归档。

　　针对高校档案资源种类单一、结构失衡的现状，应做好如下工作：（1）强化特色档案建设，尤其对高校管理活动、重大会议、教学评估、名师培养、学位评估等各项重要档案进行全面收集和科学建设；（2）强化民生档案的收集整理，包括教师的继续教育学历档案、职称评定档案，学生的录取、学籍档案、毕业生派遣档案，等等；（3）强化科研档案建设。对高校在办学体制与教学方法、课程研究与特色专业设置，以及各学科的科研攻关档案进行收集和开发。

　　2.4推进档案资源建设的信息化发展。

　　信息化是现代档案管理工作发展的必然趋势，加快信息化改革与发展，是现代高校档案资源建设工作的必然选择。对此，高校档案馆可以把字迹材料不耐久、利用率高、有较高价值的档案进行数字化，制成数据库，为在校生和毕业生提供方便快捷的档案查询服务。此外，档案管理人员应通过校园广播、校园网、校报、图书等途径，积极追踪学校新闻信息、重大事项、人物信息等，并对其进行科学筛选，继而形成合适载体的档案资源，使高校纸质档案资源和电子档案资源得到均衡发展。

　　3.结语

　　综上所述，目前我国高校档案资源建设工作还存在一些缺陷，集中体现在档案种类单一、结构不合理，档案载体单一，档案资源信息化进程缓慢三个方面。为了解决当前档案资源建设中存在的问题，进一步提升高校档案资源建设成效，应从思想上、模式上、方法手段上采取针对性的改进措施。对此，高校档案管理人员应结合院校实际情况，及档案资源开发需求，不断创新档案资源开发思路，优化档案资源开发策略，以全面提升高校档案资源的数量、质量和应用价值，为高校教育、管理、党建等各项工作的顺利发展打下良好的基础。

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